 |
Автоматизация работы с персоналом
|
|
|
|
Работа с персоналом – один из основных компонентов менеджмента. Понимание роли и значения работы с персоналом определяет особое внимание разработчиков к автоматизации этой службы.
Требования оперативности, доступности информации о персонале, встроенные аналитические возможности – типовые компоненты этих систем.
Рассмотрим место системы автоматизации кадровой деятельности в общей структуре системы автоматизации управления организацией.
Учет кадрового состава организации, отработанного времени и произведенной продукции предшествует расчету причитающегося каждому сотруднику вознаграждения и учету израсходованных на это средств. Окончательным итогом является включение соответствующих сумм в баланс предприятия. АРМ кадровой службы оснащаются специализированным комплексом программ. Информация для расчета зарплаты передается непосредственно перед расчетом вознаграждения.
Необходимый набор данных включает в себя:
· список сотрудников;
· сведения о причитающемся им вознаграждении в соответствии с отработанным сотрудниками временем (табель-календарь) и произведенной продукцией;
· сведения о перемещениях по службе и об отпусках за время расчетного периода;
· сведения о льготах в налогообложении.
Вопрос о том, в какой системе удобнее организовать учет рабочего времени, остается открытым. Это зависит в первую очередь от того, какая структура в организации выполняет данную работу. Важную роль для службы работы с персоналом играет информационный аспект архивирования. Актуально ведение архивов изданных документов, в том числе приказов, архивов уволившихся сотрудников, а также архивов перемещений по службе и отпусков. Для большинства архивов возможно разбиение информации по годам, поскольку это максимальный отчетный период. В настоящее время на рынке ПО существует ряд систем, призванных решать вопросы автоматизации кадрового учета.
|
|
|
Рассмотрим одну из версий информационной системы управления персоналом
Данный программный комплекс полностью соответствует нормативным документам, определяющим порядок ведения документации кадровой службы на предприятиях различных форм собственности, включая бюджетные организации и холдинговые компании. Система является прикладным программным средством. С его помощью обеспечивается ведение базы данных о сотрудниках, содержащей информацию из личной карточки и сведения об условиях трудового договора (контракта) с сотрудниками.
Система работает в диалоговом режиме, предоставляет пользователю возможности быстро и качественно подготовить приказы, контракты и справки, провести их корректировку, поддерживает архивы отпусков, перемещений по службе, приказов об уволенных, ведет поиск и анализ разнообразной информации. Она обеспечивает ведение и подготовку документов кадровой службы на малых предприятиях, в товариществах, акционерных обществах и на предприятиях других форм собственности, включая бюджетные предприятия.
Система осуществляет получение и визуализацию следующих выходных форм;
· личной карточки по модифицированной форме Т-2;
· приказов о зачислении на временную, постоянную работу или по совместительству;
· приказов о внутреннем и внешнем переводе;
· приказов об увольнении по различным причинам с занесением в архив уволенных;
· приказов о предоставлении отпусков (очередных, административных, декретных, учебных);
· приказа об отзыве из отпуска;
· приказов об объявлении благодарностей и взысканий, премировании;
· штатного расписания по подразделениям и всей организации;
|
|
|
· справки с места работы и др.
Базовая версия системы обеспечивает выбор группы сотрудников по запросам, содержащим атрибуты. Предусмотрена возможность изменения и расширения атрибутов.
Система обеспечивает быструю настройку и модификацию на все необходимые формы отчетности и дополнительные запросы пользователя (условия поиска) без участия разработчиков, для чего встроен специальный метаязык, обеспечивающий оперативное формирование шаблонов документов.
Система ориентирована на пользователей, имеющих лишь общее представление о назначении содержащихся в ней процедур и минимальный опыт работы на персональном компьютере. Возможна работа комплекса одновременно с несколькими организациями, что делает возможным его установку в различного рода холдинговых компаниях и ассоциациях.
В системе предусмотрено создание резервных копий файлов баз данных, содержащих информацию о кадрах предприятия, что гарантирует восстановление информации в случае непредвиденных сбоев или порчи магнитных носителей. Система автоматически создает архивную копию информации прошлых лет и при необходимости обеспечивает доступ к этим данным.
В любом месте программы можно вызвать универсальный календарь, калькулятор и контекстную помощь о работе в системе, о назначении функциональных клавиш, различных режимах ее работы.
В системе реализована форма учета сотрудников по модифицированной карточке Т-2. В основу положен принцип необходимой достаточности, предусматривающий минимальную избыточность информации для предприятий различных форм собственности, включая образованные на холдинговой основе.
Вся информация о сотрудник с разбита на группы по функциональной направленности ее сведений:
основные сведения о сотруднике;
сведения о выполняемой работе;
сведения о квалификации;
сведения личного характера;
сведения о трудовых контрактах с данным сотрудником;
сведения о знании иностранных языков и пребывании за границей;
сведения о родственниках;
дополнительные сведения.
Важным достоинством этой формы представления данных является возможность отказа от использования той или иной группы сведений в зависимости от принятой стратегии управления кадровой службой с соответствующей настройкой системы.
|
|
|
Кроме того, форма учета, принятая в системе, содержит всю необходимую кадровую информацию, не упускаются никакие существенные по сравнению с традиционными (бумажными) формами учета сведения. При этом обеспечивается оперативный поиск информации, включая приказы по конкретному сотруднику или подразделению.
Система содержит пять основңых разделов: «Сотрудники», «Документы», «Архивы», «Сервис» и «Выход». Структура меню построена, исходя из условного деления системы по функциональным признакам. За счет соответствующей организации меню устанавливаются два уровня доступа к системе: доступ для рядового пользователя и администратора, выполняющего функции настройки и поддержания системы в работоспособном состоянии. Доступ на каждый из уровней определяется знанием пароля.
Возможности системы (примерный сценарий работы).
Занесение данных о сотруднике. Данные заносятся в начале работы с системой, а также по мере поступления сотрудников в организацию. Для каждого из сотрудников заполняется его личная электронная карточка. Занесенные сведения можно просматривать, пополнять, исправлять, выводить на печать или обрабатывать с целью получения справок по различным запросам, формируемым с помощью встроенного конструктора. Существует автоматический контроль за корректностью вводимой информации.
Подготовка приказов, контрактов, справок. Система автоматически подготавливает документы по имеющимся в ней образцам (шаблонам). Порядок подготовки документов состоит в следующем. После входа в пункт меню «Документы» и сответствующий пункт меню второго уровня выбирается сотрудник, относительно которого готовится документ. Далее выбирается тип документа из предложенного перечня. Подготавливаются ответы на предложенные системой запросы, конкретизирующие содержимое запрашиваемого отчета (обычно 1-4 запроса). После завершения формирования пункта приказа возможно формирование следующего пункта по последовательной схеме, начиная с выбора очередного сотрудника и типа приказа.
|
|
|
Подготовленный документ может быть отредактирован исполнителем, зарегистрирован (если это приказ), сохранен на магнитном носителе или в виде распечатки на печатающем устройстве.
Регистрация и поиск приказов. Если приказ уже завизирован руководством, то он должен быть зарегистрирован в системе. Занесенная информация пригодится при оперативном поиске документов в архиве.
Работа с архивами. При предоставлении сотрудникам отпусков, передвижении по службе, увольнении сотрудников и работе с приказами используются соответствующие архивы. Работа с архивами строится по принципам возможности редактирования содержащейся в них информации и просмотра ее, а также подготовки соответствующих отчетов по запросам руководства, контролирующих и статистических органов, сотрудников кадровой службы.
Поиск записей. Пункты 2 и 4 предусматривают поиск сотрудника или документа (приказа). Для этого используется встроенный гибкий конструктор запросов. Конструктор предусматривает выбор типа атрибута, определение диапазона или перечня возможных значений атрибута. Далее возможен выбор другого атрибута и ограничений на его значения. Комбинации условий могут быть объединены в критерии поиска логическими операциями И или ИЛИ. По завершении формирования критерия поиска (конец поиска) осуществляется поиск в базе данных записей, удовлетворяющих ему. Перечень допустимых записей предназначен для просмотра и выбора конкретной записи (записей) в целях ее дальнейшего использования.
Работа со словарями (справочниками). В системе предусмотрены две группы словарей: общедоступные и для работы администратора системы. Использование словарей - мощный инструмент системы и один из многочисленных компонентов сервиса.
Выход из системы. Одновременно с выходом из системы осуществляется запись данных на дискету (архивирование) или без таковой.
Резюме
· Информационная система менеджмента (ИСМ) - это круг разнообразных ИС, которые обеспечивают менеджерам эффективное принятие решений относительно развития управляемого объекта. Отличие ИС от ИСМ – включение в определение ИСМ принятие решений.
· Процесс принятия решений имеет три стадии: информационную, проектную и стадию выбора.
· Информационные требования менеджера непосредственно зависят от конкретного уровня менеджмента: стратегического, тактического и оперативного.
· В ИС менеджмента более точно отражаются действительное состояние организации, условие возможной взаймозаменяемости ресурсов, вырабатываются достаточно надежные альтернативные варианты решений, позволяющие менеджеру принимать обоснованные управляющие решения. Современные ИС поддерживают интерпретацию информации как совокупности бизнес - объектов.
|
|
|
· К информационным системам менеджера относится: экспертные системы, системы поддержки принятия решений, информационные системы руководителя, ИС управления персоналом, корпоративные информационные системы.
· ИС руководителя ориентирована на реализацию оперативного доступа руководителя к текущим данным, наиболее адекватно отражающим ситуацию на предприятии.
· Требования оперативности, доступности информации о персонале, встроенные аналитические возможности - типовые компоненты информационных систем управления персоналом.
Вопросы для самоконтроля
1. Расскажите основные понятия ИС в менеджменте.
2. Перечислите особенности ИС менеджмента.
3. Назовите основные информационные требования менеджмента.
4. Какие уровни менеджмента Вы знаете?
5. Какие пользователи работают в среде ИС менеджмента?
6. Приведите схему уровней ИСМ.
7. Назовите требования к интегрированной ИС?
8. Что относится к ИС менеджмента?
9. На какие факторы ориентированы ИС с целью повышения конкурентоспособности предприятия?
10. Какие требования предъявляются к ИС руководителя?
11. Опишите автоматизацию работы с персоналом
Задания
ЗАДАНИЕ 1.
Спроектируйте задачу «Управление товарными запасами»
ЗАДАНИЕ 2.
Спроектируйте задачу «Планирование производства продукции»
ЗАДАНИЕ 3.
Спроектируйте задачу «Оперативный учет выполнения производственной программы»
ЗАДАНИЕ 4.
Спроектируйте задачу «Расчет потребностей в материальных ресурсах»
ЗАДАНИЕ 5.
Спроектируйте задач «Расчет проекта плана товарооборота»
|
|
|
