 |
Тесты для самоконтроля знаний
|
|
|
|
1. Что представляет собой ИС менеджмента?
А) круг разнообразных ИС, которые обеспечивает менеджерам эффективное принятие решений относительно развития управляемого объекта;
B) наличие научно - обоснованной программно-технической системы по управлению объектом;
C) это управленческая система;
D) соединение информационных ресурсов, процессов и людей;
E) это интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса.
2.Сколько стадий имеет процесс принятия решений по мнению ученого Г. Саймона?:
А) 1;
B) 2;
C) 6;
D) 3;
E) 4.
3. Информационные требования менеджмента непосредственно зависят от конкретного уровня менеджмента:
А) стратегического, тактического, оперативного;
B) низшего, среднего, высшего;
C) управленческого и финансового;
D) текущего и планируемого;
E) внешнего и внутреннего.
4. В какой системе менеджерам предоставляют набор диалоговых средств проектирования и выбора альтернатив:
А) система обработки операций;
B) система управления персоналом;
C) система автоматизации офиса;
D) система представления информации;
E) система поддержки принятия решений.
5. Что не относится к требованиям интегрированной ИС?
А) обеспечение управляемости бизнеса;
В) единый регламент документирования;
С) многоуровневая и многоаспектная система анализа и подготовки принятия решений;
D) эффективное размещение средств;
Е) графический пользовательский интерфейс.
6. К ИС менеджмента относится:
А) СППР;
В) ИС учета наличности в кассе;
С) ИС налоговых платежей;
D) ИС страхования;
Е) ИС учета транспортных средств.
7. Какой выходной документ не выдается в ИС управления персоналом?
А) личная карточка;
В) приказы;
С) ведомость о начислении заработной платы;
|
|
|
D) штатное расписание;
Е) справки с места работы.
8. СППР - это:
А) система первичного построения решений;
В) самостоятельное предприятие производственных ресурсов;
С) система поддержки принятия решений;
D) сущность построения приема результатов;
E) сложность построения первичных решений.
9. Особый статус в современных ИС играет:
A) ИС руководителя;
B) ИС аудита;
C) Экспертные системы;
D) СППР;
E) Корпоративные ИС.
10. Пользовательский интерфейс в ИС управления персоналом реализуется:
А) набором команд;
В) набором кнопок;
С) набором таблиц;
D) набором графиков;
Е) выделением.
ТЕМА 20. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ТУРИЗМЕ
Этапы автоматизации работы офиса туристской компании
Проникновение современных информационных компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности на сегодняшний день оказывается едва ли не единственным фактором повышения эффективности технологических процессов разработки и реализации туристского продукта, важность которого еще не до конца осознана многими организациями, предприятиями и учреждениями казахстанской индустрии туризма. Фирмы, вовремя сумевшие осознать роль информационных ресурсов и компьютерных технологий в организации и ведении турбизнеса, оценившие предоставляемые ими возможности, а затем внедрившие и использовавшие их в повседневной работе, не только оптимизировали производство и реализацию своих продуктов, но и приобрели конкурентные преимущества, позволившие им выжить в условиях кризиса.
Достижения технического прогресса в области информационных технологий начала XXI века прочно завоевали свои позиции в туристской индустрии, в корне изменив процедуру формирования, продвижения и реализации туристских услуг. С появлением национальных и международных систем бронирования, компьютерной сети Интернет, мультимедийных каталогов туристских путешествий по различным направлениям, электронных баз данных по нормативно-правовым актам, систем взаиморасчетов и других современных достижений в области информационных технологий заметно увеличилось качество предоставляемого продукта, снизилась его себестоимость, сократились затраты туристов на самостоятельный поиск и приобретение необходимого пакета услуг.
|
|
|
Большинство туристских компаний имеет доступ практически ко всем вышеперечисленным возможностям, предоставляемым как отечественными, так и зарубежными разработчиками. Суть проблемы состоит в том, что в условиях разнообразия программных продуктов и информационных систем, появившихся в последнее время на туристском рынке, отсутствии по ним полной и единой информации, нехватки средств для финансирования проектов и другим объективным причинам, у руководства туристских фирм, находящихся на стадии принятия решения по автоматизации, нередко возникают проблемы, связанные с поиском, оценкой и отбором необходимой информации о внедряемых технологиях, планированием предстоящих затрат и определением потребности в ресурсах, поиском и проведением переговоров с будущими партнерами и поставщиками приобретаемых услуг, оценкой результатов и обобщением опыта.
На первый взгляд, процесс внедрения компьютерных и информационных технологий в практику работы турфирм представляет собой цепочку простых взаимосвязанных действий: осознание потребности – выбор – покупка – установка – эксплуатация. Эта модель поведения, характерная как для организаций, так и для частных лиц, используется при внедрении относительно несложных технологий (например, при установке нового программного обеспечения и покупке справочной базы данных на компакт-диске). Внедрение же технически сложных и дорогостоящих ИТ является проектом (в самом широком понимании этого слова) и зависит от специфики самих информационных продуктов и услуг, а также от опыта проведения подобных мероприятий сотрудниками конкретной турфирмы. Именно в этом смысле этапы автоматизации деятельности туристской компании наиболее полно отражаются в процессе внедрения современной автоматизированной системы бронирования (см. рис.20.1).
|
|
|
| Осознание потребности | Поиск и оценка информации | Принятие окончательного решения | Планирование | ||||||||||
| Переговоры с поставщиками информационных услуг | Подключение, установка и эксплуатация | Контроль изменений и анализ опыта | |||||||||||
Рисунок 20.1 Этапы автоматизации деятельности турфирм на примере АСБ
Процесс внедрения автоматизированной системы бронирования (АСБ) начинается с момента признания высшим менеджментом роли информации и информационных технологий в принятии решений для осуществления туристскими организациями своей финансово-хозяйственной деятельности. Иными словами, руководство компании должно четко осознавать необходимость автоматизации технологических процессов формирования, продвижения и реализации турпродукта, ведения документации и бухгалтерского учета и т.д. От того, насколько руководство турфирмы и остальные сотрудники понимают важность стоящей перед ними проблемы, в значительной степени зависит и весь дальнейший успех предстоящей кампании.
Перед тем как перейти к следующему этапу, необходимо сформулировать цели и задачи проекта для того, чтобы затем четко определить направления возможного усовершенствования. Для этого возможно использование широко применяемого в маркетинге метода коллективной экспертной оценки, позволяющего оценить относительную важность каждого из предлагаемых вариантов по стопроцентной шкале. Что касается целей внедрения современных систем бронирования, то самыми распространенными из них на сегодняшний момент являются:
· замена морально устаревших информационных систем;
· получение конкурентных преимуществ (снижение себестоимости турпродукта, сокращение времени на обработку заказов и т.д.);
· расширение ассортимента предлагаемых услуг и границ рынка сбыта;
· автоматизация работы с партнерами и филиалами;
|
|
|
· автоматизация внутрифирменных процессов и оптимизация управления;
· использование сравнительно недорогих рекламных возможностей (реклама в сети Internet).
Заканчивается первый этап составлением плана основных работ по проекту автоматизации: определение последовательности действий, распределение их во времени и прочие операции, связанные с применением методов построения сетевых моделей, расчета критического пути, составления календарных планов и т.п.
Вторым основным этапом процесса автоматизации является поиск и анализ всей существующей информации о системах бронирования, представленных на рынке туристских информационных технологий. Данный этап подчиняется общепринятым принципам и стандартам проведения маркетинговых исследований и включает в себя сбор и анализ всей информации о функционирующих на рынке системах, их разработчиках и участниках, условиях подключения и эксплуатации. Все ведущие системы бронирования имеют свои представительства, развитие же глобальной компьютерной сети Интернет позволяет провести недорогие кабинетные исследования и обойтись без крупных денежных расходов, уложившись при поиске необходимой информации в достаточно сжатые сроки. Немало этому способствуют и сами разработчики - большинство из них предоставляют возможности на практике оценить все достоинства и недостатки предлагаемых продуктов посредством бесплатной работы в тренировочных системах и демонстрационных версиях, также бесплатно распространяемых среди потенциальных пользователей.
Кроме того, на данном этапе необходимо принять решение относительно формы собственности на приобретаемую информационную систему. На сегодняшний день разработчики систем бронирования предлагают для турфирм следующие варианты:
1. Создание индивидуальной системы (право владения, пользования и распоряжения).
2. Приобретение прав пользования и распоряжения информационной системой, обслуживание которой производится разработчиком.
3. Приобретение системы, разработанной для нескольких туристских фирм, обслуживание которой производится самим пользователем.
Наряду с очевидными плюсами создание индивидуальной системы требует много времени и обходится в десятки раз дороже, особенно, учитывая стоимость ее последующей модернизации. Третий же вариант предполагает наличие в штате высококвалифицированных программистов, что может себе позволить далеко не каждая турфирма. Оптимальным является второй вариант, по которому сегодня работает большинство туристских организаций: кроме приемлемой платы за установку и обслуживание, он предполагает бесплатное обновление эксплуатируемой системы и использование на льготных условиях дополнительных возможностей, предлагаемых ее разработчиками (размещение логотипа и рекламы фирмы на сервере разработчика, участие в электронных выставках и ярмарках, создание и поддержание собственной страницы в Интернете и т.д.).
