Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Завершающим этапом процесса делопроизводства является под­готовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

• экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; • оформление дел; • описание документов постоянного и долговременного хранения;

• обеспечение их сохранности; • передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся струк­турным подразделением организации.) Ведомственный архив осу­ществляет хранение документов организаций и предприятий до пе­редачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве прово­дится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, от­бора и подготовки их для передачи на государственное хране­ние, а также для контроля за правильностью отнесения доку­ментов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются посто­янно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатыва­ется положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбо­ра документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хра­нения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянно­го хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на го­сударственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хра­нение документов личного происхождения; подготовка и внесе­ние на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, ну­мерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в де­лопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводит­ся работниками службы делопроизводства. В зависимости от сро­ков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговремен­ного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внут­ренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указывать­ся следующие реквизиты: наименование учреждения и его непо­средственная подчиненность; наименование структурного подраз­деления, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел по­стоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела;

архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государ­ственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения го­сударственной архивной службы (до этого он проставляется каран­дашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются черни­лами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соот­ветствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблю­дать следующие требования: название учреждения пишут полнос­тью с указанием подчиненности в именительном падеже или ука­зывают его официально принятое сокращенное наименование; за­головок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удоб­ства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вы­шестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделе­ние), на обложке дописывают название этого учреждения (струк­турного подразделения). Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В не обходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополни­тельные сведения и уточнения.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указы­ваться их копийность. Подлинность документов дела в заголовкеоговаривается. Если данные о копийности документов относятся к(всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, пос­ле точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания доку­ментов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. год заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное дати­рование дел зависит от всестороннего учета характера и вида до­кументов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащей распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, ме­сяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого по­зднего из документов, включенных в дело. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей Нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количеств(Пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности состав» теля, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состояли! дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлиных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной над­писи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и долговремен­ного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван специ­фикой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степе­ней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по раз­новидностям документов, заголовки которых не раскрывают их кон­кретного содержания, составляется внутренняя опись документов.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой систе­матизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их со­став и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учет­ным документом и основным видом научно-справочного стандар­та, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, ко­торые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят ко­решками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требова­нию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную за­веренную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе уч­реждения или в интересах отдельных граждан делают с разреше­ния руководства или должностных лиц, которым такое право пре­доставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается вы­давать документы для работы сотрудникам учреждения. При вы­даче документа на его место помещают лист-заместитель, на кото­ром указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. Пос­ле завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. За сохранность документов, находящихся в стадии делопроиз­водства, несут ответственность заведующий канцелярией, секре­тарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведом­ственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения; (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каж­дой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как пра­вило, по графику, составленному заведующим ведомственным ар­хивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно со­гласованному с руководителями структурных подразделений и ут­вержденному руководителем учреждения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться центра­лизованно в канцелярии, секретариате или другой службе дело­производства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организа­ции они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ве­домственный архив структурными подразделениями. Если в сфор­мировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специ­альный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в при­сутствии работника сдающего структурного подразделения. Пере­дача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против, каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии В кон­це описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывает­ся количество фактически принятых в архив дел, дата приема-пе­редачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.