Организация документооборота

Все первичные документы проходят документооборот. Документооборот – путь прохождения документов от момента их составления до сдачи в архив. Своевременность получения информации для принятия управленческих решений в значительной степени зависит от четкости составления графика (схемы) документооборота. График документооборота разрабатывается главным бухгалтером, исходя из особенностей организации, ее структуры управления, уровня подготовки кадров и является организационным регламентом, который обеспечивает создание системы организации бухгалтерского учета (Рис.30).

Основными этапами документооборота являются:

- составление и оформление документов;

- прием документов бухгалтерией;

- обработка и использование документов;

- передача документов в архив.

Проверка документа: по форме, арифметически и по существу

Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры

Рис. 30. Простая схема документооборота

График (схема) документооборота утверждается руководителем и включается в состав учетной политики организации.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное составление документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально-ответственные лица, создавшие и подписавшие документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Все первичные документы подлежат бухгалтерской обработке. Бухгалтерская обработка документов включает в себя следующие этапы:

- составление документов;

- проверка документов с точки зрения содержания и формы;

- таксировка;

- группировка;

- сводка;

- составление бухгалтерских проводок.

Составление документов регламентируется требованиями, предусмотренными определенными стандартами в области бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на бланке типовой (унифицированной) формы или формы, утвержденной руководителем организации. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно по окончании операции.

При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подлежат обязательной проверке по содержанию и форме. Проверка по содержанию (существу) документа заключается в установлении степени законности совершения хозяйственных операций, соответствия их требованиям экономической и хозяйственной целесообразности. Проверка документов по форме заключается в установлении правильности оформления документов (заполнение обязательных реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных за совершение операций, и расшифровки подписей, наличие измерителей, своевременность составления документа и т. п.). Одновременно проводится арифметическая (счетная) проверка для определения правильности арифметических подсчетов (подсчет итогов, правильность расчетов по распределению косвенных расходов, начислению амортизации, определению скидок и др.).

После проверки по форме и содержанию документы подлежат дальнейшей обработке в бухгалтерии организации, и обработка документов начинается с таксировки. Таксировка – это оценка натуральных показателей в денежном (стоимостном) выражении, т.е. умножение цены на количество. Для проведения таксировки в документах проставляются цена за единицу и количество единиц, и определяются суммы.

После таксировки документы подвергаются группировке. Группировка проводится по однородности содержания хозяйственных операций, в разрезе структурных подразделений и материально-ответственных лиц, а также отдельно по поступлению (приходу) и расходу денежных средств и материальных ценностей. Дальнейшая обработка сгруппированных первичных документов производится в сводных (накопительных) ведомостях, что облегчает учетную обработку полученных данных. Заключительным этапом бухгалтерской обработки документов является запись корреспонденции счетов (составление бухгалтерских проводок, контировка) на документах. После этого во избежание повторной обработки документа на нем ставится отметка (подпись работника, ответственного за обработку документа) и ставится штамп («гашение»).