Вопрос 2. Мемориально-ордерная форма учета

Различные сочетания технических средств учета (система взаимосвязи между собой учетных регистров) определяют форму ведения бухгалтерского учета. Все совершенные операции хозяйственного плана отражаются специальных формах, которые называются учетными регистрами.

Под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров (документов) с установленным порядком и способом отражения записей в них.

Основными формами бухгалтерского учета являются:

1. Мемориально-ордерная форма учета.

2. Журнально-ордерная форма учета.

3. Упрощенная форма учета.

4. Машинно-ориентированная форма учета.

Мемориально-ордерная форма. Возникла в 19 веке, создание ее происходило путем постепенного внедрения в учет наиболее рациональных технических средств и приемов предыдущих форм.

В связи с необходимостью быстрого получения информации о хозяйственных процессах, перестроили и структуру регистров синтетического учета. Книга стала вестись в форме контрольной ведомости, где каждый счет показывался в шахматной форме с раскрытием его корреспонденции. Была введена сводка оборотов – шахматная оборотная ведомость, наглядно иллюстрировала хозяйственную деятельность путем раскрытия корреспонденции счетов. На основе документов составляются мемориальные ордера (проводки, на которых указывается корреспонденция счетов по данным операциям, упорядочиваются записи в синтетическом учете).

При мемориально-ордерной форме учета на основании данных первичных документов составляются мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал, а затем в Главную книгу по синтетическим счетам. Аналитический же учет ведут в карточках, в которых записи делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании отчетного периода составляются оборотные ведомости, которые сверяют между собой (см. схему 17.)

В настоящее время за каждым мемориальным ордером закрепляют номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операциях (кассовым, по расчетным счетам, заработной плате и т.д.) ордера, которые регистрируются в регистрационном журнале в хронологическом регистре синтетического учета. Регистрационный журнал предназначен для порядковой нумерации мемориальных ордеров и для сохранности, вместе с подшитыми к ним документами, а также для проверки полноты охвата хозяйственных операций системным регистром синтетического учета. Эта проверка осуществляется сличением в конце месяца итогов регистрационного журнала с итогами оборотов по дебету и отдельно – по кредиту всех синтетических счетов, выводимых в оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Схема 17. Мемориально – ордерная форма учета (документооборот)

Запись

Сверка записи

После регистрации мемориальные ордера используются для записи в Главной книге. Главная книга или контрольная ведомость стоится с каждого счета на колонки, отводимые для записи оборотов по каждому корреспондирующему счету в отдельности (т.е. по шахматному принципу регистрируются только текущие обороты).

На основе Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета.

Записи в регистры аналитического учета ведутся непосредственно из документов, подшитых к мемориальным ордерам. Проверка правильного аналитического и синтетического учета осуществляется путем составления оборотной ведомости по счетам аналитического учета и сверки их с соответствующими суммами оборотной ведомости по синтетическим счетам.

В настоящее время при ведении учета по мемориально-ордерной форме используются различные виды вычислительных машин.

Мемориально-ордерная форма имеет некоторые достоинства. Так, сравнительно проста по своей структуре. Взаимосвязь между регистрами устанавливается легко. Техника учетных записей несложна и быстра. Благодаря этому в первые годы своего существования эта форма имела преимущества по сравнению с прежними формами счетоводства. Она решила такие важнейшие проблемы бухгалтерской техники, как уменьшение громоздкости аналитического учета и устранение его отставания от учета синтетического. Таким образом, мемориально-ордерная форма учета предусматривает составление регистров мемориальных ордеров, оформляемых на группу документов и содержащих сведения о бухгалтерской проводке, дате ее составления и сумме. Мемориальные ордера в хронологическом порядке записываются в регистрационный журнал, где им присваиваются порядковые номера. Итоги мемориальных ордеров переносятся в журнал – Главную книгу. Итоги оборотов дебета и кредита по счетам из журнала – Главной книги переносятся в оборотную ведомость синтетических счетов, которая используется для составления баланса. Аналитический учет ведется в аналитических регистрах – книгах и карточках.