Воп-40. Функции управления А. Файоля

Управлять – это вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в распоряжении ресурсов – вот основной лозунг А. Файоля.

Он считал, что эффективное управление может быть осуществлено при выделении шести основных операций, присущих как небольшим, так и крупным предприятиям и распределил их относительное значение, приняв весь цикл за 100 %:

- технические операции (производство, изготовление продукта, его переработка) – 10 %;

- коммерческие операции (покупка, продажа, обмен) – 15 %;

- финансовые операции (привлечение средств и управление ими) – 10 %;

- защитные операции (защита имущества и личностей) – 10 %;

- учетные операции (инвентарь, бухгалтерия, учет, статистика и т.д.) – 15 %;

- административные операции (воздействуют только на личный состав, не оказывая непосредственного влияния не на материалы, не на механизмы) – 40 %.

В организации для менеджера высшего уровня более важны управленческие способности, нежели техническая подготовка. Поэтому наиболее важной частью управления Файоль считал администрирование и выделил 5 его основных функций:

1) предвидеть - учитывать грядущее и вырабатывать программу действия;

2) организовывать - строить двойной – материальный и социальный – организм предприятия;

3) распоряжаться - побуждать персонал производительно работать, поддерживать активность в среде персонала;

4) координировать - увязывать работу различных частей организации во избежание дублирования производственных операций;

5) контролировать - проверять выполнение работы в соответствии с утвержденным планом, изданными приказами и установленными принципами.

Файоль отмечает, что элементы управления будут занимать важное место в деятельности высшего управленческого персонала и значительно меньшее (или вообще отсутствовать) в деятельности персонала, непосредственно занятого в производстве, или младшего управленческого персонала.

По представлению Файоля, управление означает взгляд вперед, который делает процесс предвидения и планирования центральным в предпринимательской деятельности. Менеджер должен оценивать будущее и предвидеть его. Для нормальной работы организация нуждается в плане, который должен обладать «единством, неразрывностью, гибкостью и точностью».

Сущность планирования состоит в том, чтобы предоставить возможность оптимального использования ресурсов. Кроме того, план включает возможность случайностей, которые могут произойти и указывает методы их преодоления. План защищает предприятие от нежелательных изменений или отклонений от выбранных направлений деятельности. Необходимо участие в планировании руководителей всех отделов и всех уровней, но наибольшее внимание следует уделять планированию на нижнем уровне менеджеров, ведь именно они будут выполнять запланированное.

Организовывать – означает выстраивать структуру предпринимательства как материальную, так и человеческую. Задача управления состоит в том, чтобы построить организацию, которая даст возможность реализовать основные цели организации оптимальным образом. Центральным моментом здесь является наличие структуры, в которой планы эффективно разрабатываются и выполняются. Здесь должно быть обеспечено единство распоряжения и указания, ясное определение ответственности, точное решение, поддержанное эффективной системой отбора и обучения менеджеров.

Путем распоряжения, поддерживающего активность среди персонала, организация должна быть вовлечена в движение. Благодаря возможности отдавать распоряжения менеджер обладает средством добиваться от подчиненных наилучшего выполнения задания. Это может быть сделано посредством примера, знания дела, знаний подчиненных, непрерывного контакта с персоналом, а также посредством поддержания широкого взгляда на управляющие функции.

Менеджер, от которого исходят распоряжения, обязан:

1) хорошо знать свой персонал, но иметь не более шести подчиненных;

2) избавляться от неспособных и некомпетентных, так как такие работники становятся причиной нарушения единства и правильности функционирования организации;

3) являться примером, что будет мощным стимулом для подчиненных, кроме того ибо примерный руководитель имеет моральную основу применять к злостным нарушителям соответствующие меры наказания;

4) проводить периодическую проверку организации и использовать ее результаты в дальнейшем;

5) проводить совещания сотрудников, что дает возможность руководителю, с одной стороны, излагать свою программу действий, и с другой стороны, использовать идеи своих подчиненных для выработки эффективных решений;

6) не углубляться в детали, доверять своим подчиненным ту часть работы, участие в которой для руководителя не обязательно.

Однако организации чаще всего выполняют самые разные задачи, поэтому становится необходимой координация усилий, т.е. обеспечение согласованности в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (координации) между ними.

Одним из лучших способов поддержания персонала в рабочем состоянии и облегчения выполнения им своих обязанностей является проведение «совещаний начальников служб». В результате, каждое звено (отдел) уточняет, что ему следует делать; согласовываются действия между звеньями.

И контроль – завершающий цикл управления. Контроль служит для проверки качества выполнения других четырех элементов управления. С целью высокой эффективности, контроль следует осуществлять быстро. Должна быть предусмотрена система штрафных санкций. Следует отделить функции, связанные с проверкой, от функций производственных отделов, чью работу необходимо проверять. Файоль предполагал необходимость независимого, беспристрастного отдела контроля.

Главный вклад Файоля в теорию управления состоял в том, что он рассмотрел управление как универсальный процесс, состоящий из нескольких взаимосвязанных функций. Если функции управления отвечают на вопрос «Что делает руководитель?», то принципы – на вопрос «Как он это делает?».