Сущность метода анализа документов

Метод анализа документов – это метод сбора данных в ходе проведения исследований систем управления, основанный на приме­нении информации, зафиксированной в письменной или печатной форме, на магнитной пленке, в электронном виде, в графической форме и др. Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами.

Использование данного метода дает исследователю возмож­ность определить структуру и элементы изучаемой системы управления, взаимосвязи, существующие между этими элемен­там, изучить законы функционирования данной системы, при­обрести сведения, необходимые для изменения изучаемой сис­темы, и т.д.

Метод анализа документов бывает двух видов: традиционный и формализованный.

Традиционный анализ документов состоит из исследования содержания документов:

• его авторов;

• целей создания;

• форм и видов;

• надежности документов;

• достоверности используемой информации.

Данный метод используется при анализе:

• функциональных обязанностей в сочетании с анализом прика­зов о поощрении;

• справок по результатам проверки деятельности подразделений;

• писем, жалоб, приходящих в аппарат управления.

Формализованный анализ документов или контент - анализ – это ме­тод сбора данных при помощи количественного описания имею­щейся информации в документах. Анализу подвергаются различ­ные источники информации:

• официальные документы организации (устав, указы, прика­зы и др.);

• логотипы;

• эмблемы;

• этикетки;

• видеозаписи;

• газетные и журнальные статьи;

• фотографии и др.

Основу данного метода составляет процесс кодирования информациис целью получения количественной информации о содержимом документа.

Контент - анализ разделен на следующие стадии:

• определение системы категорий анализа, т. е. смысловых единиц, которые находятся в тексте. При этом необходимо опреде­лить систему смысловых единиц таким образом, чтобы она:

• соответствовала решению исследовательских задач;

• отражала смысл основных понятий исследования;

• была надежной, ее составляющие были взаимоисключаю­щими;

• выбор единицы анализа текста, в качестве которой могут выступать:

• слово;

• предложение;

• тема;

• идея;

• автор;

• персонажи;

• социальная ситуация;

• часть текста;

• установление единицы отсчета - это количественный критерий единицы анализа, который позволяет зафиксировать частоту появления единиц анализа в исследуемом документе. В каче­стве единиц отсчета могут выступать:

• количество определенных слов;

• число красных строк;

• количество строк;

• общее число строк;

• число букв в абзаце и т.д.

Результаты проведенного контент - анализа могут быть обработаны разными методами: методами статистической группировки, методами ранжирования. При помощи формулы А.Н. Алексеева можно получить уровень интенсивности представления в тексте определенной темы:

где:

Y - удельный вес данной смысловой единицы;

К гл - число случаев, когда смысловая единица оказалась главной;

К вт - число случаев, когда та же единица оказывается второстепенной; сумма анализируемых текстов (документов).

 

Классификация документов

Документы различаются по следующим классификационным признакам:

• по способу изготовления:

• письменные - к ним относятся печатные и рукописные документы;

• видео-, кино-, фотодокументы, картины и т.д.;

• звуковые - радиозаписи, магнитофонные записи, компакт-диски;

• машинные - данные, обрабатываемые средствами вычислительной техники;

• по характеру генезиса:

• официальные – они создаются юридическими и должностными лицами. Например, общеадминистративные доку­менты (принимаются и оформляются руководством пред­приятия, касаются общих вопросов функционирования ор­ганизации и ее производственной деятельности), служебные документы (отражают сведения об имевшем место факте в организации);

• неофициальные - они создаются неофициальными ли­цами, например, неформальным лидером;

• по характеру аудитории:

• внешние - создаются для предоставления их другим ор­ганизациям или полученные от других предприятий;

• внутренние - создаются для использования внутри органи­зации;

• по характеру используемой информации:

• первичные документы, которые составляются на основе непосредственных результатов исследования конкретных ситу­аций, деятельности отдельных лиц;

• вторичные документы составляются на основе первичных документов и имеют более обобщенный характер;

• по тематике содержания:

• исторические;

• экономические;

• правовые;

• статистические и др.;

• по сроку хранения:

• временного хранения;

• постоянного хранения;

• по этапу формирования:

• оригинал;

• копия.

Данный метод анализа документов имеет следующие достоинства:

• нет необходимости добывать информацию, так как данный метод использует уже имеющуюся информацию;

• высокая степень надежности получаемых данных, так как документы наиболее удобны для проверки;

• возможность исследования системы управления в историчес­ком плане посредством анализа документов прошлого.

Недостатком данного метода анализа документов является то, что есть вероятность столкнуться с фальшивыми документами.

 

⇐ Предыдущая6789101112131415Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: