2.6 Управление изменениями и завершение проекта

Процессы контроля тесно связаны между собой и могут быть представлены как единый процесс под назва­нием «Управление изменениями».

Изменения — это замена управленческого решения вследствие воздействия разных объективных или субъективных факторов при разработке и реализации проекта. Изменения могут вносить­ся в различные разделы проекта и на любом этапе жизненного цикла проекта. Их инициатором может выступать любой участник проекта, чаще всего это заказчик (может изменять конечные харак­теристики проекта), разработчик (может изменять первоначаль­ную документацию), подрядчик (изменения в технологии, плане, методах работ).

Причины возможных изменений:

§ случайности в проектных решениях;

§ совершенствование средств, методов, материалов;

§ отставание от графика;

§ изменение расценок.

Виды изменений можно разделить на внутренние и внешние. Внутренние изменения зависят от параметров самого проекта: сроков, поставок, графиков, финансирования и т. д. внешние осуществляются на макроуровне: политика, право, экономика, технический прогресс и т. д. и никак не зависят от проекта. Вли­яние изменений на проект как внутренних, так и внешних могут изменяться в очень большом диапазоне — от глобальных до незначительных. Все изменения в проекте в конечном итоге влияют на «магический треугольник проекта», впоследствии чего возникают до­полнительные затраты, изменяются сроки, качество выполне­ния работ.

Управление изменениями включает в себя следующие проце­дуры:

§ отслеживание, сбор и документирование фактических данных; определение в официальных и неофициальных отчетах степени соответствия фактического выполнения запланирован­ным показателям; сбор данных осуществляется по таким показа­телям, как время, стоимость, качество, организация проекта, со­держание работ;

§ анализ — оценка текущего состояния работ и сравнение до­стигнутых результатов с запланированными; определение причи­ны и путей воздействия на отклонения от выполнения плана;

§ корректировка — планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ в соответствии с планом, ми­нимизацию неблагоприятных отклонений или получение преиму­ществ от возникновения благоприятных ситуаций.

Таким образом, можно констатировать, что управление изме­нениями должно осуществляться системно и последовательно по определенному алгоритму, включающему несколько последователь­ных стадий, в частности, прогнозирование и планирование будущих изменений; систематизацию всех изменений для изучения и оцен­ки последствий; принятие или отклонение изменений; организацию мониторинга; синхронизацию усилий по исполнению и т. д. Управ­ление изменениями осуществляется в соответствии со стандартным алгоритмом и поддерживается документально. Стандартный алго­ритм управления изменениями включает в себя несколько этапов:

1. Фиксация базисного состояния системы. Это описание кон­фигурации текущих параметров проекта как комплекса техниче­ской документации в данный момент времени.

2. Прогнозирование изменений. Осуществляется на всех этапах жизненного цикла, особое внимание уделяется важным «вехам» проекта, в которых высока вероятность «ветвения» возможных сценариев проекта, задачам с высокой степенью риска, критиче­ским задачам и т. д. На этапе разработки проекта для обеспечения возможных изменений, вариаций сценария закладываются физи­ческие и ценовые резервы.

3. Оценка предполагаемых изменений. Это комплексный ана­лиз влияния изменения на стоимость проекта, показатели работ, сетевые графики и конечный результат проекта. При выполнении этой процедуры используются различные методы анализа: функ­ционально-стоимостный, анализ альтернатив, методы анализа се­тевого графика и т. д.

4. Изменения рассматриваются проектной командой или спе­циальной комиссией. Иногда она называется комитетом по управ­лению изменениями. Функции комитета могут выполняться су­ществующим управленческим подразделением (или несколькими подразделениями).

Комитет рассматривает существенные изменения в содержании, базовом плане, стоимости и сроках.

Изменения могут рассматриваться согласительной комисси­ей, которая состоит из ведущих специалистов организации. Все изменения в обязательном порядке должны проходить процеду­ру согласования. Уровни принятия решений зависят от масштаба и последствий принимаемых изменений.

Завершение проекта предполагает осуществление всех фор­мальных процедур, предусмотренных стандартом, для законной передачи документации проекта пользователю после исполнения всех задач проекта и достижения всех целей и тем самым предполагает как завершение всех задач проекта, так и разрешение всех спорных вопросов, оформление докумен­тации проекта и сдачу ее в архив.

Завершение проекта включает в себя закрытие следующих процессов:

§ управления предметной областью проекта;

§ по временным параметрам проекта;

§ по стоимости и финансам проекта;

§ по качеству проекта;

§ по рискам проекта;

§ по персоналу проекта;

§ по коммуникациям проекта;

§ по изменениям проекта.