Вопрос. Документы оперативной информации

Подавляющее большинство документов, создаваемых в органи­зации и поступающих в нее извне, содержат информацию о факти­ческом положении дел в данной или других организациях, служа­щую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, док­ладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, телеграм­мы, письма и т.д. (см. прилож. 6.10-6.15). Они носят вспомога­тельный характер по отношению к организационно-распорядитель­ным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в ин­формационно-справочных материалах, может побуждать к дей­ствию или быть лишь принята к сведению.

Справка - это документ, содержащий описание и подтвержде­ние тех или иных фактов и событий Справки бываю г двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и вы­даваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удос­товерения того или иного юридического факта. Более многочис­ленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Например:

Новомосковское производственное

объединение «Азот» Детский сад № 2

 

СПРАВКА

10 08.2004 №113

г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад - 6 тыс. рублей в месяц.

Начальник отдела кадров Подпись А.В.Иванов

 

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о вы­полненной работе, а также содержащий выводы и предложения со­ставителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определен­ное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В пер­вой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложе­ния, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголо­вок, начинающийся с предлога «О» («Об») Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата Докладные записки, подаваемые руководителю структурного под­разделения или руководителю учреждения, оформляются на про­стом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, ад­ресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем блан­ке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел Генеральному директору ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА объединения «Стайл» 10.05.2004 № 36 ПК. Иванову

г. Пермь

О замене персональных компьютеров

Довожу до Вашего сведения, что в отделе в настоящее время есть два компьютера, которые необходимо заменить новыми для введения новой программы по делопроизводству.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении двух новых компь­ютеров.

Зав. отделом Подпись Г.Н Колбина

 

Пример оформления внешней докладной записки:

 

Министерство Генеральному директору образования РФ Завода точного

машиностроения Энское областное И.И. Петрову

управление образования

Энский отдел образования

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 19.05.2004 №15

 

О проверке технического состояния жилых помещений базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Энского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения ко­личества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2004 года, мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы от­дыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. Отделом Подпись Н.И. Пирогова

 

Объясцительная записка - это документ, поясняющий содер­жание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содер­жание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуа­ций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформ­ляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же рекви­зитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Директору центра

10.04.2004 №34 «Кадры»

Н.И. Иванову

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

 

09.04.2004 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель Подпись Г.И. Григорьева

 

Наименование организации Генеральному директору Производственный отдел объединения

А.А. Зуеву

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

У 2.01.2004 №46

 

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за 2003 год не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела Подпись Ю.П. Елкин

 

 

Производственное объединение Начальнику шахты

по добыче железной руды К.Е.Матвееву

«Крымчермет»

шахта «Юзовская»

 

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКА

24.01.2004 №87

О нарушении производственной дисциплины

 

11 января 2004 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки МA-4 5 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопас­ности при эксплуатации передвижной установки - рабочий Его­ров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания. Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.

Горный мастер Подпись П.Г. Потапов

 

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтвер­ждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего ак­ты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В от­дельных случаях акт может быть составлен одним или нескольки­ми должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреж­дений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегу­стации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации; несчастных слу­чаев, аварий и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установле­ны лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и мес­ту актируемого события Для значительного количества повторяю­щихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликви­дации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляе­мых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел** и т п.

Текст акта делится на три части, введение, констатирующую часть и выводы Текст введения во всех актах формализован. В нем ' указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», кото­рое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца, После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05 2004 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель ______________________________________________

должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. _________________________________________

должность, фамилия, инициалы

2.

3.

Присутствовали:1.__________________________________________

должность, фамилия, инициалы

2.

…

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреж­дения

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна - акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

 

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. - в дело 05-24

 

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фа­милиями не указываются. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии:_____________________________ В.Н.Кириллов

подпись

_____________________________И.Н.Потапов

подпись

_____________________________Н.Н, Ламшина

подпись

 

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заго­ловок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О Приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п. Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоя­щего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению до­кументов и дел - руководителем учреждения. Утверждение офор­мляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Приведем пример оформления акта:

 

Министерство культуры РФ УТВЕРЖДАЮ Комитет по культуре Председатель комитета

администрации Энской области Подпись Н.И. Петров

___________________

дата

АКТ

18.05.2004 №12

г. Энск

О проверке сохранности

документов в комитете

 

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2004 № 102 «О проверке сохранности управленческих документов».

1.Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.

Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г. Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 2004 года комиссия проверила органи­зацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Энским област­ным архивом. Фактов утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й-в дело № 1-23

2-й - в областной архив

 

Председатель комиссии Подпись Г.В.Сидоров

Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева

Подпись Г.Г Михайлова

Подпись С.И. Мышкина Подпись М.В. Прокудина

 

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграф­ной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия ре­шения. Поэтому, чтобы обеспечить срочное получение информа­ции, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать' информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Ка­тегория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фа­милия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения их обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращен­ный адрес. Например:

КЕМЕРОВО КОЛОС ПЕТРОВУ КРАСНОЯРСК КОБРА МАХИНУ

ТОМСК ГРАНИТ ПАХОМОВУ

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый ад­рес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказа­тельство.

Большое значение при составлении телеграммы следует прида­вать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется теле­грамма особым телеграфным языком, по возможности без предло­гов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строч­ными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, кавыч­ки - квч, скобки - скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (но­мер), - (минус), + (плюс),! (восклицательный знак),? (вопросительный знак), % (проценты),: (деление) и др. Даты обозна­чаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

⇐ Предыдущая78910111213141516Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: