Выделение уровней информационных потоков

С помощью описанного способа можно построить трех­мерную карту, изображающую процесс, его субпроцессы и т.д. Рис. 8.4 показывает основные составляющие этапа 4, каждый из которых представлен в виде кружка с входа­ми и выходами. Таким образом, весь процесс можно разбить с помощью выделения различных уровней про­цесса на все более мелкие составляющие процесса. Там, где основные шаги представляют собой набор отдель­ных действий и решений, лучше вместо схемы инфор­мационных потоков использовать алгоритмическую форму записи, алгоритмическую схему. Структурный анализ процесса начинается таким образом с самого вы­сокого уровня, со схемы внешней среды процесса, затем последовательно спускается вниз на большие уровни детализации и заканчивается на самом низком уровне в виде схемы алгоритма. Мы коротко опишем некоторые принципы создания схем алгоритмов, но сначала нужно рассмотреть некоторые потенциальные трудности, воз­никающие при использовании SPA, и дать рекоменда­ции, как их избежать.

 

Правила составления карты процесса

1. Каждый процесс, субпроцесс следует обозначить определенной цифрой, которая позволит легко отличать его уровень и место в процессе. Сле­дующую за схемой внешней среды схему информацион­ных потоков первого уровня следует обозначить как уровень 1, а все субпроцессы в нем последовательно пронумеровать (1, 2, 3 и т.д.). На следующем уровне де­тализации в каждом субпроцессе следует пронумеровать его основные части, используя номер субпроцесса и но­мер его части. Это означает, что если субпроцесс 1 делится на три части, то они будут пронумерованы как 1.1, 1.2 и 1.3. Две части, составляющие субпроцесс 2, будут иметь номера 2.1 и 2.2. Аналогично и с осталь­ными субпроцессами. При еще большем уровне детали­зации две части шага 1.1 будут иметь номера 1.1.1 и 1.1.2. Подобным образом мы можем легко определить уровень детализации, место в процессе и основной суб­процесс, к которому относится данный шаг или целый процесс. Эта система похожа на нумерацию разделов и подразделов в обычных документах.

2. Создать справочник процес­са, в котором каждый вход и выход будет точно опреде­лен. Согласно нашей иерархии уровней процесса вход и выход также можно описать с помощью элементов, яв­ляющихся входами и выходами субпроцессов. Напри­мер, "рабочий запрос" можно описать как запрос отдела сбыта в производственный отдел о конкретной детали. Этот запрос может состоять из карточки запроса, копии заказа на покупку и даты, когда потребуется деталь. Ка­ждый из этих трех элементов следует описать в словаре так, чтобы исключить возможность неправильного по­нимания (рис. 8.5).

Наименование: Рабочий запрос Состав: Карточка запроса + Дата, когда потребуется деталь + Заказ на покупку Что означает: Запрос из отде­ла сбыта на поставку деталей	Наименование: Дата, когда потребуется деталь   Что означает: Дата, до ко­торой следует поставить описанную в запросе деталь
Наименование: Заказ на покупку   Что означает: Заказ от по­купателя
Наименование: Карточка запроса   Что означает: Карточка содержит детальное описа­ние деталей, требуемых отделу сбыта

 

Рис. 8.5. Справочник процесса

 

Справочник процесса часто является важным инстру­ментом предотвращения ошибок и неточностей, которые могут случиться, если описывать разные, но похожие вы­ходы процесса одними и теми же терминами.

3. Обеспечить соответст­вие входов/выходов между различными уровнями дета­лизации. В сущности это означает, что число входов и выходов процесса на разных уровнях должно быть од­ним и тем же. Разбивая процесс на более низкие уровни детализации, очень легко пропустить некоторые входы и выходы, вы­явленные на более высоком уровне. И наоборот, иногда люди выявляют на этом более детальном уровне входы и выходы, пропущенные на схеме более высокого уровня. В этом случае команда должна добавить эти входы и выхо­ды на схеме более высокого уровня.

Схемы алгоритмов

Алгоритмическая форма записи использовалась в те­чение многих лет, что доказывает состоятельность дан­ного метода. Но реинжиниринг процессов вызывает из­менения большего масштаба, чем это наблюдалось до сих пор и для чего разрабатывалась алгоритмическая форма записи. Схемы алгоритмов — это зрительная интерпретация шагов процесса, и их обычно используют на том уровне детализации, где фигурируют отдельные задачи, дейст­вия и решения. Для их обозначения используются спе­циальные символы.

Правила составления алгоритмов суб-процессов:

1.Ка­ждое действие, изображенное прямоугольником в про­цессе, должно начинаться с глагола, но действие, отраженное в отдельном прямоугольнике должно выполняться одим человеком, в один прием.. На уровне алгоритма требуется больше деталей для того, чтобы показать шаги, людей и решения, отно­сящиеся к этой задаче. Один из способов выйти на этот уровень детализации — спросить: "Как вы это делаете?" Поэтому в данном случае коммуникатор должен спро­сить: "Как вы собираете важную информацию?" Обычно это позволяет вскрыть детали выполнения задачи, и затем каждый шаг следует изобразить отдельно, используя пра­вильные алгоритмические символы.

2. Лю­ди, описывая шаги процесса, часто представляют его в идеа­лизированном виде. Они описывают, что должно проис­ходить, если все идет по плану, а не то, что происходит, когда люди и обстоятельства, словно сговорившись, ло­мают эти планы. Коммуникатор должен спросить: "Не нару­шается ли порядок действий?" или "Бывает ли так, что дела идут плохо и выполнение следующего этапа ус­ложняется?" Обычно в ответ он слышит: "Ну конечно же!", и команда снова начинает детально описывать, что обычно происходит в процессе и отражать это в алго­ритме.

3. Точка принятия решения, изображенная в виде ромба с выходами "да" или "нет", не должна отно­ситься только к тем шагам процесса, где принимается сознательное и преднамеренное решение типа "это со­ответствует стандарту качества?" Очень часто точки принятия решений весьма полезны для того, чтобы по­нять, что идет не так как надо в процессе и выявить действия, которые могут поправить дело.

 

Используя схемы информационных потоков высо­кого уровня, команда может сделать вывод, что именно требует значительных изменений в выполнении процес­са, не тратя время на детали его субпроцессов. После разработки вариантов процесса, команда может деталь­но изучить, что следует оставить от старого процесса, используя графики информационных потоков низкого уровня и алгоритмы выполнения отдельных задач для выпрямления и улучшения процесса. При этом способе команда избавляется от работы по улучшению деталей шагов процесса, которые могут полностью исчезнуть вследствие реинжиниринга на более высоком уровне. Теперь требуется выпрямлять и улучшать только те части процесса, которые остались.Так, в процессе, со­стоящем из пяти субпроцессов, команда может провести реинжиниринг, соединив первые два субпроцесса в один, отдав третий субпроцесс в ведение внешнего по­ставщика и поменяв пятый субпроцесс, чтобы включить туда важные шаги, выполнявшиеся ранее клиентом. Ос­тается неизменным только четвертый субпроцесс, и здесь команда должна использовать графики информа­ционных потоков низкого уровня и алгоритмы этого субпроцесса для его улучшения.

 

Двигаясь вверх по иерархии процесса, команда по­лучает возможность вносить более существенные, ради­кальные и долгосрочные изменения в процесс там, где это требуется. SPA, представляя процесс в виде набора схем, выстроенных в определенной иерархии, дает ко­манде средство для этого и в то же самое время позво­ляет ей, спускаясь вниз по иерархии, корректировать изменения в результате такого решительного оператив­ного вмешательства.

 

⇐ Предыдущая45678910111213Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: