 |
Советское делопроизводство
|
|
|
|
В развитии советского делопроизводства выделяют разные периоды, хронологические рамки которых определяются особенностями принципов управления, построения и развития государственного аппарата, состоянием и развитием научной и методической базы для реализации системного подхода к работе с документами и реализацией функции государственного руководства делопроизводством. В первые годы создания и развития государственного аппарата в период с конца 1917 до начала 1930-х гг. основные усилия были направлены на рационализацию работы аппарата управления, научную организацию труда (НОТ), совершенствование техники управления, общего и специального делопроизводства (работы с бухгалтерскими и отчетными документами).
Впервые научную разработку принципов государственного управления, построения государственного аппарата и организации его работы осуществил Государственный институт техники управления (ИТУ), действовавший в системе Народного комиссариата РКИ с 1926 по 1932 г.
В 1931 г. был опубликован проект «Общих правил документации и документооборота», обобщавший нормы и требования, которые ИТУ разрабатывал в своих проектах рациональной организации делопроизводства и механизации учетно-счетных работ для конкретных учреждений и предприятий, но эта попытка введения единой системы делопроизводства опередила сложившийся организационный уровень развития аппарата управления и потерпела неудачу. В период 1936—1958 гг. системные работы по совершенствованию государственного аппарата и работы с документами не проводились, в аспекте регламентации документирования интересен только опыт Конституции СССР 1936 г., в которой устанавливались виды нормативных правовых актов (и распорядительных документов), издаваемых органами государственной власти, органами государственного управления, предприятиями и организациями. Актуальным представляется также опыт Главного архивного управления (Главархив СССР), которое в рамках методического контроля за постановкой делопроизводства разработало в 1943 г. проект Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий. Решение о создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) было закреплено постановлением правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата (1959). Создание ЕГСД было включено в план развития народного хозяйства на 1966—1970 гг., в системе Главного архивного управления создан Всесоюзный институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ставший головным разработчиком системы. Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике от 04. 09. 1973 № 435 основные положения ЕГСД были одобрены и рекомендованы для внедрения всем министерствам и ведомствам.
|
|
|
Единая государственная система делопроизводства носила характер нормативно-методического документа, так как в ее первой части раздел о подготовке служебных документов базировался на требованиях государственных стандартов ГОСТ 6. 38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6. 39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», которые имели статус обязательных нормативно-технических документов.
в зависимости от объема документооборота. ЕГСД установила четыре категории учреждений в зависимости от объема документооборота (в год):
1-я — свыше 100 тыс. документов;
2-я — от 25 до 100 тыс. документов;
|
|
|
3-я — от 10 до 25 тыс. документов;
4-я — до 10 тыс. документов.
В зависимости от этих объемов документооборота осуществлялось построение системы делопроизводства (на основе полной или частичной централизации), создавались службы делопроизводства с определенными названиями, структурой и штатной численностью, осуществлялась организация движения документов по определенным схемам (была разработана принципиальная схема документооборота) и единообразно выполнялись основные делопроизводственные операции. Единой государственной системой делопроизводства были установлены следующие основные делопроизводственные операции:
— прием документа (экспедиционная обработка, оформление даты получения);
— предварительное рассмотрение поступающих документов службой делопроизводства (с целью оптимизации документооборота и маршрутизации документопотоков);
— регистрация документов (применение журнальной, карточной и автоматизированной систем регистрации и построение информационно-поисковых систем по документам учреждения);
— направление на исполнение (проставление резолюции руководителем);
— исполнение документа работниками аппарата управления (предусматривалось обязательное документирование результата);
— контроль исполнения документов (с использованием учетно-регистрационных форм); — отправка;
— формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
— текущее оперативное хранение, в течение которого осуществляется подготовка дел к сдаче в архив.
Вторая часть ЕГСД (разд. 8) содержала рекомендации по организации труда работников служб делопроизводства, а в третьей части (разд. 9) излагались рекомендации в области механизации управленческого труда и перечислялись комплекты средств оргтехники, применяемые для механизации выполнения основных делопроизводственных операций.
В 1970-е гг. ВНИИДАД дополнительно разработал методические рекомендации по применению основных положений ЕГСД и оценке эффективности ее применения. В связи с внедрением информационных технологий и необходимостью обобщения опыта автоматизации обработки документов и информации на больших электронно-вычислительных машинах (ЭВМ) в 1980-е гг. ВНИИДАД стал головным разработчиком проекта Типовой системы документационного обеспечения управления (ТСДО). Она была направлена на внедрение Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)
|
|
|
— промежуточного варианта Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
— и предусматривала автоматизированное выполнение основных функций аппарата управления в работе с документами с применением персональных компьютеров (ПК) на рабочих местах исполнителей:
— подготовку проекта решения и оформление документа;
— регистрацию и учет документов;
— контроль исполнения;
— передачу, хранение и поиск документов.
Большим успехом и конкурентным преимуществом советского делопроизводства в 1980-е гг. стала разработка унифицированных систем документации (УСД) и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ), которые в настоящее время в том или ином виде применяются в рамках новой концепции управления документами и внедрения информационных систем. « Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения » (это — полное название документа, который более известен под сокращенным наименованием — ГСДОУ) была одобрена коллегией Главархива СССР от 27. 04. 1988 и приказом Главархива СССР от 25. 05. 1988 № 33. Она была разработана в развитие основных положений ЕГСД и представляла собой доработанный вариант ЕГСДОУ. В ГСДОУ закреплялись правила и принципы, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в условиях, когда в этих процессах стали активно применяться средства механизации и автоматизации работы с документами.
Общие положения ГСДОУ нашли свое развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993) и двух Типовых инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая была утверждена приказом Росархива от 27. 11. 2000 № 68, а вторая, с таким же названием, — приказом Минкультуры РФ от 08. 11. 2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу только в связи с утверждением Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти в 2009 г. ). В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота.
|
|
|
Документирование предполагает составление и оформление документов в соответствии с установленными правилами. Правила оформления организационно-распорядительных документов в настоящее время закреплены ГОСТ Р 6. 30-2003. Он также содержит правила и требования, в которых отражены форма русского текстового документа и традиции его оформления (письменность — слева направо сверху вниз), которые проверены временем и подтверждены практикой унификации и стандартизации документов. Данный стандарт можно рассматривать в качестве преемника ранее действовавших стандартов на оформление организационно-распорядительных документов.
В ГОСТ Р 6. 30-2003 зафиксирована область его применения — организационно-распорядительные документы, которые включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011-93). Состав документов данного класса ОКУД в настоящее время пересматривается. Действующий ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Государство уделяет большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в организациях (на предприятиях) всех существующих в России форм собственности. Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты. В соответствии с Указом Президента РФ от 22. 06. 2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» Росархив является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Руководство деятельностью Росархива осуществляет Президент РФ.
|
|
|
В настоящее время в Российской Федерации действует методическая основа организации делопроизводства, разработанная на основе ГСДОУ, принятой в 1991 г. Государственная система документационного обеспечения управления ранее рассматривалась как основной нормативно-методический документ, закрепляющий единые организационные основы создания системы делопроизводства (системы ДОУ) в любых органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и даже в общественных организациях.
Принцип единообразного и формализованного описания реквизитов машиночитаемых документов на основе общесоюзных классификаторов (ОКПО, ОКУД, ОКВЭД 4 и др., которые теперь известны как общероссийские классификаторы и имеют статус стандартов) остается актуальным и применяется в современных информационных системах (например, в межотраслевом (межведомственном) электронном документообороте — МЭДО), так как основа для функ ционирования всех систем электронного документооборота (СЭД) — система классификаторов и справочников. На основании положений ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, регламенты, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. Государственная система документационного обеспечения управления включает несколько разделов. Раздел 1 определяет основные положения этой системы, ее цели. Раздел 2 «Документирование управленческой деятельности» определяет состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел 3 «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота организации, построения информационно-поисковой системы по документам организации, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение. Кроме того, в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия.
В разд. 4 ГСДОУ рассмотрены вопросы механизации и автоматизации делопроизводства, особенности работы с документами при внедрении автоматизированных систем управления. В разд. 5 дано понятие службы делопроизводства, рассмотрены ее основные задачи, функции, права. ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами; канцелярия; общий отдел; секретарь руководителя. В приложениях к ГСДОУ содержится Примерное положение о службе документационного обеспечения управления.
|
|
|
