 |
Подготовка материалов и документов
|
|
|
|
Материалы и документы необходимы для введения собеседника собеседника в курс дела и успешной аргументации. Документы не только иллюстрируют и поясняют сказанное, но и придают вес словам, подтверждая их.
Подготовьте также заявление или договор — при благоприятном исходе разговора вы сразу же закрепите достигнутую договоренность, предложив партнеру подписать документ.
Подготовка вопросов партнеру
Вопросы к партнеру должны охватывать все стороны дела и быть при этом ясными, лаконичными, предельно конкретными, логически непротиворечивыми и последовательными.
Подготовка ответов на вопросы партнера
Зная особенности характера партнера и специфику его работы, можно предположить, какие уточняющие вопросы он задаст, и заранее подготовить исчерпывающие ответы на них.
Этапы подготовки и проведения служебных совещаний.
| Основные этапы, виды и признаки служебных совещаний Большинство авторов, рассматривая служебные совещания, делают упор на подготовке и проведении этих мероприятий, при этом лишь касаются вопросов контроля исполнения решений и не затрагивают другие важные составляющие успешных совещаний. Настоящая публикация открывает серию статей по тематике правильной организации проведения и контроля служебных совещаний. Мы предлагаем для служебных совещаний, установить более четкое и детальное структурирование. На основании анализа множества повесток дня, протоколов совещаний и других материалов, и с учетом литературных источников мы выделили следующие 6 процессов или этапов совещаний: Этап №1 – организация совещаний – определение круга участников, формирование плана совещаний на период, выбор тематики и разработка регламента совещаний; Этап №2 - подготовка совещаний – рассылка уведомлений, напоминаний и материалов к совещанию, уточнение сроков, повестки дня и списка приглашенных, проверка готовности помещений и т.д.; Этап №3 – проведение совещаний – обсуждение тем и вопросов совещания, выработка решений, выдача поручений исполнителям по повестке дня, подготовка проекта протокола совещания; Этап №4 – завершение совещаний – принятие решений и оформление протокола совещания, включая подготовку, согласование, утверждение и рассылку протокола; Этап №5 – контроль исполнения решений совещаний – мониторинг исполнения поручений совещания, фиксация результатов исполнения поручений, оценка исполнительской дисциплины, подготовка вопросов для следующего совещания; Этап №6 – анализ материалов совещаний – анализ истории вопросов, поиск прецедентов в протоколах, получение статистики затрат времени и трудозатрат, просмотр материалов совещаний, оценка качества и совершенствование совещаний; Такая последовательность этапов в большей мере отражает реалии, существующие при организации и проведении совещаний, а также обеспечивает четкое структурирование и всестороннее описание процессов служебных совещаний на уровне, необходимом как для разработки регламентов, так и для автоматизации управления ими. В дальнейших статьях мы рассмотрим подробно особенности каждого этапа служебных совещаний и действия руководителя, секретаря и участников на этих этапах. Виды служебных совещаний Перед тем, как продолжить рассмотрение этапов и процессов совещаний, приведем укрупненную классификацию и укажем признаки служебных совещаний. По видам служебные совещания обычно разделяют следующим образом: Информационные (инструктивные) - доведение информации, сведений, выдача поручений и распоряжений “сверху вниз” по схеме управления до исполнителей, контроль исполнения поручений; Оперативные (диспетчерские) - получение информации “снизу вверх” от подчиненных, о состоянии дел, рассмотрение отчетов, анализ и решение текущих вопросов, выдача и контроль исполнения поручений; Проблемные (ситуационные) – коллективный, командный анализ состояния дел, а также сложных ситуаций, проблем, стоящих перед компанией и выработка наилучших решений по этим проблемам. Обычно эти виды совещаний проявляются при рассмотрении отдельных тем и вопросов, определенных в повестке дня одного или нескольких совещаний. Возможны также отдельные совещания, полностью ориентированные на тот или иной вид рассматриваемых вопросов. Признаки служебных совещаний Можно указать несколько главных, характерных признаков, а фактически – требований, в совокупности определяющих, что проводятся именно служебные совещания: 1. Совещание имеет четко очерченную конфигурацию, проводится в рамках данной компании(подразделения, группы) 2. На совещаниях определенно и недвусмысленно задана цель и тематическая направленность рассматриваемых вопросов повестки дня 3. Эти мероприятия отличаются регулярностью проведения (еженедельные, месячные и т.д.), с фиксацией дней недели и времени начала 4. Служебным совещаниям свойственна относительно устойчивая повестка дня, темы (разделы, или вопросы) которой переходят от совещания к совещанию 5. На совещаниях устанавливается, стабилизируется и мало изменяется во времени руководствои ядро участников 6. Для фиксации хода и решений совещания по повестке дня ведется протокол совещания, который утверждается (официализируется) и направляется на исполнение участникам 7. Решения (поручения) совещаний, зафиксированные в протоколах, ставятся на контроль и их исполнение проверяется (существует механизм контроля совещаний) Если на Ваших совещаниях этих признаков нет, то, возможно, вы проводите какие-то другие совещания, не служебного характера. Вам надо определиться с признаками и основными видами служебных совещаний. Это можно принять сначала в принципиальном плане, а потом и закрепить в регламенте совещаний или в более коротком документе, например, памятке по проведению совещаний. Большую помощь в эффективной поддержке служебных совещаний с учетом указанных видов и требований может оказать система автоматизации управления совещаниями и поручениями. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Культура делового письма.
Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые могут быть как юридическими, так и физическими лицами.
Руководителю или специалисту управления по роду своей деятельности приходится писать немало деловых писем. К таким письмам относятся характеристики, резюме, рекомендательные письма, письма-напоминания и благодарности, письма — приглашения на собеседования или презентацию, письма-отказы, исковые заявления, жалобы и т.п. Общие требования написания деловых писем таковы:
• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
• желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
• служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;
• текст печатается через полтора — два интервала;
• желательно избегать переноса слов;
• в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года);
• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;
• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например «Уважаемый Иван Иванович»;
• после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
|
|
|
• заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
• подпись ставится в правой стороне листа, после заключительной фразы вежливости, например, «С уважением...», фамилия подписывающего печатается под его рукописной подписью;
• резолюции на всех видах входящей корреспонденции должны делаться карандашом или на отдельных листах;
• письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные деловые письма не сгибаются, для чего посылаются в больших плотных конвертах;
• на телеграфный запрос следует дать ответ в течение 3-х дней, на письмо — 10; если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3-х дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.
К содержанию деловых писем предъявляются следующие требования;
• точность и ясность изложения мыслей — короткие слова, короткие фразы, короткие абзацы;
• максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз, точно и однозначно выражающих суть;
• краткость, отсутствие лишних слов и пустых фраз, хотя короткое письмо составить труднее длинного;
• грамотность — соблюдение норм грамматики и правописания, а также требований делового этикета;
• корректность — деловой и вежливый стиль изложения, не исключающий живости и образности языка, оставляющий приятное впечатление о человеке.
|
|
|
