1.2. Особенности бизнес-отелей

Говоря о факторах, обусловивших высокие темпы развития делового туризма, следует отметить такой феномен нашей эпохи, как непрекращающийся процесс образования десятков тысяч организаций, ассоциаций и объединений, проводящих встречи на региональном, национальном и международном уровнях. Более того, на протяжении последних десятилетий предприятия ежегодно проводят более сотни тысяч внутренних совещаний. Таким образом, деловой туризм позволяет использовать средства размещения в межсезонье.  

Люди, путешествующие по производственной необходимости, участвующие в конференциях и выставках или проводящие инсентив-путешествия, в основном размещаются в гостиницах.

В настоящее время гостиницы высоко ценят конгрессный бизнес как источник весьма существенного и притом стабильного дохода, поскольку нивелируется разница в загрузке в " высокие" и " низкие" сезоны. Поэтому гостиницы, особенно те, чьими основными клиентами являются деловые люди, инвестируют крупные суммы в создание и модернизацию собственных конгресс-центров.

Бизнес-путешественники являются наиболее образованными и требовательными, они имеют определенные предпочтения (приоритеты) в выборе гостиниц и предъявляют их владельцам или руководителям свои требования, которые предполагают не только возможность работать, не покидая номера, но и широкий набор деловых услуг, и тем самым формируют специфический сегмент рынка. К таким требованиям можно отнести следующие[5]:

1. Высокие стандарты обслуживания. Одна из причин высокой стоимости деловых поездок в том, что бизнесмены предпочитают останавливаться в дорогих отелях. В первую очередь, это связано с поддержанием имиджа своей фирмы, как состоятельной и занимающей прочные позиции. Поэтому наличие четырех- и пяти звездных гостиниц является неотъемлемой частью индустрии делового туризма.  

Многие бизнес-туристы при выборе отеля обращают внимание на его расположение. Как правило, бизнесмены предпочитают размещение в центре – деловой части города или в отелях, расположенных в районе аэропортов (бизнесмены прилетают в город и проводят все свои дела, находясь в отеле).  

Важным условием для отелей, принимающих иностранных гостей – наличие персонала, говорящего на разных языках. Целесообразно предоставлять бизнес-туристам услуги секретаря, который также выполняет функции переводчика, резервирует места в театре, ресторане и т. д.  

2. Средства ведения бизнеса. Для деловых путешественников отель во время путешествия заменяет офис, им предоставляются факс, компьютер, ксерокс и др. Многие отели имеют бизнес-центры, где также могут предоставляться такие услуги или где гость может работать на своем компьютере.  

С широким распространением интернет-технологий требования, предъявляемые к среде проживания деловых людей, значительно изменились. Сегодня номер без высокоскоростного доступа в Интернет уже не может удовлетворить путешествующего бизнесмена. Среди стандартов завтрашнего дня – обеспечение возможности проведения видеоконференций, конференц-звонков и высокоскоростной обмен данными из каждого номера.

Для проведения встреч используются различные помещения, от крупных конгресс-залов, специально построенных для этих целей, до концертных залов отелей. Однако наибольшую часть мероприятий различного масштаба все-таки предпочитают проводить в конгресс-залах отелей, способных создать наиболее комфортные условия для работы делегатов и их размещения. Конференц-залы обычно комплектуются аудио визуальным оборудованием, многоязычными системами синхронного перевода, звукоусиления, проекционным оборудованием.

3. Средства связи. Телефон является основным и часто используемым средством во время бизнес-путешествий. Исследования показывают, что около 68 % бизнесменов звонят из отелей.

Телефонная связь из отелей имеет надбавку, которая по своему уровню занимает третье место после аэропортов и авиалиний. Это обстоятельство заставляет бизнесменов пользоваться телеграфами и телефонными автоматами, находящимися вне отеля, однако для этого требуется дополнительное количество наличной валюты.

4. Оздоровительные средства. Люди, которые много времени в течение дня проводят на конференциях и засиживаются в ресторанах во время деловых обедов и ужинов, требуют, чтобы в отелях соответствующим образом были оборудованы оздоровительные центры и спортивные площадки для разгрузки. Отели, в свою очередь, предлагают услуги плавательного бассейна, сауны, массажных кабинетов, фитнес-центра и др.

5. Организация питания. Деловые путешественники, в основном, предпочитают обедать отдельно. Лучшие отели предлагают уединенный ужин. Также компании часто организуют деловые ланчи, кофе-брейки в перерывах конференций, фуршеты, банкеты и т. д. Поэтому необходимо наличие ресторанов, баров, банкетных залов. Следует помнить, что качественно приготовленные блюда и хорошо организованное обслуживание оставляют благоприятное впечатление у гостя.

В то же время несмотря на проникновение в индустрию гостеприимства новейших технологий, константами этого бизнеса были и всегда будут все те же комфорт, безопасность и разумные цены.

Не останавливаясь на выгодах от организации крупных форумов для гостиниц (они очевидны), проанализируем преимущества и особенности развития делового, в частности конгрессного туризма в работе гостиничных и туристических предприятий[6].  

Ни один инициатор серьезного форума не сможет самостоятельно осуществить полную его организацию. Он вынужден обращаться к специалистам в этом виде деятельности, в качестве которых зачастую выступают туристические компании. Но если гостиница позиционирует себя как бизнес-отель, она обязана иметь в своей структуре соответствующие службы. Организация семинара для сотрудников, коммерческих агентов или дистрибьюторов позволяет компании-организатору увеличить объемы продаж, представить новый продукт, поощрить сотрудников, повысить качество предоставляемых услуг. Различные мотивации участия в форумах представлены в таблице 1[7].

Таблица 1

Мотивация участия в форумах

Место	Мотивация	%
	Потребность в информации	34, 8
	Профессиональные контакты	23, 9
	Международные контакты	13, 8
	Туризм	10, 1
	Интерес к обсуждаемой проблеме	7, 3
	Дружеские контакты	5, 5
	Потребность в обучении	4, 6
		100, 0

 

Таким образом, потребность в информации и профессиональные контакты играют приоритетную роль. Но не только приведенные выше мотивировки влияют на решение об участии в том или ином форуме. ¾ делегатов открыто заявляют о том, что их выбор обусловлен местом, где будет проходить встреча. При определении места проведения форума учитываются разнообразные факторы: доступность (близость аэропорта), гостиничный сервис, уровень цен, личная безопасность, медицинское обслуживание, наличие конференц-залов, их оснащенность, питание, местные достопримечательности, гостиничная служба предоставления информации, городской транспорт, развлечения, возможность завязать новые знакомства, таможенные процедуры, окрестные пейзажи, наличие выставочных залов. Замыкают этот длинный перечень такие факторы, как удобство конференц-залов, предоставление необходимой документации, реклама, условия жизни местного населения, организация досуга для детей, близость спортивных центров.  

Зная потребности и мотивацию участников семинара, целевой аудитории, руководство гостиницы может эффективно довести до их сведения те преимущества, которыми обладает именно их предприятие и которые существенны для клиента при выборе места проведения мероприятия.  

Бизнесмены стараются планировать все детали своей поездки за несколько месяцев, что особенно актуально, например, для выставок. Организаторам таких поездок следует учесть возможные проблемы с бронированием мест в отеле и билетов на самолет, организовать трансфер, подобрать удобную стыковку авиарейсов, расположенный недалеко от выставки отель. На практике оказывается, что не все российские компании, включая крупные, способны выполнить пожелания заказчиков.  

Поэтому во избежание сложностей при организации корпоративных встреч, семинаров, презентаций, поощрительных групповых поездок нужно предусмотреть[8]:

−   консультации при выборе страны и места проведения встречи с учетом деятельности обратившегося клиента (компании);

−   предоставление оптимального выбора гостиниц и конгресс-залов с возможностью использования аудиовизуального и прочего оборудования;

−   организацию групповых авиаперелетов и трансфера;

−   оформление виз и страховок;

−   сопровождение групп гидами и переводчиками;

−   организацию развлекательных и экскурсионных программ.

Для индивидуальных поездок помимо вышеперечисленного могут потребоваться дополнительная аренда автомобиля, переезды внутри страны, отдых по окончании деловой встречи и многое другое.

Это касается организации выездного туризма. С дополнительными проблемами сталкиваются те средства размещения, которые работают с зарубежными гостями.  

Помимо предложения гостиниц, обслуживающих деловых путешественников, могут включать обеспечение безопасности делегации или бизнесмена, поиск потенциальных деловых партнеров, проведение PR-кампаний, составление аналитических отчетов и экономических обзоров. Эти функции, выходящие за рамки стандартного бизнес-тура, как правило, всегда окупаются.

Позиционируя себя как конгресс-центр, гостиница должна постоянно модернизировать помещения и оборудование. Некоторые отели, например, стали оснащать отдельные залы системами затемнения, управляемыми с помощью небольшого портативного пульта. Наряду со стандартным оборудованием для проведения конференций предусмотрено предоставление более широкого спектра услуг через партнеров, в том числе проведение интернет-конференций. Клиенту удобно получить все от одного генподрядчика, в качестве которого в данном случае выступает отель. Координированная работа с многочисленными партнерами выгодна и гостинице: ей нет смысла тратить свои ресурсы на редко востребованное уникальное оборудование, которое можно взять на время в аренду. Кроме того, многофункциональность залам обеспечивают перегородки, наличие сцены, танцпола, передвижных подиумов. Еще одно важное требование для проведения серьезных официальных форумов – удаленность залов от шумных развлекательных заведений самого отеля.  

К отелям, которые занимаются преимущественно организацией корпоративных встреч, в отличие от традиционных бизнес-отелей не предъявляются требования территориальной близости к центру города. Наоборот, некоторая удаленность от городских (столичных) соблазнов в виде магазинов, развлекательных заведений и прочего обеспечивает присутствие на конгрессе его участников.

Особенности организации и проведения деловых мероприятий в гостиничных предприятий определяет специфику технологического цикла обслуживания гостей в бизнес-отелях. Уже при предварительном обращении по телефону заказчик получает информацию о конкретных свободных залах, исходя из количества участников. Далее, при встрече менеджер отеля демонстрирует предлагаемые залы, обговаривает расстановку мебели, и дополнительное оборудование, согласует с клиентом меню кофебрейка, банкета. В его задачи также входит бронирование номеров (если необходимо размещение), организация работы всех служб, включая охрану, контроль за проведение форума, решение текущих вопросов. По окончании работы менеджер предоставляет заказчику отчетную документацию. Опыт известных бизнес-отелей, таких как «Космос» (г. Москва) показывает целесообразность координации отдельного заказа одним менеджером от начала до конца, от первого обращения клиента до получения им счета-фактуры. При этом организация всей работы со стороны менеджера – это не просто техническая передача информации от службы к службе, а еще и содействие плюс соучастие профессионалов в планировании события, консультирование по оптимизации заказа. В результате такие отели продают не площадь конгресс-залов в виде их аренды, а деловые мероприятия[9].

Четкая координация действий служб и высококачественный сервис, создание современной инфраструктуры для проведения конференций, банкетов, выставок – важные составляющие конкурентоспособной услуги в этом активно развивающемся сегменте рынка.

В целом в бизнес-отель должен соответствовать следующим требованиям[10]:

−   особое месторасположение, как правило, в деловом центре города поблизости от важнейших государственных учреждений;

−   наличие специальных служб по организации деловых мероприятий, например: бизнес-центр, конгресс-бюро, которые решают организационные вопросы при проведении деловых встреч, конгрессов, других мероприятий подготовка к которым может начинаться за год-полтора;

−   возможности предоставления и использования новейших информационных и компьютерных технологий;

−   наличие специальных помещений для проведения деловых мероприятий, оборудованных современными средствами связи, аудио и видео оборудованием;

−   организовано в одном месте проживание, питание и проведение деловых встреч;

−   должны быть обеспечены максимальные удобства при обслуживании очень большого количества участников;

−   предоставление определенных дополнительных услуг, включая услуги переводчиков, стенографистов, оборудование для проведения конференций, организация проката автомобилей, услуги для отдыха и релаксации после работы, переговоров;

−   минимум предприятий индустрии развлечений (шумных дискотек, баров, казино);

−   структура номерного фонда имеет значительную долю одноместных номеров;

−   каждый номер имеет специальное оборудование и интерьеры.

Если же гостиница не позиционирует себя исключительно как бизнес-отель, а прием деловых туристов является лишь направлением ее деятельности, тогда руководство должно обеспечить такой порядок проведения деловых встреч на своей территории, чтобы это не стало в ущерб гостям, не принимающим в них участие. Наиболее распространенным решением в таких случаях является лимитирование размеров мероприятий по числу участников.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: