Вопрос. Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядитель­ных документов, посредством которых решаются важнейшие воп­росы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие рас­порядительные документы: приказы, инструкции, указания; реше­ния; постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, ког­да необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, ука­зания издаются по оперативным вопросам и для организации ис­полнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как «правовой акт», прини­маемый высшими и некоторыми центральными органами коллеги­ального управления в целях разрешения наиболее важных и прин­ципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установ­ления стабильных норм правил поведения. Однако в законах «О краевом областном совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как пра­вовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единона­чалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.

Образцы постановления и выписки из постановления даны в прилож. 6.3 и 6.4.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, на­учным советом и т.д.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это рас­поряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длитель­ного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министер­ства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предо­ставленных им законами Российской Федерации.

Образцы распоряжения и выписки из распоряжения приведены в прилож. 6.5 и 6.6.

Указание — распорядительный документ, издаваемый мини­стерствами, ведомствами, организациями преимущественно по воп­росам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководите­лем своим заместителям или руководителям подразделений в пре­делах их компетенции. Подготовка и оформление указаний прово­дятся в соответствии с установленным порядком подготовки и офор­мления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года*.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организа­ций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед -данным органом. По юридической природе приказ может быть нор­мативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом приме­нения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распоряди­тельного документа, применяемого в практике управления. Он из­дается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреж­дений или их структурных подразделений, утверждения положе­ний, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. По-средством приказа руководитель ставит перед работниками основ­ные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или¹ отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого Круга организаций и должностных лиц независимо от их подчи­ненности. Образцы оформления приказа даны в прилож. 6.7 и 6.8.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противореча­щих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавлива­ются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, раз­личия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае по­становлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного до­кумента. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта до­кумента: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согла­сование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструк­ции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть Поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабо­чие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина зна­ния вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управ­ления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для это­го используют различные информационно-справочные документы' от­четы, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распоря­дительного документа, приступают к составлению его проекта. Внима­ние следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основ­ных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассмат­риваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, со­бытия, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого изда­ется данный распорядительный документ. В этом случае указыва­ются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата,, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет не­обходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествователь­ной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «ре­шает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряже­нии, «приказываю» — в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом;

отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллеги­ального органа перед словами «постановляет», «решает» указыва­ют его название. Например:

Коллегия РЕШАЕТ Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть кон­кретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распо­рядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть пред­полагает различные по характеру действия и нескольких испол­нителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организа­ция, структурное подразделение, конкретное должностное лицо — например, в приказах), предписываемое действие и срок исполне­ния. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указы­вать и обобщенно, например: «директорам заводов», «руководите­лям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме «подготовить», «зачислить», «организо­вать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок ис­полнения должен быть реальным, соответствовать объему предпо­лагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкрет­ных исполнителей. Распорядительный документ может иметь об­щий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок испол­нения устанавливается для каждого задания в отдельности. В кон­це текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изда­нием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, рас­поряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распоряди­тельных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначе­нии...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об ито­гах...», «О мерах....»). Для типовых управленческих ситуаций, тре­бующих издания приказа о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязан­ностей между руководством, о внесении изменений в положение.(устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы), созданы унифицированные формы доку­ментов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют так­же кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощ­рений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фами­лии.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к;его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреж­дениями, а также со структурными подразделениями или должност­ными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, про­ект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего про­ект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрис­консультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовый ми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре; проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выве­ряется. При этом особое внимание следует обратить на проверку, цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых колле­гиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вно­сить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представля­ются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руко­водителем или его заместителем. Постановления и решения долж­ны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные докумен­ты вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиаль­ных органов»*. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех слу­чаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их рас­шифровки. Вести протокол должен секретарь или специально на­значенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в суще­ство обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной запи­си выступления. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделе­ния), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол под­лежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окон­чательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата нача­ла заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97. Номер протокола является порядковым номером заседаний колле­гиального органа в течение года (в учебном заведении — учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где со­стоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название колле­гиального органа в родительном падеже, например: «заседания ко­миссии», «собрания трудового коллектива». После оформления за­головочной части (это можно сделать до начала заседания) присту­пают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секре­тарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксирует­ся ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляет­ся слово «секретарь». Например:

Председатель — Харченко В. И. Секретарь — Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок офор­мления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоян­но действующего реальною органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записы­ваются фамилии приглашенных с указанием их должности. На рас­ширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутству­ющих их состав указывается количественно, а поамильный спи­сок прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например: Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, Где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» ука­зывается, сколько человек должно присутствовать и сколько при­шло на заседание. Например: в протоколе собрания членов акцио­нерного общества указано «Всего членов ОАО 135 чел., присут­ствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора…(фамилия, инициалы).

2.Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к' протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соот­ветствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНО­ВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие — таким образом, они зри­тельно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначаю­щими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записывают­ся в протокол, а через тире после фамилии докладчика или высту­пившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся воп­росы и ответы на них в порядке поступления. Например: Смирнов В.К.: «Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?»

Лысиков К.П.: «К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы».

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (по­становления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Поста­новляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части- кому, что сделать и к какому сроку. Например: 1 СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. — краткая запись выступления. Кузнецов Т.Г. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное.... до 15.05.2000 г.

1.2. Илизарову Б.С. Организовать на кафедре выставку, к 11.05.2000 г.

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Председатель Подпись В.А. Сидоров Секретарь Подпись Е.М. Крылова

При выборах должностных лиц в протоколе указываются ре­зультаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе ука­зывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозмож­но. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу Крат­ко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь чер­новик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добав­ляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет прило­жена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось, стено­грамма прилагается» Полностью подготовленный протокол под­писывается председателем и секретарем.

Образцы оформления протокола приведен в прилож. 6.9.

 

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: