Как собрать все вместе: интегрированные решения

Если вы считаете, что многообразие всех этих вариантов способно лишь вве­сти в оцепенение, для вас есть хорошая новость. В настоящее время сущест­вуют пакеты, которые объединяют многие из рассмотренных вариантов в интегрированные решения. Эти пакеты существенно отличаются друг от друга. Вот некоторые из функций, которые вы можете в них встретить:

> мгновенный обмен сообщениями;

> совместное использование доку­ментов;

> голосование;

 

> чаты с поддержкой видео, звука и текста;

> ветвящиеся дискуссии;

> средства управления проектами;
> хранилище файлов;

Разработка, внедрение и упроще­ние сетевого сообщества требуют большого опыта. Некоторые рас­пространители предоставляют по­добные услуги. Например, один распространитель поставляет про­граммное обеспечение и в то же время упрощает сетевое сообще­ство клиентов Hallmark and Sara Lee. Поэтому не забудьте проверить, ка­кие услуги распространитель пре­доставляет в качестве дополнения к программному пакету. Другие воз­можные услуги - обучение и кон­сультирование, а также хостинг.

> возможности сетевой мозговой
атаки;

> настольные пейджинговые системы;
> профили членов (профиль члена —

это информация об отдельном участ­нике, то есть что-то вроде электронной презентации);

> поиск экспертизы;

> справочники членов;

> фильтры для цензуры.

Некоторые распространители дают клиенту возможность выбрать именно те функции, какие ему нужны. Другие также предоставляют хостинг системы,

Часть 3 > Не могу жить с ИТ, не могу жить без ИТ

как правило, в Интернете. Такое решение может снова поднять вопрос безо­пасности, особенно если введенная в систему информация относится к чьей-то частной жизни или имущественным правам. Поэтому многие компании с подозрением относятся к хостированным системам. Клиентские интегрированные решения подходят для:

> виртуальных команд;
>- местных команд;

V сообществ практики; >• сообществ клиентов;

> работы с клиентами, поставщиками и партнерами.

Без чего вам не обойтись

>• Средства сотрудничества можно классифицировать в зависимости от того, яв­ляются ли они синхронными или асинхронными, и от того, как они используют­ся - для совместной работы в одном месте или совместной работы людей из разных мест. К числу других характеристик средств сотрудничества относятся те, что показывают, насколько хорошо они связывают людей друг с другом и сколько типов информации они поддерживают.

> Несмотря на все свои ограничения, электронная почта остается наиболее рас­
пространенным средством сотрудничества. Дополнительные возможности
предоставляются чатами и досками сообщений, что зачастую позволяет им де­
монстрировать большую эффективность.

> Существует несколько вариантов средств сотрудничества - к ним относятся ча­ты, совместно используемые электронные белые доски, совместно используе­мые документы, аудио- и видеоконференции.

> Ни одно из средств сотрудничества не подходит для всех ситуаций.

Глава 14

Поиск

Нужной

Информации

В этой главе

> Как лучше всего использовать всю эту информацию

> Управление содержанием при помощи таксономии и поисковых машин

> Анализ роли портала

Когда шел разговор об интранетах, мы сказали, что нужно планировать их рост. Возможно, кто-то из вас в ответ лишь мрачно усмехнулся. «Слишком поздно», — вот что вы тогда подумали. Ваш интранет уже вырос. В нем так много содержания, что вы вообще не можете найти в нем то, что вам нужно найти. Ваш интранет стал свалкой данных, так что теперь вы вынуждены разгребать горы обрывочной информации в надежде на то, что вам все-таки удастся найти то, что вы ищите. Ваш рабочий стол — это просто какой-то ка­вардак, ярлыки на нем налезают друг на друга, однако все они нужны для различных используемых вами приложений. Короче говоря, проблема не в том, что у вас чего-то слишком мало. У вас уже всего слишком много. Если да­же ваш интранет еще не в таком печальном состоянии, есть еще Интернет, который способен обескуражить любого обилием содержания.

В этой главе мы рассмотрим способы получения доступа, организации и использования информации в вашем интранете и, в некоторых случаях, в Интернете. Информационные технологии весьма быстро развиваются, поэ­тому какая-то часть этой главы через несколько лет уже устареет. Но базо­вые сведения — например, все, что относится к описанию таксономии, по­требности в таксономиях, определению портала и этапам управления содер­жанием, — останутся в силе.

Часть 3 > Другие факторы мотивации

Как не создать свалку: управление содержанием

Бывает, когда ресурсов слишком много. Возможно, ваша организация — од­на из тех, что успешно создали интранеты, которые затем быстро пошли в рост. В результате сеть разбухла так, что ее стало со всех сторон распирать от собст­венного электронного содержания, причем в ней не только слишком много содержа­ния, но и содержание это разных типов: > базы данных; > презентации; > электронная почта; > документы; > электронные таблицы; > архивы обсуждений с форумов.

Знайте как

Вырос не только ваш интранет. В сво­ем исследовательском отчете, вышед­шем в феврале 2001 года, Forester Research заявляет, что 79% опрошен­ных людей считают, что их сайты вы­растут в следующем году. Треть опро­шенных заявляет, что объем содержа­ния увеличился в два раза за 2001 год.

Другой важный элемент любой систе­мы управления знаниями - люди, кото­рые будут управлять содержанием, то есть люди, знакомые с этим содержа­нием и обладающие экспертными воз­можностями. Например, ключевая роль в сообществе практики является эквивалентом роли библиотекаря со­общества. Такой человек может конт­ролировать весь процесс в целом и обучать членов сообщества тому, как управлять их содержанием.

Это настоящие джунгли. К сожалению, объем и разнообразие содержания не гаран­тируют того, что пользователи смогут быст­ро найти то, что им на самом деле нужно.

Независимо от способа реализации каж­дая система управления содержанием предполагает выполнение трех критиче­ских процессов.

> Сбор содержания. Содержание посту­пает как из внешних, так и из внутрен­них источников. То есть оно должно поступать из обоих этих источников.

> Использование содержания. Здесь имеется в виду технология для обнару­жения, получения доступа и предоста­вления содержания пользователям. Важнейшая технология обнаружения и получения доступа к содержанию — это поисковые машины, о которых мы будем говорить далее в этой главе.

> Управление содержанием. Важный вопрос — организация содержания Далее в этой главе мы будем говорить о таксономиях, важнейшем инстру­менте организации содержания. Вот несколько ключевых вопросов управ­ления содержанием:

Глава 14 ► Поиск нужной информации

сбор верного содержания;

обнаружение источников содержания;

выбор лучшей технологии для предоставления содержания;

разработка методов организации содержания;

установление процедур управления содержанием.

Кроме того, должен иметься метод гарантированного обновления содер­жания. Мертвый лес, то есть устаревший материал или же просто забытые web-сайты, должен удаляться. К тому же со временем могут измениться са­ми потребности пользователей. Возможно, необходимо будет добавить но­вое содержание. Поэтому требуется наладить постоянный процесс отслежи­вания содержания и уровня удовлетворения потребностей пользователей, обеспечиваемого данным содержанием.

Также следует подумать и о вопросах правовой ответственности. Что будет, если пользователь будет использовать информацию с вашего web-сайта «не по назначению» и умрет или потерпит серьезный ущерб? На всех ресурсах, если вы делаете содержание доступным для клиентов, нужно вставить примечание об отказе нести подобную ответственность. Кроме того, если вы получаете со­держание извне, вы вступаете в мрачный мир авторских прав. К несчастью, закон об авторском праве отстает от современности, поэтому существует мно­жество туманных и нерешенных вопросов относительно электронного ис­пользования материалов, на которые распространяется авторское право. Так, неясно даже то, законно ли делать ссылки на другие web-сайты.

Мне бы очень хотелось сказать вам, что в мире полно технологических ре­шений управления содержанием, которые помогут вам решить все ваши проблемы. Forester Report в отчете, вышедшем в феврале 2001 года, делает следующее заключение: современные программы управления содержанием находятся на ранней стадии. В докладе перечислены три классических при­знака такого состояния:

> незавершенные продукты, которые не покрывают все потребности кли­ента;

> отсутствие четкого понимания того, что такое управление содержанием и что для него требуется;

>- разнообразие предсказаний относительно будущего управления содер­жанием.

Однако есть надежда. Сейчас мы наблюдаем все большее использование спе­циальной технологии управления содержанием, которая называется XML (exten­sible markup language, расширяемый язык разметки). XML — это набор правил для определения структур, которые указывают, какова функция тех или иных данных, а не то, как они должны отображаться на экране (что было верно в слу­чае HTML). Если все доступное содержание размечено при помощи XML, значи­тельно упрощается обнаружение информации, получение доступа, систематиза­ция, объединение и многие другие процедуры, связанные с управлением инфор-

Часть 3 > Другие факторы мотивации

мацией. Такое всестороннее использование — пока еще дело будущего, посколь­ку стандарт XML находится на стадии разработки. Однако результат может ока­заться весьма впечатляющим. Один эксперт, работу которого я читала, с энтузи­азмом заявляет, что это будет такой же гигантский прыжок вперед, как тот, что был связан с технологией, давшей начало World Wide Web, то есть HTML.

u

Знайте что

Расширяемый язык разметки (extensible markup language, XML) - это важная технология уп­равления содержанием. Это набор правил для определения структур данных. В отличие от HTML, XML определяет, какова функция текста на web-страницах, а не то, как эти страницы бу­дут отображаться. Одно из применений XML заключается в том, что этот язык позволяет класси­фицировать ключевые элементы того или иного документа по их значению. Затем поисковая машина может более разумно подойти к их поиску и выдаче результатов поиска пользователю.

________________________________

Управление содержанием при помощи таксономии и поисковых машин

Важный момент организации и обнаружения информации — это таксономия, иерархическая структура определенного корпуса знаний. Такая структура дает схему для представления того, как сгруппированы знания и как группы соотно­сятся друг с другом. Из школьного курса вы можете помнить о роли таксономии в биологии, которая состоит в организации большого числа известных растений и животных в различные группы, получающие название, их легко запоминать и обсуждать. Таксономия дает методологию для классификации определенного растения или животного, позволяющей показать его место в общей схеме.

Чтобы показать вам, как таксономия работает в иерархической структуре животных, вернемся к нашему странному животному, утконосу. Мы начнем с самой вершины таксономии, а затем спустимся вниз. Когда мы пройдем всю ие­рархическую цепочку, увидим, как утконос соотносится с другими животными.

> Царство. Утконос относится к царству животных. Другие царства — это Монета, грибы, растения и Protista.

> Тип. Утконос входит в тип хордовых, к которому относятся животные с хордой. Хорда — это тяж, который проходит по всей длине тела взрос­лого организма.

> Подтип. Утконос относится к подтипу позвоночных, то есть животных с позвоночником.

Глава 14 > Поиск нужной информации

Знайте что Таксономия(taxonomy) - это ие­рархическая структура определен­ного корпуса знаний. Такая структура дает способ организации знаний по отдельным группам и показывает, как эти группы соотносятся друг с дру­гом. Она также предоставляет спо­соб классификации отдельного эле­мента. В управлении содержанием та­ксономия - это схема классификации содержания, введенного в систему. Она организует содержание и дает пользователям средства навигации.

> Класс. Несмотря на все свои стран­ности, утконос — это представитель млекопитающих, группы животных с волосяным покровом и четырех -камерным сердцем, теплокровных и живородящих.

> Отряд. Утконос относится к моно-тремам, млекопитающим, отклады­вающим яйца.

> Семейство. Семейство утконоса — Ornithorhynchidae, семейство с одним-единственным представителем.

> Виды. Латинское название утконо­са, которое используется в таксоно­мии, — Ornithorhynchus anatinus.

Если вы управляете содержанием в своем интранете или на особом web-сай­те, таксономия дает пользователям воз­можность просмотреть, какая информа­ция доступна, как она разбита по группам икак эти группы соотносятся друг с дру­гом. Хорошая таксономия поможет вам перейти к тому пункту моря знаний, в котором вы хотите оказаться. Кроме то­го, она позволяет пользователям, добавляющим свои материалы, сразу класси­фицировать их. Лица, ответственные за общее управление содержанием, так­же могут использовать таксономию для инвентаризации и проверки содержа­ния. Итак, вы можете видеть, насколько таксономии могут быть полезными для систем управления знаниями.

Существуют два метода создания таксономии: автоматический и ручной (выполняемый людьми). Например, компания Unilever Research использовала для создания таксономии упрощенные группы, в которые входило от 6 до 10 че­ловек. Во время картографирования, занимавшего от двух до трех часов, участ­ники создавали иерархическую структуру. Unilever обнаружила, что картогра­фирование таксономии — процесс интерактивный и итеративный. По мере ра­боты некоторые категории могут измениться и даже вовсе исчезнуть. Структу­ра также может измениться. Все это требует интенсивного диалога.

Хотя результаты и прибыли в этом случае могут быть весьма значительными, разработка таксономии самими людьми — процесс, требующих больших затрат времени и сил. Вам понадобятся эксперты, упростители, а также иногда кон­сультанты, занимающиеся творческими решениями и собственно таксономия-ми. Однако главный недостаток таксономии, созданных людьми, состоит в том, что они являются как бы снимком, сделанным в какой-то определенный момент времени. К несчастью, такой снимок может не соответствовать текущему поло­жению дел. Вещи меняются, и таксономии могут измениться вместе с ними.

Часть 3 > Другие факторы мотивации

Знайте все «нет»

Не надейтесь, что ваша таксономия будет совершенным произведением искусства. Вспомним об утконосе. На самом деле он не очень-то похож на млекопитающих, поскольку он откла­дывает яйца, но тем не менее к ним он ближе всего. Любая разрабатывае­мая вами таксономия будет всего лишь приближением. Поэтому сде­лайте ту лучшую таксономию, кото­рая оправдала бы потраченные силы.

И наоборот, таксономии, автоматически созданные при помощи определенных про­грамм, могут постоянно обновляться, если данная программа продолжает работать и выполнять свои функции. Некоторые про­граммы могут даже представлять итоговые таксономии визуально, в виде схематическо­го древа, которое позволяет пользователям осуществлять навигацию по содержанию.

Существуют поисковые машины, которые объединяют поиски с таксономиями. Один из удачных примеров — web-сайт Yahoo!. Неко­торые из таких поисковых машин используют существующие внутренние таксономии или списки ключевых слов. Другие создают собст­венную таксономию, анализируя внутренние рабочие процессы и информацию.

⇐ Предыдущая40414243444546474849Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: