 |
Подбор системы электронного документооборота для Управления ветеринарии Тюменской области
|
|
|
|
Как уже говорилось выше выбор и внедрение новой АСДОУ необходимы для оптимизации процессов документооборота. Данное исследование преследует своей целью выбор необходимой, и удовлетворяющей всем показателям, системы автоматизированного документооборота.
Введение крупных систем производится по следующей технологии: формируется небольшая проектная группа (4-8 человек), состоящая из сотрудников Заказчика и исполнителя. Эта группа в дальнейшем возьмет на себя обязанности по сопровождению и развитию системы.
Применение подобных технологий вызвано двумя факторами: во-первых, организация обычно заинтересована в том, чтобы специалисты, которые могут оперативно решить большинство вопросов, были всегда под рукой, а во-вторых, обучение и использование своих сотрудников всегда существенно дешевле, чем привлечение сторонних специалистов.
Процесс внедрения обычно состоит из нескольких этапов, некоторые из которых могут идти параллельно:
. Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, формальное описание схемы движения документов.
. Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций.
. Адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования.
. Установка и настройка программного обеспечения.
. Обучение персонала организации.
. Опытная эксплуатация.
. Окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации.
. Сдача в промышленную эксплуатацию
Сравним системы (включив в описание несколько наиболее популярных на российском рынке систем):
Система "Дело-96" (ЗАО "Электронные офисные системы").
|
|
|
Система автоматизации делопроизводства и документооборота Дело-96 предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности (основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами) и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Система Дело-96 обеспечивает выполнение следующих возможностей:
. Отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
2. Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;
. Ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;
. Направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
. Пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
. Осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
. Объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
. Выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
|
|
|
. Ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
. Получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
. Получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной ("бумажной") технологией делопроизводства;
. Хранение электронных образов документов;
. Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
. Протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
В последней версии системы поддерживается доступ к документам посредством Internet технологии.
Система "Office Media" ("Inter Trust").
Программный комплекс Office Media, предназначен для решения следующих основных задач:
. Упорядочение системы регистрации и хранения исходящей и входящей корреспонденции;
2. Автоматизация, упорядочение и ускорение процесса документооборота в организации;
. Внедрение автоматизированной системы контроля за выполнением приказов, распоряжений и поручений руководства и системы оперативного оповещения сотрудников о выданных распоряжениях руководства;
. Информационная поддержка контактов организации с внешними партнерами;
. Комплексное решение задачи информационного обеспечения деятельности подразделений с учетом специфики работы каждого из них;
. Комплексное решение задач, связанных с организацией процесса заключения и оперативного контроля выполнения договоров;
. Обеспечение возможностей по аналитическому контролю результатов деятельности организации.
. Информационно-аналитическая работа;
. Управление проектами;
. Управление персоналом;
. Информационное обеспечение руководителей высшего звена и т.д.
Система "ЭСКАДО" ("InterProCom LAN").
Система автоматизации документооборота ЭСКАДО ориентирована на предприятия, деятельность которых связана с обработкой большого количества документов. Система дает возможность стандартизовать документооборот, используя шаблоны, единые для всех сотрудников, поскольку изменения в формах документов становятся доступны всем.
|
|
|
Система обеспечивает следующие возможности:
. Построение единой распределенной системы с региональными отделениями и удаленными пользователями;
2. Ведение списка фирм и клиентов и отслеживание истории взаимодействия с ними, удобный и быстрый поиск информации;
. Создание, учет, хранение и обработку различных типов документов (входящие, исходящие, электронную почту и др.);
. Автоматизированный ввод информации (сканирование, распознавание, преобразование в формат Lotus Notes), поддержку различных типов информации (текст, графика, файлы, звук, видео и т.д.);
. Осуществление контроля за исполнением документов в соответствии с принятой в организации системой документооборота;
. Организацию факсимильной / почтовой рассылки;
. Поддержку электронной подписи и факсимиле.
Система "Optima Workflow" ("Оптима").
В состав системы Optima Workflow Enterprise Edition входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.
Внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:
централизованное хранение документов в электронном виде;
- формализацию процедур создания и обработки документов;
единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов.
Система Optima Workflow содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, а также дает возможность подключать лицензированные ФАПСИ средства криптографической защиты.
Система "Босс-Референт" (компания "Ай-Ти").
Система БОСС-Референт разработана на базе продукта Lotus Notes фирмы Lotus Development Corporation, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.
|
|
|
Среда Lotus Notes и приложения, созданные на ее основе, удовлетворяют основным требованиям к единой системе управления документооборотом крупных организаций и, в частности, следующим.
. Учетная обработка всех видов документов.
2. Уникальность номера. В системе имеется возможность присваивания документам уникальных номеров, в том числе и в распределенной вычислительной сети.
. Связность документов. Документ Notes может включать неограниченное число ссылок на другие документы Notes, в том числе и хранящиеся в других базах данных.
. Распределенный документооборот.
При выборе системы, прежде всего, необходимо учитывать то, на сколько данный программный продукт соответствует основным задачам делопроизводства (Приложение 2).
Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное сведение данных о документах всей организации требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средства проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов типа document management, groupware или workflow возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач используя их в качестве отдельных компонент. Опыт российских разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод.
. Таким образом, наибольшее предпочтение при автоматизации ДОУ отдано специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота (Дело-96, Система "Office Media").
Данные программные продукты предоставляют наиболее широкий ассортимент функций, необходимых для эффективной работы Управления ветеринарии.
|
|
|
