Вопрос 2. Классификация документов.

В связи с множественностью и разнообразием носителей исходной информации (первичных документов) возникает необходимость классификации документов по ряду признаков. Схематично это выглядит следующим образом (см. схему 14). Классификация документов имеет не только теоретическое, но и большое практическое значение, так как, зная особенности каждого документа, можно рационально его использовать в управлении хозяйственной деятельностью.

Схема 14. Классификация документов

Документы классифицируются:

1. По назначению:

- распорядительные – к ним относятся приказы, наряды, ордера, требования, заказы, т.е. распоряжения на проведение каких-либо хозяйственных операций;

- исполнительные (оправдательные) – приходные ордера, акты приемки материалов, уведомления и т.д. эти документы отражают факт выполнения хозяйственных операций;

- документы учетного бухгалтерского оформления – составляются в бухгалтерии для выявления хозяйственного результата операций, ранее уже оформленных в распорядительных и исполнительных документах. Эти документы не являются основанием для выполнения операций и не являются подтверждением их выполнения, а служат для технической подготовки записей по счетам. К ним относятся мемориальные ордера, заполняемые на основании первичных документов; в них указывается корреспонденция счетов по данной операции. Также сюда относятся различные справки о перечислении со счета на счет, справки о распределении затрат по счетам, группировочные ведомости, отчетные калькуляции.

В рамках этой классификации можно выделить комбинированные документы, которые являются и распорядительными, и исполнительными.

Например:

- приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц и др.;

- расходный кассовый ордер, переданный на исполнение кассиру, будет распорядительным документом, а после того, как кассир выдаст деньги и адресат распишется в их получении, т.е. будет отражен факт совершения операции, документ станет исполнительным. Затем, когда на этом документе будут размечены корреспондирующие счета, то этот же документ станет документом учетного оформления.

2. По объекту:

- единичные (первичные) – на них отражается только одна операция, например, один вид расхода подотчетного лица.

Сводные – на них объединяется несколько единичных (например, авансовый отчет подотчетного лица, содержащий все виды расходов). К сводному документу прилагаются единичные.

3. По способу составления:

- разовые – составляются на каждую хозяйственную операцию сразу, и после составления поступают в бухгалтерию для отражения их данных в учетных регистрах. Особенность этих документов – их однократное использование для первоначальной регистрации хозяйственных операций.

- Накопительные – для многократной записи ряда однородных операций постепенно, в течение определенного периода. Итоги выводятся только в конце периода. После последней записи и подведения итогов документ поступает в бухгалтерию, где на всю сумму итога делается одна проводка. Положительная сторона 0 сокращение документооборота; отрицательная сторона - невозможность ежедневно отслеживать операции по проводкам.

4. По месту составления:

- внешние – возникают вне данного предприятия; на них отражаются отношения с другими предприятиями (например, счета платежные требования, рекламации, счета фактуры).

- Внутренние – отражают внутренние операции, происходящие на предприятии.