Скромная, но популярная электронная почта

Знайте что Социальное присутствие(social presence) показывает, насколько хорошо средство сотрудничества помогает людям устанавливать свя­зи друг с другом. Если данное сред­ство отличается высоким социаль­ным присутствием (например, ви­деоконференция), взаимодействия становятся более непосредствен­ными и теплыми. И наоборот, сред­ства с низким социальным присутст­вием делают общение как будто от­страненным и безличным.

Скажите мне, достаточно ли электронной почты вы получаете на работе? (Только не надо кричать.) Засиживаетесь ли вы на ра­боте до ночи, чтобы проверить электрон­ную почту? А встаете ли вы дома на рассве­те, чтобы сделать то же самое? Может быть, у вас есть переносное устройство, ко­торое дает вам сигнал каждый раз, когда бы получаете то или иное сообщение?

Электронная почта стала вездесущей. В недавно проведенном совместном исследо­вании по бенчмаркингу сообществ практи­ки American Productivity and Quality Center обнаружил, что в сообществах наиболее часто используемым инструментом являет­ся именно электронная почта. Профессора

Глава 15 >■ Средства сотрудничества для меня и для вас

Калифорнийского университета

(University of California) Питер Лайман - (Peter Lyman) и Хал Вариан (Hal Varian) считают, что ежегодно по всему миру от­правляется 610 миллиардов сообщений электронной почты, что можно сравнить с созданием 2,1 миллиарда статичных web-страниц.

При выборе определенного сред­ства сотрудничества стоит подумать и о других вещах. Сколько времени уйдет на приучение и тренировку сотрудников, что необходимо для того, чтобы они начали пользовать­ся данным средством? Насколько доступны вам предполагаемое обу­чение и технология? Насколько уве­ренно чувствуют себя сотрудники вашей организации, имея дело с технологиями? Также, возможно, вам стоит подумать о том, хотите ли вы сохранять информацию, получа­емую и принимаемую в процессе обмена, как, например, происходит в электронной почте.

Электронная почта — всего лишь электронная разновидность письменной почты, которую теперь презрительно на­зывают «тихоходной» (snail mail). Сооб­щения отправляются через электронную сеть. К ним можно прикреплять допол­нительные файлы, например, документы или презентации. Электронная почта также дает людям шанс подумать о том, что они хотят сказать.

Другое преимущество электронной почты состоит в том, что она может быть использована для массовой рассылки сообщений определенному числу получате­лей. Вы можете даже создать группу адре­сов e-mail, соответствующую группе тех людей, которым вы часто отправляете со­общения, например, членам команды.

Родственник электронной почты — мгновенный обмен сообщениями. Мгновенные сообщения — это небольшие текстовые сообщения, моменталь­но отправляемые и получаемые. В настоящее время у них есть один недоста­ток, связанный с тем, что различные системы обмена мгновенными сообще­ниями слабо взаимодействуют друг с другом. Например, программа, предос­тавляемая AOL, несовместима с другими типами программ мгновенного об­мена сообщениями. Так что общий стандарт здесь еще требуется найти.

Другой способ использования электронной почты — организация при по­мощи e-mail специальных архивов. В этих архивах сообщения электронной почты можно собирать, искать и просматривать.

Хотя электронная почта используется в очень больших масштабах, она да­лека от совершенства. Больше всего люди жалуются на то, что они получают слишком много электронных сообщений. Большинство систем предлагают различные способы фильтрации. Например, вы можете переводить сообще­ния, которые сейчас вам не очень нужны, в специальную папку, где вы може­те просмотреть их позже. Сообщения, которые отправляются непосредствен­но вам, будут переходить в другую выделенную папку. Вы можете маршрути­зировать сообщения от разных людей, создав для них соответствующие пап­ки. Вы также можете заранее задать то, какие сообщения вы хотите просмат-

Часть 3 >

Не могу жить с ИТ, не могу жить без ИТ

ривать сразу. Мне кажется, что преимуще­ство фильтров состоит в том, что они, рабо­тая наподобие электронного секретаря, сортируют за вас вашу корреспонденцию.

Знайте что Мгновенный обмен сообщениями (instant messaging) - это небольшие текстовые сообщения, которые от­правляются и получаются без задер­жек. Некоторые приложения позво­ляют видеть, кто сейчас на связи. Дру­гие же дают возможность складиро­вать и затем отправлять сообщения.

Другой недостаток электронной почты
состоит в том, что у нее низкое информаци-­
онное наполнение. В действительности
коммуникация не всегда связана с тем, что
вы говорите; часто она зависит от того, как
вы это говорите. В электронной почте нель-­
зя найти выражение лица, тембр голоса или
же подмигивание. А при отсутствии невер-­
бальной коммуникации слишком легко не­
правильно понять то, что кем-то было напи-­
сано. Поэтому электронная почта — средст-­
во, не подходящее для обсуждения слож-
________________________ ных идей и вопросов. Даже достичь согла-­
шения какого-то собрания по какому-то вопросу при помощи электронной почты довольно сложно, не говоря уже об установлении приоритетов, мозговой атаке или разрешении конфликтов.

Сотрудничающие друг с другом лю­ди часто сталкиваются с проблема­ми, когда встает вопрос об эффек­тивном использовании электронной почты. В некоторых группах вам нужно будет ввести специальные примечания, показывающие, на­сколько срочным является то или иное сообщение. Вы можете также задать лимит времени, отводимого на чтение и ответ. Вы можете поста­новить, что, если кто-то очень занят, ответ от него не будет требоваться. Также у вашей группы могут поя­виться и другие потребности.

Вопрос, становящийся все более значи­тельным, — это безопасность. Например, откуда вы знаете, кто на самом деле отпра­вил сообщение? Если когда-нибудь вас за­валивали спамом с порнографическими ма­териалами, вы знаете, что скрыть настоя­щего отправителя сообщений довольно просто. Цифровая подпись помогает иден­тифицировать подлинного отправителя. Кроме того, откуда вы знаете, не изменил ли кто-то пришедшее вам сообщение? Та­кое изменение может быть выполнено при помощи специальной программы. Если вы работаете над какой-то важной информа­цией, например, разрабатываете новый продукт, вам стоит подумать об этих вопро­сах и как-то решить их.

Другой возможный вопрос, связанный с электронной почтой, — это конфиденци­альность. Если вы на работе отправляете электронное сообщение, не забывайте о том, что его могут просмотреть другие сот­рудники, причем независимо от того, хоти­те вы этого или нет. Многочисленные про­граммные платформы, как уже говорилось

Глава 13

> Средства сотрудничества для меня и для вас

 

в главе 9 «Стратегические варианты свя­зи людей друг с другом», позволяют пе­рехватывать содержание сообщений электронной почты. Ваша электронная почта может позволить идентифицировать вас в качестве эксперта, чего вы, возможно, не хотели. Хотя системы элек­тронной почты, Подобные тем, что были упомянуты в главе 9, позволяют людям сохранять анонимность, способность программ выслеживать людей может ис­пугать их, если только в работе этих сис­тем не предусмотрены тактичность и ди­пломатичность. В противном случае лю­дям будет казаться, что через их плечо постоянно заглядывает Большой брат.

Электронная почта хорошо подходит для многих коммуникативных функций:

> рассылки информации в группе; >• обмена информацией;

> отправки и правки документов;

> отправки данных;

> определения проблем;

> инициирования спора.

Знайте что

Спам (spam) - это термин, исполь­зуемый для обозначения мусора в электронной почте. Сам термин, возможно, произошел из шутки од­ной британской комедийной груп­пы, Monty Python, актеры которой повторяли слово «спам» много-много раз. Возможно также, что оно связано с консервированным мясом Spam, поскольку само это слово использовалось по любому поводу. Как и в случае ненужных посланий обычной почты, ваш ад­рес заносится в особый список, а потом вас начинают заваливать не­желательными сообщениями.

Знали ли вы, что

Постоянная запись электронной почты может стать недостатком. Microsoft стала одной из первых организаций, которые поняли это на своем тяжелом опыте. В антимонопольном про­цессе против Microsoft одним из свидетельств обвинения стала внутренняя электронная поч­та корпорации. Но где есть рынок, есть и предприниматели. Сегодня доступны программы, которые могут сделать электронную почту временной. Их функции позволяют определять, сколько времени электронная почта должна быть доступной для прочтения и должна ли во­обще (что позволяет людям посылать с работы частные электронные сообщения). Также возможно электронные сообщения, хранящиеся на лэптопе, настроить на исчезновение по­сле определенного промежутка времени, что пригодится на тот случай, если лэптоп украдут.

Часть 3 > Не могу жить с ИТ, не могу жить без ИТ

Электронный диалог

Один из недостатков электронной почты состоит в сложности обнаружения сообщений по определенной теме, затерянных среди других сообщений. Эту проблему решает другая важная группа средств сотрудничества — доски со­общений и чаты Доски сообщений (часто их называют также форумами, бюллетенями и серверами конференций) дают людям возможность отправ­лять сообщения и отвечать на них на определенных площадках. Часто у них есть модератор — что-то вроде полицейского, управляющего и лидера дис­куссии в одном лице. Чаты работают примерно так же, только обмен сообще­ниями на них осуществляется в реальном времени.

Чаты и доски сообщений предлагают самые разные функции. Вот некото­рые из них.

> Ветвящиеся и последовательные обсуждения. Ветвящееся обсужде­ние — это такое обсуждение, в котором для всех ответов на какое-либо сообщение делается отступ и они группируются по первому сообще­нию. Это позволяет легко просмотреть все ответы на данное сообще­ние и проследить нить дискуссии. И наоборот, последовательные обсу­ждения — это те, в которых сообщения вносятся в список по мере их поступления, причем их тематика никак не выделятся. Некоторые при­ложения используют ветвящиеся дискуссии, а другие — последовательные. Некоторые люди ненавидят ветвящиеся дискуссии и любят последовательные; другие — наоборот.

> Обработка непрочитанных сообщений. Некоторые приложения позво­ляют пользователю просмотреть сообщение, которое они не прочитали.

> Правка отправленных сообщений. Иногда пользователи хотят изме­нить отправленные сообщения. Некоторые приложения позволяют пользователям редактировать отправленные ими материалы, иногда в пределах какого-то промежутка времени. Конечно, другие пользователи, возможно, уже успели прочесть данное сообщение. Также некото­рые приложения позволяют модератору выводить и удалять сообщения.

> Извещение по электронной почте. Некоторые программные пакеты из­вещают участников, когда сообщения получают ответы.

>• Исключение участников. В случае необходимости модератор должен иметь возможность заблокировать некоторых участников.

> Архивация сообщений. Как архивируются сообщения? Как они потом могут быть найдены? Как осуществлять поиск в архиве?

> Ссылки на другие функции. Например, некоторые приложения дают перекрестные ссылки на электронную почту, чат и мгновенный обмен сообщениями.

>- Системы регистрации. Разные программные пакеты не всегда преду­сматривают функции безопасности или строгой проверки новых поль­зователей. Поэтому перед использованием того или иного пакета вам следует тщательно изучить его возможности.

 

Глава 13 > Средства сотрудничества для меня и для вас

> Проверка правописания. Это для меня самое неприятное. Не могу понять, почему многие приложения, обеспечивающие работу досок сообщений, не содержат проверку правописания. Как правило, такой функции у них нет.

Доски сообщений подходят для коллективного решения проблемных ситуаций:

> создание людям места для встреч, что-то вроде кафе; >• решение проблем;

> распространение информации;

> встреча с другими людьми;

> справка относительно того, кто является экспертом;
> справка относительно какой-то темы;

Чаты хорошо подходят для тех же целей в реальном времени:

> решение проблем в реальном времени;

> обеспечение большего социального присутствия, чем то, что могут дать доски сообщений;

> событий, вставленных в расписание;
> создание сообществ.

⇐ Предыдущая38394041424344454647Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: