Разработка программы исследования систем управления

В зависимости от охвата различных областей системы управления исследования можно разделить на комплексные, локальные, функциональные, многофункциональные, междисциплинарные.

Комплексные исследования включают в себя рассмотрение целого ряда вопросов, касающихся функционирования системы управления в целом, а также ее отдельных частей.

Локальные исследования осуществляются по одному из направлений или участков работы аппарата управления (исследование документационного обслуживания деятельности аппарата управ­ления, технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, организационной структуры и т.п.).

Функциональные исследования охватывают одну из предметных областей деятельности аппарата управления (исследование в об­ласти управления финансовой или маркетинговой деятельнос­тью и др.).

Многофункциональные исследования охватывают несколько функций деловой активности (например, организация производ­ства, технология и маркетинг). Они концентрируются на взаимо­действии между ними и на проблемах, охватывающих более чем одну функцию.

Междисциплинарные исследования предусматривают анализ проблем с разных точек зрения. Например, проблема деловой стратегии организации может иметь технологические, экономи­ческие, финансовые, юридические, психо - социологические и дру­гие аспекты.

Таким образом, при разработке программы исследования необходимо в соответствии с его целью определить область, кото­рую оно будет охватывать, - это отправная точка для дальнейше­го планирования и организации работ.

В зависимости от поставленной цели определяются конкрет­ные задачи и объекты исследования. Программа исследования может включать рассмотрение различных предметных областей. Так, при комплексном исследовании системы управления имеет смысл начать работу с общей характеристики организации, напри­мер область деятельности, продукция, история, местоположение и др. Для полного комплексного исследования надо рассмотреть также факторы внешней среды, но поскольку их очень много, сле­дует рассматривать наиболее значимые из них, помогающие реше­нию конкретной проблемы. В зависимости от цели исследований могут быть рассмотрены также задачи и стратегия организации в целом, управление финансами, маркетингом, производственной деятельностью, человеческими ресурсами и др.

Перечень объектов исследования составляется в соответствии с поставленными целями и задачами. Последовательность рассмотрения предметных областей устанавливается с учетом специфических особенностей организации, имеющейся информации, пожеланий руководства и ожидаемых результатов.

Программа исследования представляет собой содержание и подробный план предстоящей деятельности. Разработка программы предусматривает:

• определение перечня предметных областей, которые должна быть обследованы;

• установление приоритетов их рассмотрения, определение степени детализации исследования;

• определение методики исследования, т.е. приемов и методой которые следует использовать при выявлении и решении проблемы;

• определение методов и средств сбора и обработки информации по исследуемой проблеме: составление анкет, карт, группировочных таблиц и других инструментов, необходимых для про­ведения работы;

• определение состава отчетной документации и требований к ней, включая сроки предоставления, рассмотрения и утверждения.

 

Организация процесса исследования систем управления

 

Организация исследования включает в себя решение целого ряда вопросов. В процессе организации работ:

1) издается приказ о реализации исследовательского проекта;

2) назначаются руководители программы и руководители рабочих групп;

3) подбираются спе­циалисты соответствующей квалификации, между которыми рас­пределяются конкретные задания;

4) рабочие группы обеспечиваются всеми необходимыми ресурсами.

Желательно, чтобы общее руководство всеми исследователь­скими и проектными работами осуществляли менеджеры высшего уровня управления – в этом случае исследовательский проект, имеет реально высокий статус, своевременно обеспечивается ресур­сами, исследователи имеют доступ ко всей необходимой информации. Таким образом, законная власть первого руководителя облегчает процесс исследования, ускоряет его и, при необходимости, обеспечивает внедрение результатов в практику управления с наименьшим сопротивлением нововведениям со стороны других чле­нов организации.

Для повышения качества ожидаемых результатов необходимо привлекать к исследовательской работе различные подразделения и службы организации. Это дает возможность наиболее полно использовать имеющуюся в подразделениях информацию и задей­ствовать в исследовательской работе творческий потенциал пер­сонала, формально не включенного в эту работу.

Наряду со штатными специалистами к исследованиям можно привлекать представителей консультационных, научно-исследо­вательских и других специализированных внешних организации, а также отдельных профессионалов, имеющих необходимую ква­лификацию и опыт в области исследования систем управления.

Обращение к внешним консультантам обычно связано с за­тратами, превышающими затраты при решении проблемы соб­ственными специалистами. Однако внешняя помощь имеет сле­дующие преимущества:

• внешние консультанты обычно обладают специализированны­ми знаниями и опытом в области исследования систем управле­ния, что не всегда отмечается у штатных работников организации;

• штатных специалистов невозможно надолго освободить от их текущей работы для выполнения исследовательского проекта;

• внешние консультанты беспристрастно оценивают проблемы организации;

• внешние консультанты не только решают проблему органи­зации, но и передают свои знания ее работникам, т.е. одновремен­но осуществляют обучение.

Следует помнить, что исследовательская работа, выполняемая привлеченными со стороны лицами, может быть эффективной и действительно полезной для организации только при наличии ре­ального сотрудничества между руководством организации и вне­шними консультантами.

 

Планирование исследования кадрового

Обеспечения управления

Исследование обеспеченности организации кадрами необходи­мо для того, чтобы оценить работников как специфический ре­сурс, который своим участием в процессе труда создает готовую продукцию.

Для характеристики обеспеченности организации кадрами рассматривают количественные и качественные характеристики тру­дового потенциала. Для характеристики трудового потенциала с количественной стороны используются следующие показатели:

• численность промышленно-производственного персонала и персонала непромышленных подразделений;

• количество рабочего времени, возможного к отработке при нормальном уровне интенсивности труда (границы возможного участия работника в труде).

Для оценки трудового потенциала с качественной стороны используются следующие показатели:

• физический и психологический потенциал работников предприятия (способность и склонность работника к труду – состоя­ние здоровья, физического развития, выносливости и т.п.);

• объем общих и специальных знаний, трудовых навыков и умений, обусловливающих способность к труду определенного качества (образовательный и квалификационный уровень, фундаментальность подготовки и т.п.);

• качество членов коллектива как субъектов хозяйственной деятельности (наличие ответственности, интереса к труду, сопричастности к экономической деятельности предприятия и т.п.).

Трудовой потенциал коллектива предприятия характеризуют также:

• социально - демографические компоненты: половозрастная структура, уровень образования, семейная структура, состояние здоровья и др.;

• производственные компоненты: профессионально-квалификационная структура, повышение и обновление профессионального уровня, творческая активность и др.

Сбор такого рода информации требует специальных исследо­ваний - собеседования, тестирования, наблюдений и др.

Для изучения степени использования кадров организации следует проанализировать процесс их труда. Это может быть сделано на основе двух основных факторов:

1) изучение затрат труда конкретного работника;

2) изучение напряженности его труда.

В общем виде затраты труда работников управления характеризуются затраченным временем. Это важный этап анализа, так как, вскрыв связь во времени между действиями человека и ре­зультатом его труда, можно не только оценить эффективность работы, но и установить объективно необходимую величину за­трат рабочего времени на выполнение должностных функций в реальных условиях. На основе полученных данных можно уста­новить простои, паузы и другие потери времени, которые необ­ходимо ликвидировать. Изучение затрат рабочего времени имеет целью получение представления о загрузке рабочего времени от­дельного работника.

Методы анализа затрат рабочего времени в аппаратеуправления в основном аналогичны методам анализа затрат рабочего вре­мени производственных рабочих, которые хорошо разработаны в практике нормирования труда. Это методы, которые используются для сбора информации:

- методы непрерывных наблю­дений (фотография и хронометраж рабочего времени),

- методы выборочных наблюдений (периодические и моментные),

- анкети­рование,

- интервьюирование,

- опросы.

Оценивается структура затрат времени при выполнении фун­кций с выделением в общем объеме отработанного времени:

- доли затрат на творческую, организационную и техническую работу,

- доли затрат на выполнение свойственных и несвойственных должностным обязанностям работ,

- доли потерь рабочего времени (по вине работника и по причинам, не завися­щим от него).

В то же время нужно помнить, что характеристика процесса труда по за­тратам рабочего времени носит несколько формальный характер и не отражает его сущности. Поэтому желательно оценивать труд работника не только по его количественным, но и по качествен­ным характеристикам – напряженности, интенсивности. Труд ра­ботника может быть косвенно охарактеризован полученными результатами:

- количеством подготовленных документов,

- принятых решений,

- принятых посетителей и др.

Планирование исследования информационного обеспечения систем управления

 

Основным носителем информации в системе управления яв­ляется документ, поэтому при исследовании информационного обеспечения прежде всего нужно рассмотреть систему документационного обслуживания аппарата управления. При этом выяс­няются:

• объем входящей и исходящей документации аппарата управ­ления за ряд лет;

• общая характеристика состава входящей и исходящей документации, основные и наиболее массовые документы данного аппарата управления;

• распределение документации по структурным подразделениям, общая характеристика документационных потоков;

• наличие стандартных и унифицированных форм документации и существующие способы машинной обработки документов;

• общая характеристика постановки делопроизводства в аппа­рате управления;

• уровень регламентации документационных работ и состояние учетно-справочного аппарата.

Источниками сведений по указанным вопросам являются:

• данные учетно-справочного аппарата канцелярии и структурных подразделений;

• инструкция по делопроизводству;

• личные беседы исследователей с компетентными сотрудниками аппарата управления.

При детальном обследовании и анализе документационного обслуживания аппарата управления производят следующие виды работ:

1) изучение состава и движения документации аппарата управления, т.е. детальная количественная характеристика состава документационных потоков, изучение маршрутов движения основных и наиболее массовых документов, комплексов документов, сопровождающих выполнение наиболее массовых видов работ учреждения;

2) изучение постановки делопроизводства;

3) изучение форм документов, т.е. изучение взаимосвязи и использования форм документов, повторяемости показателей в движении реквизитов в документах.

Для систематизации и обобщения полученных данных исследователи составляют схему документооборота аппарата управления и проводят ее комплексный анализ.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: