 |
Особенности составления частных деловых бумаг
|
|
|
|
начнем анализ с определения наиболее востребованных жанров в учебной и профессиональной сфере общения – автобиографии и резюме, которые входят в число личной документации. Рассмотрим их характерные особенности.
Так, автобиография – это документ, в котором в свободной форме описывается жизненный путь составителя текста.
Основная функция этого документа – предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.
Автобиография включает следующие реквизиты:
1) наименование документа;
2) текст документа, содержащий сведения о составителе (фамилия, имя, отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведения о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы матери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон;
3) подпись;
4) дата.
Подчеркнем, что текст документа достаточно развернутый, свободный по форме. Такой текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, менее стереотипен по сравнению с резюме и другими жанрами названной группы, излагается от первого лица в произвольной форме, причем информация о себе сообщается в хронологической последовательности.
Среди кадровой документации наиболее близким к автобиографии по содержанию является резюме. Определение данного документа таково:
Резюме – это документ, содержащий краткие автобиографические сведения с указанием занимаемых в течение жизни должностей, мест работы, образования и пожелания относительно нового места работы.
|
|
|
Резюме называют также CV (си-ви), или curriculum vitae (лат.), что означает «жизнеописание, сведения из чьей-либо жизни».
Автобиографичность сведений объединяет резюме и автобиографию, но цели их написания разные. Если назначение автобиографии – предоставление полной информации об авторе, то р езюме должно заинтересовать работодателя и побудить его предоставить составителю документа должность, на которую автор претендует.
Поэтому при написании текста резюме рекомендуется отбирать информацию по следующим принципам:
· использовать только те данные о вашей предыдущей работеи учебе, которые имеют отношение к должности, на которую вы претендуете;
· проанализировать свои достижения в этих областях и представить их в наиболее выигрышном виде;
· не включать в резюме все то, что не имеет прямого отношения к избранной работе.
Обычно резюме представляется в напечатанном виде и включает следующие р еквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий Ф.И.О. автора – составителя резюме, сведения о дате и месте рождения автора, его гражданство; адрес, телефон автора-составителя; сведения о его семейном положении; цель составления резюме (получение вакантной должности, на которую претендует автор); сведения об образовании; сведения о местах работы с указанием должности и служебных обязанностей; дополнительные сведения о себе, связанные с возможностью занимать искомую должность (владение компьютером, наличие водительских прав, знание иностранных языков); сведения об интересах автора, его увлечениях; ссылка на рекомендации с предыдущих мест работы;
3) дата.
В отличие от автобиографии текст резюме представляется в напечатанном виде, по форме изложения напоминает анкету, но предполагает бóльшую свободу.Кроме того, сведения об образовании представляются в хронологическом порядке, а сведения о местах работы– в обратном порядке, т.е. сначала указывается работа, которой вы занимаетесь в настоящий момент, а потом та деятельность, которой вы занимались ранее. Подпись на этом документе обычно не предполагается, так как, по сути, резюме – это ваша визитная карточка, но более развернутая по форме.
|
|
|
В число жанров личной документации входят также заявление, доверенность и расписка, которые так же, как и автобиография, могут быть представлены в рукописном виде.
Итак, проанализируем особенности заявления.
Заявление – это служебный документ личного характера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией.
Заявление содержит узкую, личную информацию, которую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра – обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.
Основными реквизитами заявления считаются следующие:
1) наименование адресата;
2) наименование адресанта (заявителя);
3) наименование вида документа;
4) текст документа, включающий в случае необходимости опись прилагаемых документов;
5) подпись (заявителя);
6) дата (подачи заявления);
7) визы согласования документа.
Следует обратить внимание на содержание и расположение структурных компонентов документа. В начале заявления, в верхнем правом углу листа, должно быть указано, кому и от кого оно направлено (например, «Декану... факультета (ф.и.о.) от (ф.и.о.), студента 1 курса …»), затем следует наименование вида документа чаще со строчной буквы, в конце которого ставится точка. Далее идет стереотипный текст,в котором достаточно лаконично излагается просьба автора и ее объяснение (мотивировка). После этого справа ставится подпись заявителя, а строчкой ниже слева дата написания заявления.
Существует два вида оформления заявления, которые могут быть написаны как от руки, так и на бланке с трафаретным текстом.
Первый вариант:
| Ректору ФГБОУ ВПО Орёл ГАУ академику РАСХН Н.В. Парахину студентки 1-го курса экономического факультета (направление подготовки «Экономика») И.М.Кузнецовой заявление |
Второй вариант:
|
|
|
| Ректору ФГБОУ ВПО Орёл ГАУ академику РАСХН Н.В. Парахину от студентки 1-го курса экономического факультета (направление подготовки «Экономика») И.М.Кузнецовой заявление |
К языковым особенностям заявления относится использование клишированных синтаксических конструкций.
В тексте заявления просьба, как правило, представлена предложением «Прошу разрешить мне + инфинитив (посещать занятия) или винительный падеж (досрочную сдачу экзаменов)…». Варианты: «Прошу выделить, выдать, предоставить, помочь, оказать материальную помощь, отчислить, зачислить, перевести, отремонтировать» и т.п.
Мотивировка просьбы включает следующие конструкции: в связи с (тем, что).., ввиду (того, что).., на основании (того, что).., так как.., по семейным обстоятельствам и т.п.
Приведем образец заявления студента с просьбой о разрешении досрочной сдачи сессии:
| Декану экономического факультета В.И. Савкину студентки 1-го курса экономического факультета (направление подготовки «Экономика») И.М.Кузнецовой заявление Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с тем, что в июне я буду работать проходить стажировку в фермерском хозяйстве в Баварии. Подпись 10 мая 2013 г. (визы согласования документа) |
При необходимости заявление визируется должностными лицами (в нашем примере – преподавателями, которые допускают студента до досрочной сдачи экзамена по своему предмету).
Доверенность так же, как и заявление, относится к документам личного характера, но имеет свои содержательные и структурно-языковые особенности. Известно следующее определение этого жанра.
Доверенность – это документ о предоставлении доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).
При написании доверенности используются следующие реквизиты:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий ф.и.о. доверителя, его паспортные данные, ф.и.о. доверенного лица, его паспортные данные или данные организации с указанием адреса;
|
|
|
3) подпись доверителя;
4) дата оформления доверенности;
5) отметка о заверении подписи доверителя;
6) подпись заверителя;
7) дата;
8) печать.
Исходя из указанных реквизитов можно выделить два типа доверенностей:
ü служебные доверенности (например, организация доверяет сотруднику пользование служебным автомобилем);
ü личные доверенности (один гражданин доверяет пользование личным автомобилем другому гражданину).
Служебная доверенность составляется от имени юридического лица, она должна быть подписана руководителем (или уполномоченными должностными лицами) и заверена печатью организации. Помимо указанных выше реквизитов служебная доверенность должна содержать регистрационный номер. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи.
Личная доверенность составляется физическим лицом, она должна быть удостоверена в нотариальном порядке. Такая доверенность составляется на стандартных листах формата А4 или А5. Без даты оформления документа, подписи доверителя и отметки о заверении доверенность считается недействительной.
Кроме того, поскольку доверенность является важным юридическим документом, то она не принимается к исполнению, если содержит ошибки, структурные нарушения, правку текста, приписывание или зачеркивание слов.
Следует учитывать также некоторые особенности языкового порядка: употребление формы первого лица единственного числа личного местоимения с приложением.
В доверенности используют конструкцию «Я, … (данные о доверителе), доверяю (поручаю) … (данные о доверенном лице) + инфинитив (получить) …».
Этот жанр может быть использован в повседневной учебной жизни, например, в университете студенты могут доверить получение стипендии старосте группы. В таком случае документ представляет собой следующее:
| Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь Я, студентка 1 курса экономического факультета ФГБОУ ВПО Орёл ГАУ, Мишина Елена Анатольевна (паспортные данные), доверяю в получении стипендии за ноябрь 2012 года старосте группы Ильиной Анне Олеговне (паспортные данные). Подпись 01.11.2012. Подпись Сергеевой С.С. удостоверяю Декан экономического факультета Савкин В.И..________________________ Дата Печать |
Обратите внимание на расположение частей доверенности: наименование документа в центре, подпись доверителя справа, ниже слева дата, под датой отметка о заверении подписи доверителя.
Надо сказать, что по форме изложения и заявление, и доверенность являются типовыми документами, т.е. имеются строгие указания по их составлению, отсутствие одного из реквизитов делает их недействительными.
|
|
|
Таким же типовым документом является расписка, которая имеет следующее определение:
Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.
Назовем реквизиты этого документа:
1) наименование вида документа;
2) текст, включающий ф.и.о. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации или лица, от которого получено что-либо, точное наименование полученного с указанием количества или суммы (про-писью);
3) подпись получателя;
4) дата оформления доверенности.
Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.
Образец:
| РАСПИСКА Я, студентка 1 курса экономического факультета ФГБОУ ВПО Орёл ГАУ Иванченко Галина Игоревна (паспортные данные), получила со склада типографии ФГБОУ ВПО Орёл ГАУ раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве тридцати экземпляров. Подпись 15.09.2012 |
|
|
|
