 |
Лекция 1. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
|
|
|
|
Лекция 1. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
Информация — как свет. Если ее слишком много, она может ослепить.
С. Паркинсон, М. Рустомджи
В основе деятельности любой организации, будь то министерство, ведомство или малое предприятие, находятся процессы получения, обработки информации; принятие решения, доведение его до сведения исполнителей; организация исполнения, контроль и подведение итогов. Информация является основой управления.
1. Кто занимается вопросами делопроизводства? (сейчас это секретари)
2. К следующему (практическому) занятию прошу вас вспомнить из жизни, из литературы, из кино, из песен образцы героев, которые занимались делопроизводством.
Каждая организация, каждое учреждение или предприятие представляют собой узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников, различающихся по содержанию, интенсивности, достоверности, временному режиму.
Дефицит объективной информации может привести к ошибочным решениям, социальная опасность которых особенно велика при принятии долговременных решений, затрагивающих интересы больших социальных групп.
Слайд Бюрократия
Запаздывание или неполнота информации становятся причиной неверных или несвоевременно принимаемых решений, которые могут вызвать даже социальные потрясения. И наоборот, избыточная информация порождает нерациональные перегрузки аппарата управления, ведет к увеличению трудовых, временных и финансовых затрат управленческого персонала, провоцируя усложнение структур, разрастание штатов, бюрократизацию процесса управления.
Недостаточно обоснованные решения вызывают недоверие населения к конкретным властным структурам и власти в целом.
|
|
|
Делопроизводство можно рассматривать как одну из важнейших сторон деятельности организации, обеспечивающую успех выполнения ее функциональных задач, учитывая, что современный работник сферы управления вынужден сегодня затрачивать на работу с документами до 75% своего рабочего времени. Несмотря на массовую компьютеризацию и переход во многих организациях на безбумажную технологию работы с документами, традиционное делопроизводство доказало свою жизненность и целесообразность.
Кроме того, в соответствии c постановлением Правительства РФ от 15. 06. 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Постановление об утверждении правил делопроизводства), электронный документ должен оформляться по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Поэтому проблема совершенствования традиционного делопроизводства не утрачивает актуальности.
В основе функционирования любого современного управленческого органа должны лежать принципы оперативности, высокой технической оснащенности, целесообразности и экономичности всех делопроизводственных операций на основе оптимального сочетания традиционного документационного обеспечения управления с электронным. Состояние делопроизводства в организациях оказывает решающее влияние на самые важные участки работы: руководство, исполнение, информацию, учет, контроль и т. д., во многом определяя эффективность, экономичность и организацию управленческого труда, а также культуру работы управленческого персонала.
Не случайно в качестве синонима термина «делопроизводство» в научной литературе последнего десятилетия стал использоваться термин «документационное обеспечение управления», подчеркивающий информационно-технологический характер современной организации делопроизводства, включающего весь комплекс работ с документами, в том числе документооборот и технологии хранения документов.
|
|
|
Управление документами — важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самого предприятия.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения.
Основные понятия делопроизводства
В огромном информационном потоке документом становится лишь та информация, которая зафиксирована по определенным правилам, придающим ей юридическую силу. Определения основных понятий документационного обеспечения управления содержатся в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7. 0. 8—2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17. 10. 2013 № 1185-ст (далее — ГОСТ Р 7. 0. 8—2013).
Понятие «делопроизводство» вошло в практику административных органов России — центральных учреждений Московского государства (приказов) в конце ХV — начале ХVI в., когда стала складываться система государственного делопроизводства. В первоначальном смысле слова оно означало, прежде всего, порядок письменного оформления производства дел, деятельность, связанную с принятием решений, или «производством дел», где под делом понимался вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти.
Делопроизводством также называли совокупность дел по каждому «производству», включающую поданную в приказ челобитную (в ХVIII— ХIХ вв. и начале ХХ в. — прошение), к которой присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. В 1720 г. основные правила ведения делопроизводства были сформулированы в Генеральном регламенте.
|
|
|
3. Что является документом? Является ли документом: книга, газета, письмо? (Всё зависит от того, с точки зрения какой науки мы озвучиваем этот термин).
4. Попрошу вас подготовить 2 задание: выпишите 3 разных определения понятия Документ.
Делопроизводство — документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Определение: Делопроизводство – это деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов.
Важнейшей составляющей частью делопроизводства является документирование. Документирование — регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.
Современное документирование в министерствах и ведомствах сочетает естественные, традиционные способы фиксации информации (рукописный, машинописный, в том числе в виде телеграмм, телефонограмм, факсов, машинограмм, видеограмм) с искусственными (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и другие средства вычислительной техники и микрографии).
Способ фиксации информации определяет и выбор средств документирования. Это могут быть как простые орудия, используемые для составления документа (карандаш, ручка), так и механические (электромеханические средства, такие как: магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника). Это могут быть также и средства вычислительной техники.
В зависимости от средств документирования различаются способы документирования: текстовые; кино-, фото-, видеодокументирование; электронные. В результате закрепления информации на различных носителях и оформления ее на основании установленных требований и норм образуется документ, отличительными признаками которого являются: обязательность смыслового семантического (семантика – раздел лингвистики, изучающий смысловое значение единиц языка, те знаковая система) содержания; закрепленная на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве; завершенность сообщения.
|
|
|
В разных науках в понятие документа вкладывается различный смысл. В «Кратком словаре архивной терминологии » (1968 г. ) документ определялся как «результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др. )». В информатике документ нередко определяется как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В документалистике под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе». В юридических науках документ рассматривается преимущественно как «средство документирования и доказательства правовых отношений», в сфере управления — как «средство фиксации и передачи управленческих решений», в исторической науке — как «исторические источники, носители ретроспективной информации». Однако все подходы к определению понятия «документ» объединяет одно: документ представляет собой единство информации и ее материального носителя.
|
|
|
