Цели и задачи автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

В настоящее время во всех государственных учреждениях, всех уровней власти, так или иначе используются системы электронного документооборота. Управление ветеринарии не стало исключением. Но в связи с тем, что АСДОУ в Управлении ввели еще в 2002 году она уже "морально" устарела. Так как в XXI веке - веке космических технологий, науки, в том числе и компьютерная, не стоят на месте, появляется необходимость привлекать более новые и более совершенные технологии.

Ключом к решению проблемы повышения уровня эффективности деятельности считается концепция так называемого электронного (автоматизированного) офиса. Речь идет о комплексном использовании современных технических средств для автоматизации процедур и функций управления (обработка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача информации по каналам электросвязи внутри офиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, некоторые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т, д.), средств программной поддержки и т.д. Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически реальным, прежде всего благодаря повсеместному распространению ПК с открытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией на выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированных программных продуктов (в частности, Microsoft Office) a также всевозможных высокоэффективных средств оргтехники.

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:

в области обработки документов:

-        обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;

-        создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;

-        исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

в области контроля за исполнительской дисциплиной:

-        обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;

-        сокращение сроков прохождения и исполнения документов;

в области организации доступа к информации

-        обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов, с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.

Теперь определим круг задач автоматизации документационного обеспечения управления. Под системой автоматизации делопроизводства будем понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства не зависимо от объекта автоматизации (органа государственной власти, торговой компании, коммерческого банка или др. организации).

В государственном стандарте термин "делопроизводство" приравнивается к термину "документационное обеспечение управления" и определяется как "отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами". Таким образом, отметим, что задача делопроизводства подразделяется на задачи документирования и организации работы с документами.

Вплотную к задачам делопроизводства примыкает задача организации архивного хранения документов.

На основании вышесказанного выделяем следующий перечень задач, подлежащих автоматизации:

-        документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление);

-        организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

-        систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).

Таким образом, при выборе АСДОУ необходимо учитывать то, что она должна, прежде всего, выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме.