Все покупки в одном месте: портал

Портал — это web-сайт или web-страница, на которой в одном месте собраны различные информационные ресурсы, как основанные на Web, так и обыч­ные данные, включая ссылки на базы данных ERP-систем (систем, предназна­ченных для планирования и управления ресурсами предприятий). Цель — по­высить производительность пользователей, поскольку в идеальном случае наиболее затребованными оказываются информационные ресурсы web-сай­та или web-страницы. Портал может существовать в интранете или в Интер­нете. Например, в Интернете вы можете настроить личный портал на MyAOL, MyYahoo! или MyExcite. Портал можно использовать различным образом.

Одно из возможных применений технологии порталов — это использова­ние в масштабах всего предприятия, то есть так называемый корпоративный информационный портал (enterprise information portal, EIP). Такой портал служит входом для информационных ресурсов всей организации. Возмож­но, впрочем, что в своей организации вы не видели такого портала. Недавний опрос 1 тысячи руководителей отделов информационных технологий, прове­денный поставщиком порталов Hummingbird, показал, что, хотя большинст­во компаний планируют создать порталы, только у 8 процентов есть разви­тые порталы. В то же время среди организаций с уровнем доходов выше 15 миллиардов долларов 23 процента уже разработали собственные порталы.

Причины такого положения дел просты. С точки зрения информационных технологий корпоративный портал является сложной и рискованной задачей. Это замечательное средство, которое дает огромную прибыль. Однако создать такое средство на самом деле ужасно сложно.

В то же время замедленность развития порталов не связана с отсутствием постав­щиков порталов. Напротив, кажется, что практически любой поставщик программ­ного обеспечения предлагает также и нечто под названием «портал». Однако сама тех­нология в настоящее время находится на стадии быстрого развития. Первое поколе­ние продуктов было далеко от совершенст­ва, поскольку эти продукты в основном обеспечивали сбор данных. Хуже всего бы­ло то, что они не предполагали расширения. Следующее поколения принесло с собой усовершенствования. Теперь в программ­ные пакеты начинают включать средства со­трудничества, например, мгновенный обмен сообщениями, аудио- и видеоконференции, совместные календари и общие документы. Если учесть быстрьхе изменения в сфере технологий и множество новых игроков на

Глава 14 > Поиск нужной информации

рынке порталов, легко понять важность осторожного выоора поставщика. Вот о чем не стоит забывать.

> Жизнеспособность поставщиков. Новички еще не доказали свои спо­собности. Учитывая усилия и деньги, вкладываемые в создание корпо­ративного информационного портала (EIP), не стоит полагаться на неиз­вестного поставщика. Кроме того, вам нужно подумать о том, каким. партнером будет ваш поставщик в будущем. Серьезное преимущество имеется тогда, когда у поставщика есть и другие крупные клиенты.

> Расширяемость. Как ни странно, много раз подтвердивший себя метод
экспериментального проекта может скрыть роковой недостаток — не­
способность к расширению. То, что хорошо работает в одном подразде­
лении, может привести к проблемам, если произойдет распространение
данного метода на все предприятие. Можно, конечно, начинать с экспе­
риментального проекта, однако расширяемость с самого начала должна
стать первоочередным вопросом. Также вам стоит подумать о том, как
быстро будет работать система после расширения. Медленные порталы
сильно раздражают пользователей.

> Безопасность. Не всякий пользователь в вашем интранете имеет право просматривать всю информацию в сети и получать к ней доступ. Напри­мер, если вы делаете ссылку на системы отдела кадров, вам нужно будет ограничить доступ обычным пользователям, предоставить дополнитель­ные права членам правления и, возможно, дать еще большие возможно­сти доступа сотрудникам отдела кадров.

> Возможность получать доступ ко всем нужным информационным ресур­сам. И снова это проще сказать, чем сделать, поскольку этот вопрос может быть связан с вашей информационно-технологической инфраструктурой и средствами коммуникации, предоставленными вашим поставщиком.

> Функции персонализации. Независимо от того, насколько хорошо
спроектирован ваш портал, он не может быть самым лучшим решением
для каждого. Вам нужно дать пользователям возможность персонализи­
ровать портал так, чтобы они получили нужный им результат.

Независимо оттого, какой портал вы создаете — корпоративный или мень­ший по масштабам, обычно порталы предоставляют содержание двух типов.

> Приложения. На корпоративном уровне наиболее часто используются приложения для поддержки клиентов, продаж и маркетинга.

> Информацию - как внутреннюю, так и внешнюю. Компания Frito-Lay — хороший пример использования портала информационных ресурсов. Представители отдела реализации компании нуждались в сведениях о том, как представлять на рынке продукты Frito-Lay. Вся информация была дос­тупна, однако она была рассеяна по различным базам данных, электрон­ным таблицам, текстовым документам и файлам PDF. Поэтому сотрудники отдела реализации обычно искали информацию на внешних web-сайтах.

Часть 3 > Другие факторы мотивации

Кроме того, если вы устанавливаете пор­тал, вы можете рассмотреть его при помо­щи трех линз, предложенных Джефом Смитом (Geoff Smith), являющимся главой европейского отдела управления знаниями и содержанием компании Cap Gemini Ernst&Young:

> Персональный портал. Такие порта­лы, основанные на функции сотрудни­ков, предлагают технические и дело­вые инструменты, которые нужны оп­ределенному человеку для выполне­ния его задачи. Специалисты, пользу­ющиеся такими порталами, — это, на­пример, геологи в нефтяной компа­нии, химики в лабораториях, админи­страторы отдела кадров.

> Профессиональный портал. Такой портал ориентирован на карьерный рост, в том числе и на обучение. На таком портале вы, если это реально, можете разметить ссылку на корпоративный университет или на систе­му электронного обучения.

> Рабочий портал. Он сосредоточен на том, как сотрудники выполняют свою работу, и на ключевых инструментах и процессах, позволяющих эту рабо­ту выполнять. Если организация располагает структурой сообществ прак­тики или командами, они также могут быть привязаны к этому порталу.

Не стройте портал, не поговорив предварительно с его будущими пользо­вателями. Возможно, вам понадобится провести исследование, создать фо­кус-группы и опросить сотрудников, чтобы узнать, как они выполняют свою работу и как портал способен ее упростить. Все эти процедуры могут занять определенное время, возможно, даже несколько месяцев.