Документация и инвентаризация

Каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта подлежит оформлению первичным документом. Первичными документы называются потому, что на их основе бухгалтер впервые регистрирует факты хозяйственной жизни. Правильно оформленный первичный документ имеет юридическую силу. Именно на основе первичных документов после их тщательной проверки и обработки составляются бухгалтерские проводки, и данные переносятся в учетные регистры.

Документирование – совокупность процедур первичного отражения (регистрации) хозяйственных фактов в специальных документах (от лат. «document» – свидетельство) учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. Результатом процедур документирования является совокупность первичных и сводных документов – бухгалтерская документация.

Первичный документ (для бухгалтерского учета) – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Первичный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, и содержит информацию, сведения, данные, которые имеют официальный характер и адресованы соответствующему должностному лицу. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания. Формы первичных документов утверждает руководитель экономического субъекта.

В соответствии с законодательством для придания документам юридической силы первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- дату составления документа;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за правильность ее оформления;

- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов.

При необходимости в первичные документы вносятся дополнительные реквизиты, к которым можно отнести: номер документа, адрес организации, основание для совершения хозяйственной операции.

В настоящее время широко используются унифицированные (типовые) формы первичной учетной документации. Формы унифицированных документов приспособлены как для ведения учета в условиях автоматизированной обработки учетных данных, так и для обработки вручную.

. Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам (Рис. 29).

По назначению документы классифицируются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

К распорядительным документам относятся документы, которые содержат приказы, распоряжения, указания на совершение хозяйственной операции. Они разрешают провести операцию, но в них не отражается сам факт совершения операции (например, приказы, доверенности, накладные, чек на получение наличных денег с расчетного счета и др.).

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают факт совершения операции, служат основанием для бухгалтерских записей и свидетельствуют о получении, выдаче и расходовании материальных и денежных средств (например, приходные и расходные кассовые ордера, квитанции, счета, подтверждающие расходы, отчеты материально-ответственных лиц, счета – фактуры и др.).

Рис. 29. Классификация бухгалтерских документов

Документы бухгалтерского оформления составляются самим бухгалтером в тех случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет (например, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, различные расчеты, справки бухгалтерии и т.п.). Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (например, расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы и др.), оправдательных и бухгалтерского оформления (например, авансовый отчет и др.), распорядительных и оправдательных (например, расходный кассовый ордер и др.). На практике чаще всего используются комбинированные документы.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, денежные и расчетные. Материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда (например, акты приема-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры и др.). Денежные документы отражают движение денежных средств, с их помощью учитываются кассовые и банковские операции (например, денежные чеки, выписки банка, приходные и расходные кассовые ордера и др.). Расчетные документы отражают расчеты организации с юридическими и физическими лицами (например, платежные поручения, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости и др.).

По степени обобщения учетной информации документы подразделяются на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения (например, приходные и расходные кассовые ордера, требования на отпуск материалов, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др.). Они представлены в виде утвержденных типовых (унифицированных) форм.

Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных нескольких первичных документов (например, авансовые отчеты, кассовые отчеты, выписки с банковских счетов, группировочные и накопительные ведомости и др.). Применение сводных документов облегчает контроль однородных операций.

По месту составления документы делятся на внутренние, составляемые в самой организации (например, авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, накладные, приходные и расходные кассовые ордер и др.) и внешние, поступающие от других организаций (например, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры полученные, выписки банков и др.).

По охвату хозяйственных операций документы подразделяются на разовые, которые оформляются на одну или несколько операций и могут служить основанием для бухгалтерской записи (например, требование на отпуск материалов со склада), и накопительные, которые оформляются за определенный период (неделя, декада, месяц) по мере совершения однородных повторяющихся операций (например, месячные наряды, лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учета расхода материалов) и в конце периода подсчитываются итоги по показателям для учетных записей.