 |
Вопрос 4. Порядок составления и обработки документов.
|
|
|
|
После составления все документы, на основании которых должны быть произведены записи по счетам бухгалтерского учета, представляются в бухгалтерию. Здесь они до записи по счетам предварительно подвергаются бухгалтерской обработке, заключающейся в их проверке, кодировании, таксировке и группировке.
Каждый документ при приемке его бухгалтерией тщательно проверяется: по существу, по форме и с арифметической стороны.
При проверке по существу устанавливается соответствие хозяйственных операций, оформленных документами, законодательству, плановым заданиям, нормам, сметам, а также их необходимость и хозяйственная целесообразность.
Проверка по форме – проверка полноты и правильности заполнения всех реквизитов, необходимых для данного документа, подлинности подписей должностных лиц, составивших документ, четкости и ясности текстовых и цифровых записей, своевременности оформления данной хозяйственной операции и представления документа в бухгалтерию и т.п.
Арифметическая проверка документа заключается в проверке правильности количественного выражения данной хозяйственной операции, т.е. в проверке правильности приведенных в нем цифр, подсчетов, таксировки, выведения итогов и других арифметических действий.
Кодирование документов – очередной этап бухгалтерской обработки документов, в результате которого все их показатели (цифровые и словесные) выражаются цифровыми обозначениями действующей на данном предприятии системы кодов.
Таксировка документов – определение денежной оценки хозяйственной операции.
Группировка документов – объединение документов по однородным признакам за определенный период для сокращения учетных записей. В современных условиях хозяйствования и учета в объединениях и на предприятиях составляется множество документов и делать записи по счетам на основании каждого из них невозможно, так как это было бы слишком сложно и громоздко. Сокращению количества учетных записей способствует группировка документов, которая заключается в том, что документы за определенный период на основе однородности объединяются. Полученные в результате объединения итоги отражаются в накопительных ведомостях или других сводных документах, данные которых служат основанием для осуществления записей в регистры бухгалтерского учета (табуляграммы, машинограммы, журналы-ордера, ведомости и т.п.). Например, документы по приходу и расходу материалов группируются в соответствующих месячных накопительных ведомостях, кассовые документы (приходные и расходные) группируются в отчетах кассира, как правило, за каждый день. Заканчивается обработка документов установлением корреспонденции счетов по зафиксированным в документах хозяйственным операциям. Обрабатываемые документы подвергаются оперативному и учетному гашению.
|
|
|
Гашение – отметка на документах об их использовании. Подвергнуть оперативному гашению приходный кассовый документ – значит поставить на нем штамп или сделать надписи от руки «Получено» с указание даты. На расходном кассовом документе таким же образом проставляется «Оплачено» также с указанием даты. Банковские документы, документы по заработной плате и другие гасятся штампом «Погашено». Оперативное гашение денежных документов производится для того, чтобы они не могли быть использованы повторно с целью получения по ним денег.
Учетное гашение производится путем проставления на каждом документе разметочного штампа, в котором предусмотрена отметка номера учетного регистра (табуляграммы, машинограммы, журналы-ордера или ведомости), корреспондирующих счетов, номера листа приложения и подписи исполнителя. Оно необходимо для исключения ошибочных повторных записей и предупреждения возможных злоупотреблений. Наличие на документах разметочных штампов облегчает выполнение контрольных функций за правильностью, полнотой учетных записей и наличием документов.
|
|
|
Вопрос 5. Документооборот
Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив на хранение проходят значительное количество этапов. Начинается движение большинства документов с места их составления и оформления (получения). Составленные (поступившие) документы принимаются работниками бухгалтерии. В процессе движения документов по рабочим местам бухгалтерией ведутся их обработка и использование для учетных записей. Далее документы обрабатываются на вычислительной установке. В конечном итоге документы сдаются в архив на хранение. Такой порядок и путь прохождения каждого документа называется документооборотом.
Следовательно, документооборот – движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для учетных записей и последующей передачи в архив.
В таблице № 10 приведен график документооборота.
Таблица № 10
УТВЕРЖДЕН
приказом от _______________ 19___г.
№ ___________
График документооборота
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| количество экземпляров | ответственный за выписку | ответственный за оформление | ответственный за исполнение | срок исполнения | ответственный за проверку | кто представляет | порядок представления | срок представления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок передачи | |
Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором указать, через какие рабочие места (инстанции), в какие сроки, для совершения каких процессов по обработке и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. При этом кратчайший путь прохождения (минимальное количество рабочих мест, через которые проходит документ) и минимальный срок прохождения (минимальное время для выполнения необходимой работы с документом на каждом рабочем месте) документа – важнейшие из условий правильной организации учета. Соблюдение этих условий повышает оперативность учетного процесса, что способствует организации предварительного и текущего контроля.
|
|
|
Документооборот в каждом производственном объединении (предприятии) устанавливается главным бухгалтером и утверждается руководителем, после чего он является обязательным для всех работников данного объединения (предприятия), связанных с оформление документов.
Обязательность документооборота повышает ответственность каждого работника за составление, использование документов и соблюдение сроков прохождения их по рабочим местам. Она дисциплинирует не только подразделений объединения (предприятия), на долю которых приходится составление весьма значительной части документов.
Правильно организованный документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность нагрузки учетного аппарата и других работников, связанных с оформлением хозяйственных операций документами, своевременность записей операций по счетам бухгалтерского учета. Все это повышает качество, оперативность бухгалтерского учета и действенность контроля за сохранностью социалистической собственности, законностью совершаемых хозяйственных операций и соблюдением режима экономии.
СХЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
| |||
 |
Организация документооборота. Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Формы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.
|
|
|
График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
В таблице 11 приведен перечень документов, участвующих в документо-обороте конкретного предприятия.
Таблица 11
| Идентификатор документа | Наименование документа |
| d1 | Требование-накладная |
| d2 | Приходный ордер |
| d3 | Накладная на отпуск материалов на сторону |
| d4 | Материальный отчет по складу |
| d5 | Приемо-сдаточная накладная |
| d6 | Накладная |
| d7 | Отчет по складу готовой продукции |
| d8 | Плановая калькуляция на сданную продукцию |
| d9 | Калькуляция себестоимости |
| d10 | Перечень работающего оборудования |
| d11 | Снятие остатков незавершенного производства |
| d12 | Счет-фактура |
| d13 | Счет-фактура от поставщика |
| d14 | Платежное поручение |
| d15 | Выписка банка |
| d16 | Табель |
| d17 | Книга распоряжений |
| d18 | Приказ |
| d19 | Больничные листы |
| d20 | Показатели на премию |
| d21 | Отчет по расходу энергоресурсов |
| d22 | Журнал-ордер № 6 |
| d23 | Журнал-ордер № 11 |
| d24 | Отчет о выплатах |
| d25 | Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности |
Схема 15. Информационные потоки предприятия
 |  | ||||
| |||||
|
|
d2
|
|
|
 | |||
 | |||
|
|
|
d21
|
|
|
|
d18
d25
|
Документооборот может быть спроектирован не только применительно к предприятию в целом, но и к отдельным участникам работы. Так, на участке, связанном, к примеру, с процессом реализации продукции, документооборотом охватываются следующие работы:
· заключение договора между фирмой-поставщиком и фирмой-покупателем на приобретение продукции;
· формирование в бухгалтерии фирмы-поставщика документа «Счет», выставляемого покупателю продукции;
· оплата фирмой-покупателем счета за продукцию посредством перевода денежных средств на расчетный счет банка фирмы-поставщика. Формирование в банке выписки, где отражается уплаченная фирмой-покупателем сумма;
|
|
|
· заполнение в бухгалтерии фирмы-поставщика доверенности на отгрузку продукции в двух экземплярах. Один экземпляр документа передается на хранение в производственный отдел бухгалтерии;
· формирование в бухгалтерии на основании выписки и доверенности документов – «Накладной на отгрузку товаров» в количестве четырех экземпляров и «Счета-фактуры» в двух экземплярах;
· передача «накладной» и «Счета-фактуры» на склад для их визирования кладовщиком;
· передача по одному экземпляру «Накладной и «Счета-фактуры» в производственный отдел бухгалтерии и в отдел сбыта. Один экземпляр документов служит пропуском для экспедитора груза фирмы-покупателя на выезд с территории фирмы-поставщика.
Обработка документов, поступающих в организацию. Поступающие в организацию документы, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, после чего доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При наличии на предприятии централизованной экспедиционной службы учет документов организуется лучше, повышается производительность труда работников службы канцелярии, общего отдела, службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.
Конверты с документами, в том числе и заказными, вскрываются, проверяется правильность доставки и целостность упаковки документов, на каждом полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению. При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а сами машинные носители без вскрытия упаковки передаются на вычислительный центр. Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Обработка документов, отправляемых из организации. Отправляемые организацией документы, в том числе и созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Предназначенные к отправке документы принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям к сохранности носителей и записанной на них информации. Такие документы снабжаются сопроводительным письмом, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.
|
|
|
