Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям. По способу документирования различаются документы: рукописные, письменные (текстовые); изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта); графические (документы, выполненные графическим  способом); фотодокументы; фонодокументы (звуковые документы, зафиксированные на магнитной ленте); кинодокументы (документы, зафиксированные с помощью кино и видеотехники); документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от источника поступления различаются документы: входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). В свою очередь, входящие документы включают: правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов Федерального Собрания РФ и т. д. ); ведомственные (поступающие из министерств и ведомств РФ, региональных управлений министерств и ведомств); обращения граждан (поступающие от граждан и трудовых коллективов).

Исходящие документы могут представлять собой ответы на входящие документы или инициативные документы (письма, циркулярные письма, телеграммы, справки).

К внутренним документам относятся организационно-распорядительные (приказы, распоряжения), переписка между управлениями, структурными подразделениями, информационно-аналитические служебные записки и т. д.

По критерию гласности документы разделяются на документы, содержащие открытую информацию, и документированную информацию, отнесенную к категории ограниченного доступа (информация, отнесенная к государственной или служебной тайне, конфиденциальная, для служебного пользования).

 Документы ограниченного доступа снабжаются соответствующей пометкой или грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют разрешения, оформленного специальным актом. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом « Для служебного пользования ».

По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми. В индивидуальных документах (например, докладных, объяснительных записках, заявлениях) содержание излагается в свободной форме. В трафаретных документах структура изложения запрограммирована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы и отдельные части текста. Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Типовые документы представляют собой образцы актов, предназначенные для использования организациями с учетом их специфики в процессе создания конкретных ведомственных и локальных нормативных актов (например, «Положение о министерстве», «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Типовой перечень документов, подлежащих утверждению» и др. ).

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Федеральным архивным агентством 06. 10. 2000.

В зависимости от уровня юридической регламентации можно выделить: национальные стандарты; стандарты организации. В зависимости от языка, на котором производится запись информации, документы делятся: на неформализованные (документы с традиционным литературным текстом); полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты); формализованные (матричные документы типа перфокарт, перфолент, магнитных лент, дискет).

По содержанию различают документы личного происхождения и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются за пределами служебной деятельности человека.

В отличие от личного, официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке.

По форме представления документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. Термин «оригинал» является синонимом термина «подлинник». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор). Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый в дело отправителя, называется отпуском ). По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, фотокопия или ксерокопия) воспроизводит все детали подлинника (реквизиты, их расположение, шрифты, подписи, отметки и т. д. ). Свободная копия воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра без графического соответствия подлиннику. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу и сопровождаемая отметкой «Дубликат». На копии документа делается пометка «Копия». Юридическую силу имеет лишь та копия документа, которая заверена компетентным должностным лицом, сопровождается подписью с указанием должности заверившего лица, датой заверения и печатью.

В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, технологические, производственные и др. Основную часть документации любой организации и объект ее делопроизводства составляет управленческая документация.