Просим ускорить отгрузку пиломатериалов тчк

ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АЗНДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск 12, ул. Крылова 5

Теп. 24-02-83. Р/счет____________________

Директор Н.И. Петров

Исх..№______

Дата_________

 

Телефонограмма - документ, создаваемый в связи с устной пе­редачей текста по каналам телефонной связи и записываемый по­лучателем.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписыва­ется руководителем или ответственным исполнителем. Если теле­фонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагает­ся список на рассылку с указанием номеров телефонов. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты:

· наименование вида документа;

· адресат;

· текст документа;

· регистрационный номер документа;

· дата документа;

· подпись отправителя;

· должность, фамилия,

· номер телефона исполнителя, передавше­го телефонограмму;

· должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму;

· время передачи (прием) телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, сле­дует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Следует проверять правильность записи телефонограмм ее по­вторным чтением в конце передачи.

Принимаемые телефонограммы записываются в журнал, специальные бланки или печатаются на листах А4 или А5 и передаются руководителю (адресату), после и рассмотрения направляются при необходимости исполнителю.

Факсограмма (телефакс, факс) - копия документа, получаемая на бумажном носителе при помощи факсимильной аппаратуры. Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, Приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в.соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствую­щему виду документа с учетом следующих правил:

- объем передаваемого документа не должен превышает листов формата А4;

- текст (схема, графическое изображение) выполняется та белой бумаге четким контрастным шрифтом черного цвета на одной сто­роне листа;

- не допускается волнистость и деформация листов бумаги.

Электронное сообщение -документ, получаемый в виде ви­деограммы на экране монитора или бумажной копии, отпечатан­ный на принтере, переданный электронной почтой по системе свя­зи между ЭВМ или с помощью дискеты.

Электронное сообщение состоит из адресата «электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъяв­ляются следующие требования:

- документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифтов Arial, Times New Roman и не должны содержать графических изо­бражений;

- в верхней части документа должно быть указание «Передано по электронной почте»;

- название файла пишется на латинском языке, не должно содержать пробелов в названии, количество синонимов в названии не должно превышать восьми с расширением rtf (для Word) и расширением zls (для Excel).

Для отправки документов за подписью главы администрации области или его заместителей электронной почтой файл этого документа должен быть представлен в канцелярию через систему почтовых каталогов» или на дискете, кроме этого исполнитель представляет подписанный оригинал документа и список для рассылки.

Договор - соглашение двух или нескольких лиц (сторон) об установлении, изменении, прекращении гражданских прав, обя­занностей, каких-либо отношений. Договор оформляется на листах бумаги формата А4.

Договор содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- дату документа;

- регистрационный номер документа;

- текст документа;

- юридические адреса сторон, между которыми заключаются со­глашения;

- подписи должностных лиц каждой из сторон;

- печати каждой из сторон;

- визы согласования документа.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта- 14.

Количество экземпляров договора определяется количеством сторон, заключивших договор.

 

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лица­ми.

Доверенность выдается руководителем.

Доверенность содержит следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату документа;

- регистрационный номер документа;

- текст документа;

- подпись;

- визы согласования;

- печать.

Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта- 14.

Доверенность оформляется на общем бланке организации или на листах бумаги формата А4.

Текст обычно содержит:

наименование доверителя, представителя (наименование орга­низации, структурного подразделения, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные);

содержание и объем полномочий;

срок действия доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Подпись заверяется печатью администрации области или структурного подразделения.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, свя­занных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные; „ объем полномочий представителя; дата; подпись.

Данные доверенности оформляются на листах формата А4, подпись заверяется печатью отдела государственной службы и наград управления по взаимодействию с территориями и организационно-кадровой работы администрации области или кадровой службой структурного подразделения, в котором работает доверитель.

СВОДКА, ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или несколькими показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другие органи­зации—руководителем.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы органи­зации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия до­кумента или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дает­ся краткое изложение существа вопроса, анализ основных положе­ний или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рас­сматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунк­тов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемо­му, вопросу или документу в заключении указывается: «С проек­том... согласен» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и под­писывается специалистом или группой специалистов - его соста­вителей. При направлении заключения в другое учреждение со­ставляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

 

Вопрос. Формирование дел

Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело — со­вокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным тре­бованиям: оперативность обработки и поиска документов; надеж­ность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или, заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку делали неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для до- работки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децент­рализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитатель­ной работы и социальной защиты Комитета по начальному про­фессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и раз­вития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделе­ниях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, от­ветственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квар­тальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных слу­чаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле — регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотре­ния этих документов, принятия решения и закрытия дела доку­менты постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмот­рено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенкла­туры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственно­го года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода ра­боты данного лица в учерждении; учебная документация, со­здающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. При большом количестве документов из них формиру­ют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. На­пример: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке прока­та», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри груп­пы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем дру­гие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направ­лениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольне­нии); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о нало­жении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в свя­зи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

⇐ Предыдущая891011121314151617Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: