Исторический экскурс. 1.1. Приказное делопроизводство

Исторический экскурс

1. 1. Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство получило свое название от названия системы центральных исполнительных органов Русского централизованного государства XVI–XVII вв. — приказов. Они возникли как органы управления благодаря тому, что доверенные лица великого князя (бояре и дьяки) при выполнении поручений, которые он, «Царь государь и Великий князь... приказывал», опирались, в свою очередь, на своих приближенных и помощников. В процессе выполнения длительных или постоянных поручений постепенно вырабатывались постоянные функции и складывался определенный штат служилых людей, за которыми закреплялись решение конкретных вопросов и выполнение конкретных поручений. Формировалась определенная иерархия должностных лиц, имевших право принимать решения, которые документировались и хранились для закрепления управленческого прецедента, осуществлялось «производство дел», причем «делом» назывались и вопрос, и документ, в котором он закреплялся. На современном языке «производство дел» понимается как «решение вопросов». Таким образом, постепенно складывалась система центральных исполнительных органов — приказов, и местных исполнительных органов — приказных (съезжих) изб в уездах.

Приказы имели единообразную структуру: они делились на столы (подразделения, формирующиеся в зависимости от вопросов деятельности), а столы — на повытья (по конкретным участкам работы). Приказы возглавлялись судьями — должностными лицами, имеющими право судить, т. е. принимать решения. Дьяки, выполняющие функции «товарищей» (помощников судьи), назначались из числа детей боярских и других думных чинов (окольничих, думных дворян). В середине XVI в. судьями назначались бояре, члены Боярской думы, а к концу XVII в., когда образовалось 50 приказов, ими могли руководить и руководили в основном дьяки из числа «служилых людей», т. е. принятых на государственную службу. В столах и повытьях под руководством старого (старшего) подьячего работали подьячие средней руки (средние) и молодшие (младшие) подьячие. Средние подьячие готовили проект решения по резолюции дьяка или старшего подьячего, а младшие подьячие в процессе документирования решений выполняли функции переписчиков.

При рассмотрении управленческих вопросов решения принимались на основе принципа сочетания единоначалия и коллегиальности. Если вопросы уже ранее когда-то возникали в деятельности приказа, а в Судебнике или в указных («записных») книгах и среди хранившихся документов можно было найти похожее зафиксированное решение по данному вопросу (управленческий прецедент), то судья или дьяк принимали решение единолично. Если вопрос возникал впервые, то он обсуждался судьей с дьяками, и решение принималось коллегиально.

И принятие решений, и их документирование, включая вид документа и порядок его удостоверения («послать в Вологду память... »; «... за дьячими руками... », т. е. за подписью дьяка), основывались на нормах обычного права (закрепленных в Судебниках) и формировались как традиция, обычай, профессиональный навык, который осваивался и передавался служилыми людьми. На основе обычаев сложилась определенная последовательность выполнения операций работы с документами, т. е. и технология, и основы документооборота.

На поступившем в приказ документе (над первым сставом столбца над адресом) оформлялась дата его получения.

После ознакомления с документом дьяк чаще всего давал указание найти в документах приказа похожий вопрос, который мог быть решен ранее (управленческий прецедент), и сделать копию соответствующего документа, поэтому чаще всего резолюция дьяка формулировалась: «Выписать». В столах или повытьях подбирались необходимые документы, и старыми подьячими, знавшими форму, формуляр и характерные обороты текста применявшихся видов документов, составлялся проект или черновик ответного документа (готовился материал «по делу к докладу дьяку», т. е. проект решения, основанный на документах). Дьяк проверял подготовленный проект решения, вносил в него замечания и исправления («чернил») и передавал на переписывание (изготовление готового к подписанию проекта). Старый подьячий «справлял» документ, т. е. его виза, называвшаяся «справой».

Дьяк или судья подписывали документ «приписью» — собственно подписью должностного лица, ответственного за решение, припись придавала документу юридическую силу. В указную («записную») книгу приказа старым подьячим вносилась запись о принятом решении. Документы в XVI—XVII вв. представляли собой столбцы, т. е. склеенные листы разрезанного вертикально на три части «александрийского» листа бумаги, который по формату чуть превышал ныне действующий стандартный формат А3. «Справа» и «припись» оформлялись на обороте документа по местам склеек листов («по сставам») по слогам, причем и в визу, и в подпись включалось наименование должности, имя и фамилия должностного лица («ди-ак Сав-ва Тют-чев»). Буквы на сставе должны были захватывать оба конца склеенного листа бумаги, чтобы сохранить место склейки целостным и не допустить подделок и вставок посторонних листов. Таким образом обеспечивалась юридическая сила в аспекте охраны носителя документа, т. е. формы. Склеенные листы свертывались в свиток, в столбец, на обороте первого сстава указывался адрес («В Вологду воеводе нашему... »), столбец запечатывался печатью дьяка и направлялся или передавался в ответ на запрос. Черновик документа с исправлениями дьяка подклеивался в один из общих столбцов, которые должны были храниться в приказе в сундуках за печатью дьяка.

Таким же образом хранились в приказах и книги, и списки (в книгах), применявшиеся для записи учетной информации, которая могла использоваться в качестве основания для принятия решений в будущем. Описи и учет хранившихся документов не были широко распространены, но применялись в качестве способа учета ценностей, материальных активов. Например, при смене воеводы документы вместе с другими ценностями передавались по росписному списку (т. е. по росписи, описи).

В приказном делопроизводстве постепенно формируется и видовой состав документопотоков:

— вышестоящие органы (царь, Боярская дума, приказы) издавали указы, приговоры и направляли их на исполнение, воеводам давали «наказные памяти»;

— подведомственные органы (воеводы в уездах) в приказы направляли «отписки»;

— равностоящие органы и должностные лица обменивались «памятями».

Коллежское делопроизводство

 В результате административных реформ начала XVIII в., связанных с именем императора Петра I и направленных на усиление абсолютизма, изменились и центральные органы исполнительной власти. На основании Генерального регламента от 28 февраля 1720 г. сложилась система коллегий и определенная технология работы с документами в них. Был установлен и основной принцип принятия решений на основе коллегиальности («... лучшее устроение через советы бывает... »). Коллегию возглавлял президент, который непосредственно назначался императором, а вице-президента император назначал по представлению Сената. Коллегия состояла из присутствия и канцелярии. В состав присутствия входили, кроме президента и вице-президента, четыре советника и четыре асессора (назначались Сенатом). Присутствие представляло собой общее собрание членов коллегии, на котором решения принимались простым большинством голосов, а при их равенстве выносилось то решение, за которое голосовал президент. Канцелярию возглавлял секретарь коллегии, а работу с документами осуществляли регистратор, актуариус, нотариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, должность толмача вводилась для устных переводов, а вахмистр осуществлял хозяйственные функции и присутствовал в качестве свидетеля при проставлении печати коллегии. Все должности в коллегии были присяжными, т. е. все должностные лица и служащие давали устную или письменную присягу. Секретарь, отвечающий за работу канцелярии и хорошо знающий нормы права и те управленческие решения, которые принимались коллегией ранее по похожим вопросам (управленческие прецеденты), готовил доклад на заседание присутствия, делал обязательные ссылки на действующее законодательство, формулировал проект решения для голосования. Принятое решение и итоги голосования во многом зависели от этого доклада и представления секретарем сути вопроса и управленческой ситуации, т. е. делопроизводственный сотрудник оказывал значительное влияние на принятие решения. Кроме того, очередность рассмотрения вопросов («дел») на заседании коллегии определялась временем их поступления, поэтому секретарь коллегии проставлял не только дату, но и номер на полученном документе. В технологии работы с документами появились новые делопроизводственные операции. Особо тщательно регламентировалась регистрация документов, которая осуществлялась в журналах и книгах. Основным журналом была «Повседневная записка», в которой кратко фиксировалось содержание полученных документов по алфавиту фамилий лиц, которые упоминаются в них, а также по дате получения, для контроля исполнения в ней отмечалось также, кому направлен документ на исполнение. Контроль исполнения документов обеспечивало и ведение нотариусом двух журналов: «Настольного реестра невершенных дел» и «Настольного реестра вершенных, но не исполненных дел». Для регистрации поступающих и отправляемых документов в коллегиях велись в соответствии с основными документопотоками четыре книги:

«А» — в хронологической последовательности отправляемые документы на имя императора и в Правительствующий Сенат (копиист полностью переписывал текст принятого решения и фамилии присутствовавших членов коллегии);

«В» — отправляемые другим адресатам документы;

«С» — полученные от императора и Сената указы и приговоры в хронологической последовательности и реестр к ним (переплетались в конце года вместе);

«D» — документы, полученные от других учреждений и отдельных лиц (по территориям и по хронологии) и реестр к ним.

По итогам рассмотрения вопросов («дел») на заседании коллегии, все документы, подготовленные секретарем для обоснования решения, и выписка из протокола группировались вместе, формировались в дела, в основном по предметно-вопросному признаку. Специальной главой Генерального регламента (гл. 44) предусматривалось текущее хранение дел и документов при канцеляриях коллегий и конторах в течение трех лет, а затем передача в архив коллегии (ведомственный архив) «с роспискою» архивариусу.

В рамках коллежского делопроизводства появился термин « документы », который употреблялся в конкретном значении «доказательные письма» и был закреплен Генеральным регламентом.