Официальные и неофициальные документы

По статусу документального источника выделяют официальные и неофициальные (частные) документы.

Официальные документы преимущественно отра­жают общественные связи, выражают коллективную точку зрения и являются результатом коллективного опыта. Официальные документы, как отмечают немец­кие ученые, носят «служебный» характер'⁵. Данные документы составляются и утверждаются государствен­ными или общественными органами, разными учреж­дениями и могут выступать в качестве юридического доказательства (например, постановления правительст­венных органов, приказы и распоряжения администра­ций предприятий и учреждений, карточки, протоколы заседаний, собраний, отчеты и документы партийных и общественных организаций, с известными ограниче­ниями, также газеты, книги, служебные характеристи­ки, свидетельские показания и т. д. и т. п.).

Официальные документы могут быть только вер­бальными или статистическими, а чаще всего они со­четают в себе обе эти формы. Эти документы могут ис­ходить как от одного лица, так и от того или иного уч­реждения. В зависимости от типа учреждения, от которого исходят официальные документы, они об­ладают своими информативными достоинствами и мо­гут быть классифицированы следующим образом:

— документы, связанные с работой того или иного предприятия или социальной группы;

— документы, характеризующие какое-то общест­венное движение; документы, характеризующие какую-нибудь от­расль деятельности (например, документы минис­терства характеризуют руководимую им сферу де­ятельности);

— документы политического и государственного по­рядка.

В зависимости от характера и содержания доку­менты можно разделить на следующие группы:

а) текущая документация — текущая переписка данного учреждения, директивы и приказы, входящая и исходящая документация, договоры и соглашения и пр. Анализ этой документации позволяет достичь тех же целей, которые обычно достигают с помощью дру­гих методов (опрос, наблюдение, эксперимент и др.).
Текущую документацию используют и как вспомога­тельный источник информации, и как средство оцен­ки достоверности всего исследования в целом.

б) документы периодического характера — отчеты (месячные, квартальные, годовые и т. д.), ведомости и т. п.
Наиболее важный для социолога источник информации.

в) обзорные документы, носящие непериодический ха­рактер, — отчеты, доклады и акты различных комиссий, об­следовавших определенное учреждение, рапорты и пр.⁷⁶

Чтобы использовать официальные документы в со­циологическом исследовании, исследователь должен знать способы хранения документации и быть знако­мым с основами архивного дела. Для исследователя ча­ще всего наиболее ценными бывают документы времен­ного характера, так как на их основе часто удается про­следить специально неучитываемые процессы, которые в совокупности позволяют получить более полную кар­тину жизни организации или предприятия⁷⁷.

Все документы имеют определенные сроки хране­ния в организации и предприятии, где они были созда­ны. Они подразделяются на документы временного хранения и документы постоянного хранения. Время хранения зависит от ценности того или иного доку­мента. Документы временного хранения через опреде­ленные сроки уничтожаются, а документы постоянно­го или длительного хранения через несколько лет пе­редаются в иные архивы.

В нашей стране развита широкая сеть архивов: реги­ональные архивы (республиканские, краевые, област­ные, районные); специальные (партархивы, профархи-вы); ведомственные (отраслевые), архивы учреждений, предприятий, организаций, ведомств и центральные го­сударственные архивы.

В большинстве случаев при изучении проблем трудо­вого коллектива социолог ограничивается анализом теку­щей документации, которая является результатом дея­тельности данного коллектива, имеет оперативный харак­тер и относительно короткие сроки хранения. Если перед исследователем стоит задача изучить динамику социаль­ных процессов или исследование носит региональный или межотраслевой характер, то ему приходится обра­щаться уже к другому кругу документальных источников.

Также официальные документы делят на докумен­ты государственных и административных учреждений и документы общественных организаций.

Неофициальные документы — это «данные, составлен­ные по личному поводу или на основании прямого либо ко­свенного задания, и не имеющие официального, «служеб­ного» подтверждения их правильности и действенности со стороны партийных, правительственных, хозяйственных или научных органов и учреждений либо вообще не нуж­дающиеся в этом по своему содержанию и назначению»⁷⁸. Это могут быть как личные материалы, так и составленные частными гражданами безличные документы (например, статистические обобщения, выполненные исследователем на основе собственных наблюдений).

Основным критерием различения официальных и неофициальных документов выступает официаль­ное, общественное признание или непризнание обще­значимости содержания документа, объективной истинности высказываний в нем. Многие авторы под­черкивают, что для официальных документов харак­терна более высокая, по сравнению с неофициальны­ми документами, степень обобщения⁷⁹.

Но необходимо иметь в виду, что возможность обобщения и объективная истинность официальных документов не являются сами собой разумеющимися и не вытекают автоматически из официального, слу­жебного характера. Пригодность официальных доку­ментов для анализа в социологических исследованиях во многом зависит от направленности, замысла и задач документа, от отображенной в нем пространственной и временной ситуации, а также от заказчика, автора и характера обработки исходного материала.

Официальные документы обладают более высокой доказательностью и показательностью, по сравнению с неофициальными документами, что делает их наибо­лее пригодными и наиболее важными для социологи­ческих исследований.

При анализе официальных документов возникает важная проблема — определение степени доверия к этим документам. Ведь то, что они носят официаль­ный, служебный характер, не дает стопроцентную га­рантию, что им присуща объективная истинность. За­дача исследователя заключается в том, чтобы по достоинству оценить степень объективности содержащейся в них информации. Для этого, как указывал А.Г. Здравомыслов, исследователю необходимо знать по край­ней мере следующие вещи:

«1. Какова была та непосредственная ситуация, в кото­рой составлялся данный документ?

2. Кто конкретно имел отношение к составлению дан­ного документа?

3. Каковы цели и задачи составления данного документа?

4. В чем состоит заинтересованность тех, кто состав­лял этот документ?

5. Каков способ обработки информации, применявший­ся при составлении данного документа?»

Ценность официальных документов заключается в объяснении основополагающих и относительно об­щезначимых, определенным образом детализирован­ных социальных явлений, в том числе конкретных ус­ловий их существования, движущих сил, связей, взаи­модействий и тенденций их развития.