 |
Управление проектом внедрения ИКТ
|
|
|
|
Большинство руководителей ассоциируют проект внедрения ИКТ с чисто технической работой по анализу, дизайну и собственно созданию. На самом деле круг мероприятий, связанных с созданием информационных систем гораздо шире:
Рис.1 Составляющие проекта внедрения ИКТ
Среди всех мероприятий проекта внедрения ИКТ большую часть составляет не техническая работа а именно организационная, связанная с анализом и детализацией потребностей, организацией работ, подготовкой компании и ее окружения к предстоящим изменениям, управление изменениями и многое другое. Среди тех важных задач, о которых часто забывают:
Внутренние задачи:
· Изменение рабочих мест, в соответствии с требованиями новой системы.
· Обучение персонала работе с создаваемой системой
· Планирование новой организационной структуры, ролей и должностных обязанностей
· Подготовка к изменениям организационной культуры.
Внешние задачи:
Если создаваемая информационная система подразумевает изменение схем и способов взаимодействия с партнерами по бизнесу (электронный обмен данными, изменение форм документов и т.д.) нельзя забывать о необходимости приложения усилий к подготовке партнеров к работе с элементами ВАШЕЙ информационной системы. Требуются время и средства для того чтобы мотивировать и обеспечить готовность партнеров к взаимодействию.
Задачи переходного периода
Обеспечение миграции от старой системы к новой требует как технических работ (перевод существующих файлов и документов со старых носителей на новые, установка нового оборудования и демонтаж старого и т.д.) так и организационных усилий. Например, для того, чтобы обеспечить непрерывность работ зачастую требуется одновременная эксплуатация в течении какого то времени и старой и новой системы, что фактически удваивает трудозатраты в этот период.
|
|
|
Чем более масштабен проект внедрения ИКТ, тем шире круг задач, связанных с его реализацией и тем больше усилий, средств и внимания нужно уделять управлению их реализацией для того, чтобы результат был именно тот который ожидается и в те сроки, которые были запланированы. Для того, чтобы не изобретать велосипед и не упустить что-либо важное, полезно использовать опыт, сконцентрированный в различных методологиях управления проектами
Методологии управления проектами
Методология Жизненного цикла (SDLC)
Одна из хорошо зарекомендовавших себя методологий управления проектами создания информационных систем - методология Жизненного цикла SDLC (System Development Life Cycle). Описание ее вариаций можно встретить во многих первоисточниках. Во многих странах (например в Германии и Бельгии), в качестве национальных стандартов, регламентирующих создание информационных систем принята V-модель жизненного цикла, которую мы и рассмотрим более подробно.
Рис.2 V-модель управления проектом внедрения ИКТ
Предложенная методология состоит из семи рассматриваемых этапов, которые, в графическом представлении расположены в виде буквы V в соответствии с организационными уровнями, ответственными за их исполнение:
| Организационный уровень | Сфера ответственности |
| Топ-менеджеры компании или подразделения, в котором производится внедрение ИКТ | 1. Инициация проекта 7. Контроль за внедрением и результатами проекта |
| Менеджеры и сотрудники подразделений | 2. Анализ и формулирование информационных потребностей 6. Функциональное тестирование и эксплуатация системы |
| Менеджеры и руководители проектов ИТ-служб или сторонних организаций, привлеченных для работ по внедрению ИКТ | 3. Технический дизайн 5. Техническое тестирование |
| Технические сотрудники ИТ-служб или привлеченных организаций | 4. Техническое создание системы |
Инициация проекта
|
|
|
Формулирование стратегического плана развития информационной системы, также как и инициация действий по его реализации является прерогативой топ-менеджеров. Именно они должны (в виде документов) сформулировать общие бизнес требования к будущей системе. Под создаваемой системой мы можем рассматривать не только вновь внедряемые ИКТ и процедуры их использования, но и новое состояние модернизируемой в ходе проекта существующей системы. Для успешного осуществления этого этапа, топ-менеджеры должны обеспечить в организации соответствующую среду, отвечающую следующим условиям:
- Руководство должно быть уверено в том, что инициируемый проект на самом деле необходим и оно будет уделять его реализации достаточно средств и своего внимания. Т.е. Этап обоснования необходимости применения ИКТ, описанный в одной из предыдущих глав, должен к этому моменту быть пройден.
- Руководители подразделений, также заинтересованы в реализации проекта, их понимание целей и задач проекта совпадает с пониманием топ-менеджеров и обеспечено (в первую очередь организационно) их активное участие на всех стадиях реализации проекта.
- Все сотрудники организации проинформированы о целях и задачах проекта и их мотивация обеспечит успешное проведение всех, связанных с проектом работ.
Сформулированные бизнес требования на этой стадии не должны быть привязаны к какой-либо конкретной технологии. Даже если ранее, при обосновании необходимости внедрения ИКТ, они были указаны, рекомендуется абстрагироваться от готовых решений и попытаться на новом, более специфичном и конкретном уровне повторить эту часть обоснования для получения более качественного результата. Сейчас, основная задача – описать ЧТО ИМЕННО создаваемая информационная система должна обеспечить компании и какие преимущества (в тех же терминах, которые используются в стратегическом плане организации) компания должна получить в результате реализации этого проекта. В дальнейшем, на стадии внедрения и эксплуатации, именно сравнение этих бизнес-требований с полученными результатами будет являться основой для анализа успеха или неуспеха проекта.
|
|
|
На этом же этапе проводится оценка осуществимости проекта с привлечением различных специалистов (технологов, финансистов, кадровиков и др.) и в случае ее позитивного исхода эти бизнес требования передаются менеджерам подразделений для дальнейшей работы. В случае негативного результата анализа осуществимости, топ-менеджеры должны пересмотреть формулировки бизнес требований с учетов выявленных ограничений или даже пересмотреть стратегический план развития информационных систем организации в целом.
Анализ потребностей
Осуществляется руководителями функциональных подразделений, являющихся объектами изменений, связанных с созданием новой информационной системы. Имея сформулированные бизнес требования, они, совместно со своими сотрудниками, используя опыт, результаты моделирования организации, модели своих функциональных областей и бизнес-процессов, создают пользовательскую спецификацию создаваемой системы. Пользовательская спецификация описывает:
- Какая информация, в каком виде, в какое время и т.д. необходима для эффективного достижения подразделением поставленных бизнес-целей на каждом из рабочих мест.
- Как должна быть обработана введенная в систему информация для ее использования на рабочих местах
- Какие необходимые исходные данные (что, как оперативно, с какой частотой и точностью, и т.д.) должны вводиться в систему.
Пользовательская спецификация будет являться рабочим документом на стадии технического дизайна и, вместе с Планом проверки пригодности созданным на ее основе, инструментом проверки функционирования системы.
В случае выявления невозможности удовлетворения бизнес-требований, по каким либо причинам, осуществляется возврат к стадии инициации проекта для их корректировки.
На этой стадии руководители подразделений должны учитывать не только моменты связанные с работой новой системы в рамках своего подразделения, но и изменения, которые потребуется внести в работу других подразделений и партнеров по бизнесу.
|
|
|
На этом этапе возможно, и даже приветствуется привлечение сторонних, независимых экспертов, обладающих навыками и методологиями обследования, моделирования и анализа бизнес процессов. С большой осторожностью нужно относиться к привлечению специалистов из организаций, оказывающих услуги внедрения каких-либо ИКТ, поскольку на объективность их решений будет оказываться давление тех технологий, которые они внедряют.
Технический дизайн
Технический дизайн осуществляется под руководством менеджеров отделов, отвечающих за создание информационных систем (Информационный отдел, исследовательский отдел, отдел организации документооборота и делопроизводства и т.д. или сторонняя специализированная организация)
На основании пользовательской спецификации, с применением методик и средств технического и системного дизайна, на этом этапе создаются:
- Системная спецификация (чертежи, схемы, диаграммы, описания технических характеристик и т.д.) системы и ее элементов, которые должны будут обеспечить работу системы в соответствии с пользовательской спецификацией.
- Руководства пользователей (инструкции по эксплуатации системы нужны не только для применения по своему прямому назначению, но и для того, чтобы еще на этапе технического дизайна будущие пользователи смогли оценить приемлемость предлагаемых процедур использования ИКТ)
- План тестирования системы и отдельных ее узлов
Если, по техническим причинам, не удается спроектировать систему, действующую в соответствии с требованиями пользовательской спецификации, осуществляется возврат на этап анализа потребностей для корректировки Пользовательской спецификации.
Создание системы
Собственно создание системы (изготовление компонент, сборка, программирование и т.д.) осуществляется под руководством менеджеров технических служб
Результатом осуществление этого этапа является система или ее отдельные составляющие, способные выполнять задачи, оговоренные в системной спецификации.
Если их создание оказывается невозможным по техническим причинам, происходит возврат на стадию Технического дизайна для внесения необходимых изменений в Системную спецификацию.
Техническое тестирование
В ходе реализации Плана технического тестирования, проводимой совместно сотрудниками технических и дизайнерских отделов, проверяется работоспособность системы или ее компонент и их соответствие требованиям Пользовательской и Технической. Если полученный результат неудовлетворителен, то, в соответствии с выявленными причинами, осуществляется возврат, либо на стадию создания системы, либо на стадию технического дизайна.
|
|
|
