 |
Сроки хранения документов.
|
|
|
|
Ежедневно организация получает документы и сама их создаёт как для внутренних нужд, так и для отправки в другие организации: в вышестоящие инстанции, контролирующие органы, партнёрам, клиентам и т.д. Содержащаяся в этих документах информация имеет разное назначение, и отсюда различная ценность этих документов. В одних документах находится оперативная информация, которая была учтена в работе и больше не потребуется. К информации в других документах возвращаются неоднократно. Эти документы нужны, чтобы подтвердить какие-то сведения на определённый период. Например: что вы работали в организации, какую получали заработную плату, когда была создана или ликвидирована фирма, чем она занималась и т.д.
В зависимости от ценности информации, зафиксированной в документах, они имеют различные сроки хранения: постоянно, долговременно, в т.ч. 75 лет документы по личному составу, и временно (до 10 лет включительно).
На предприятиях, в организациях систематически проводится экспертиза ценности документов – определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного назначения с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.
В доперестроечный период сроки хранения документов регулировались государственной архивной службой страны и были зафиксированы в специальных справочниках – перечнях документов с указанием сроков хранения. Перечни были разработаны как типовые, в которых нашли отражение документы, общие для всех организаций, так и ведомственные (отраслевые). Практически всеми министерствами и комитетами были изданы перечни документов со сроками хранения, отражающие специфическую документацию отрасли, например: министерства здравоохранения, культуры, образования и т.д.
|
|
|
В постсоветский период с переходом на новые экономические отношения появились и новые документы, особенно много новых видов появилось в деятельности коммерческих структур.
Соответственно, возникла необходимость как в пересмотре старых сроков хранения некоторых видов документов, так и в определении ценности и сроков хранения новых видов документов. Например: в 1996 г. по инициативе Государственной налоговой службы РФ Росархив увеличил сроки хранения бухгалтерских документов с 3-х до 5-ти лет. Новые сроки хранения бухгалтерских документов закреплены в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» в ст. 17 «Хранение документов бухгалтерского учета».
В ней сказано:
1. Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
2. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
3. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
В первой половине 1990-х годов новые виды организаций и коммерческие структуры (ЗАО, ООО, ОАО и т.д.) возникают по всей стране, часто реорганизуются и ликвидируются. Так как общегосударственные сроки хранения документов этих организаций ещё не были выработаны, архивные учреждения субъектов Федерации, беспокоясь за судьбу этих документов, разрабатывают свои перечни документов со сроками хранения, например, выпущены перечни: в Тамбове:
|
|
|
«Рекомендации по отбору на постоянное и долговременное хранение документов, образующихся в процессе деятельности промышленных предприятий» (1998) и др. Поэтому, организациям, желающим уточнить сроки хранения документов, следует обращаться в соответствующие архивные учреждения, находящиеся на территории данного субъекта Федерации, и поинтересоваться, нет ли у них перечня документов с указанием сроков их хранения.
В 2000 г. с учетом накопленного опыта Росархивом был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Сегодня это главный, основной документ, к которому обращаются, определяя сроки хранения документов. Он содержит документацию, характерную для любых организаций и отражающую следующие направления:
Ø Организация системы управления;
Ø Планирование деятельности;
Ø Финансирование деятельности;
Ø Учет и отчетность;
Ø Экономические, научные, культурные связи;
Ø Информационное обслуживание;
Ø Трудовые отношения;
Ø Кадровое обеспечение;
Ø Материально-техническое обеспечение;
Ø Административно-хозяйственные вопросы;
Ø Социально-бытовые вопросы.
Наиболее массовыми организациями сегодня являются акционерные общества, работа которых регулируется Законом «Об акционерных обществах». В законе перечислены документы, которые общество обязано хранить. Кроме того, на основании ст.89 Закона «Об акционерных обществах» постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 года утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Положение включает в себя и перечень документов акционерных обществ с указанием сроков их хранения.
Очень важно указание в Положении о судьбе документов в случае ликвидации акционерного общества. Положением предусмотрено, что если общество имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
|
|
|
В 2000 году вышло два перечня: «Перечень документов, образующихся в деятельности ЦБР, с указанием сроков хранения» и «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», подготовленный совместно Центробанком и Росархивом и содержащий систематизированное перечисление видов документов, соответствующих направлениям деятельности кредитных организаций, подчинённых им филиалов, представительств и учреждений.
Таким образом, сроки хранения конкретных документов, которые отложились в организации, можно найти в справочниках – перечнях документов со сроками хранения. Один из них – «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации» - является базовым, и его надо иметь в каждой организации. Кроме того, в зависимости от организационно-правовой формы и вида деятельности организации необходимо иметь и руководствоваться перечнями документов, отражающими специфику деятельности организации. И, наконец, в последние годы конкретные виды документов и сроки их хранения находят отражение в нормативно-правовых актах.
(Т.В. Кузнецова «О сроках хранения документов» стр. 36-38. ж. «Секретарское дело» №4 апрель 2004).
Вопросы для самоконтроля:
1. Что такое номенклатура дел и в каких целях она создаётся?
2. Что включает в себя понятие «Экспедиционная обработка отправляемых документов»?
3. Каким образом измеряется объём документопотока?
4. Перечислите, какие сроки хранения могут иметь документы.
5. В каких целях на предприятиях, в организациях проводится экспертиза ценности документов.
Используемая литература
|
|
|
1. «Аксиомы делового письма». П.В. Веселов М.ИВЦ «Маркетинг»1998.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.; ВНИИДАД, 1991.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Издательство стандартов М.2003.
4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
5. Организация работы с документами. Учебник Государственная Академия управления им. С. Орджоникидзе. Москва ИНФРА М 1998.
6. «Делопроизводство» Учебник О.И. Замыцкова, Ростов-на-Дону «Феникс», 2001
7. «Делопроизводство и корреспонденция» Учебное пособие. М.И. Басаков, Ростов-на-Дону «Феникс», 2001.
8. «Делопроизводство. Требования к документам фирмы» В.И. Андреева. ЗАО «Бизнес школа. Интел- Синтез» 2006.
9. «Документы. Делопроизводство» М.В.Стенюков, Москва Приор, 1996
10. «Делопроизводство» под редакцией Т.В. Кузнецовой, Москва, ЮНИТИ, 2002.
11 «Делопроизводство» Т.В. Кузнецова, В.Д. Банасюкевич. ЗАО «Бизнес-школа. Интел-синтез». 2004.
12. «Делопроизводство». «Секретарское дело» Информационно-практические журналы. Периодическая подписка; электронная версия.
|
|
|
