Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ Р 7.0.8—2013)

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (ГОСТ Р 7. 0. 8—2013)

В отличие от других носителей информации — книг, газет, журналов, содержащих вторичную, переработанную информацию, в документах информация фиксируется впервые. Документы как способ общения и передачи информации появились вместе с письменностью. Понятие «документ» (лат. documentum — способ доказательства, свидетельство) с самого своего возникновения наполнено правовым содержанием. Документ служит основанием для принятия управленческих решений, свидетельством и доказательством принятых решений и их исполнения. Он обеспечивает сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит для наведения справок, уточнения архивных данных. Совокупность документов различных видов и разновидностей, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единым требованиям к оформлению, составляет систему документации. Документ способен вызывать определенные юридические последствия, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения не противоречат действующему законодательству, а оформление — принятому порядку. Только при соблюдении этих условий документ приобретает юридическую силу.

Юридическая сила документа — свойство официального документа вызывать правовые последствия. Созданный в процессе документирования документ должен выполнить предназначенные ему функции. Выполнение его функций обеспечивает вторая составная часть делопроизводства — организация работы с документами, включающая организацию документооборота, т. е. движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления, а также хранения и использования документов в текущей деятельности организации, учреждения, предприятия. Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним, составляет систему электронного документооборота.

Функции документа

Любой документ полифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные социальные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций. В документах, выступающих одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности. Главная, единая для всех документов функция — хранение и передача (распространение) информации во времени и в пространстве. Функции документа подразделяются на общие — свойственные любому документу, и специфические — присущие отдельным видам документов. К общим функциям относятся:  информационная, т. е. любой документ является носителем информации, его цель — удовлетворять потребности общества в информации, т. е. служить источником информации, знаний, сохранять эту информацию во времени и в пространстве;   социальная, т. е. всякий документ является выражением той или иной социальной потребности; функция фиксации, т. е. документ является средством фиксации информации о принятых управленческих решениях и результатах функционирования системы управления; коммуникативная, т. е. документ является информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами.

" Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;  кумулятивная, т. е. с помощью документа информация не только передается, но и накапливается, собирается, упорядочивается с целью ее сохранения для нынешнего и будущих поколений; культурная, т. е. документ — это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций". (Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М., 2010)

 Особенности различных сфер управленческой деятельности обусловили наличие также ряда специфических функций, которыми наделяются лишь некоторые группы документов. Одна из основных функций управления, реализуемых в деятельности властных структур, — функция организации системы и процессов управления, находит выражение в комплексе организационных документов. Это устав, положения, правила, устанавливающие статус, границы компетенции, функциональное содержание деятельности органа управления, его структуру, штатную численность, должностной состав и другие аспекты. Функция планирования реализуется в результатах планирования деятельности организации, которые фиксируются в плановых документах. Решение административных вопросов, вопросов взаимодействия, обеспечения, регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций и их структурных подразделений, отдельных должностных лиц находит отражение в распорядительных документах. Созданием информационно-справочной и справочно-аналитической документации завершается процесс сбора и обработки объективной и достоверной информации, которая составляет важный элемент и условие принятия обоснованных, своевременных и реальных управленческих решений. Правовой функцией наделены законодательные и правовые нормативные документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию (например, любой документ, выступающий в качестве судебного доказательства). Результаты деятельности любой организации фиксируются в отчетной документации, выполняющей роль обратной связи и обеспечивающей необходимый и своевременный контроль за выполнением принимаемых решений, что позволяет сопоставлять реальные результаты с запланированными и на основании этого корректировать деятельность организации. Научно-историческую функцию исполняют документы, реализовавшие свои основные функции и поступившие в архив. В общем массиве документации такие документы составляют около 12—14%. Знание функций документа позволяет: определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания; произвести научную классификацию и типологизацию документа; оптимизировать процесс его создания, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. п.; сформировать понятийный аппарат делопроизводства.