|
|
|
Завершающей “ступенькой” на втором этапе является отбор необходимой системы бронирования из числа альтернативных вариантов. Критерии выбора зависят от потребностей и возможностей фирмы. Наиболее распространенными требованиями при отборе той или иной системы бронирования являются ее стоимость, уровень сервиса (сопровождения), применимость на определенном рынке, оперативность выполняемых действий, функциональные возможности. Последние являются определяющим критерием при выборе, представляя собой совокупность технических требований, которым должна удовлетворять система бронирования мирового класса. С учетом решения как первоочередных, так и перспективных задач, их можно разделить на пять основных групп:
1. Функциональные задачи, к которым, помимо основных выполняемых функций (реализация технологии автоматизированного бронирования услуг, предоставление подробной информации об участниках системы и их продуктах, ведение финансового учета, формирование отчетности и т.д.), относятся учет местных условий, возможность подключения к сети различных абонентов, совместимость с основными системами своего класса, функционирование в среде Windows и в сети Интернет.
2. Требования к режиму функционирования, который должен допускать возможность ввода, приема, передачи и обработки любой информации, а также круглосуточный режим работы и недопустимость длительной блокировки системы вследствие информационных перегрузок, возможность подключения новых и отключения старых, уже установленных, периферийных устройств без нарушения работы сети; информирование участников системы об изменении ее состава и обеспечение целостности и надежности передаваемых и хранимых данных. Кроме этого, система должна соответствовать одному из следующих типов – “гибкому”, предполагающему предоставление пользователям возможностей самостоятельно, без обращения к разработчикам, изменять форматы хранимых данных, формы документов, “горячие” клавиши; или “жесткому”, при котором внесение изменений потребует обязательного обращения к программистам (как показывает практика, более половины пользователей “гибких” систем не использует широкий круг предоставляемых им возможностей, ограничиваясь только стандартным набором функций).
3. Возможность дальнейшего развития и модернизации системы, что должно предусматриваться ее архитектурным решением. Пропускная способность системы должна быть достаточной с точки зрения количества подключенных сетевых ресурсов, разнообразия используемых технологий и протоколов соединения, а используемое оборудование должно обеспечивать переход на высокоскоростные технологии следующего поколения при минимальных затратах. Кроме этого, система должна поддерживать все стандартные интерфейсы и интегрировать различные виды информации (аудио, видео, текст и т.д.). Метод же подключения конкретного пользователя должен определяться индивидуально, исходя из его формы (туроператор, турагент, объект размещения и т.д.), а также требований производительности, стоимости и места расположения абонента.
4. Надежность. Используемое в системе программно-аппаратное решение должно гарантировать сохранность данных и программного обеспечения при отказах отдельных технических средств системы или аварийном отключении электропитания, а также быстрое восстановление системы в случае отказов за счет применения автоматических средств контроля работоспособности.
5. Конфиденциальность и внешние коммуникации, а именно: обеспечение идентификации связывающихся абонентов системы и защиты передаваемой по каналам связи информации; управление разграничением доступа; автоматический контроль нарушения правил доступа в систему (сбор информации о попытках несанкционированного доступа); организация удаленного доступа через средства телекоммуникаций и наличие интерфейсов выхода в основные GDS, а также взаимодействие с отечественными и зарубежными специализированными базами и банками данных.
Для правильной оценки вариантов и выбора системы, удовлетворяющей всем предъявленным в ходе отбора требованиям, на данном этапе возможно применение методов функционально-стоимостного анализа, потребительской оценки, а также метода определения конкурентоспособности ИПУ (информационных продуктов и услуг) по техническим и экономическим показателям.
Окончательное решение по вопросу автоматизации принимается после расчета показателей эффективности внедрения информационной системы на объекте и оценки рисков, с которыми турфирма может столкнуться в ходе ее эксплуатации. Кроме типичных рисков, сопровождающих нормальную коммерческую деятельность всех туристских компаний (политические, страховые, коммерческие, инфляционные, валютные и т.д.), при внедрении и эксплуатации автоматизированных систем бронирования, несмотря на заверения их разработчиков, пользователям приходится сталкиваться со следующими наиболее распространенными в этой среде рисками:
· технические - несовместимость программного обеспечения, плохое качество связи по модему и ее отсутствие (особенно характерно для регионов), опасность заражения вирусами, потеря кодов доступа в систему;
· информационные – отсутствие необходимой информации, неактуальность данных, содержащихся в системе, дублирование информации, возможность доступа к конфиденциальным сведениям посторонних лиц (например, хакеров), потеря и порча информации, завышенные цены;
· риск неплатежа за оказанные услуги со стороны партнеров и аннуляции забронированных услуг по вине несвоевременного прохождения платежей;
· риск банкротства разработчика, обслуживающего систему, невыполнение им данных пользователю обязательств;
· риск долгой адаптации персонала к особенностям работы в АСБ.
Для того, чтобы эффективно препятствовать возможному воздействию описанных ситуаций или хотя бы уменьшить их отрицательные последствия, турфирме необходимо определить, проанализировать, оценить и разработать мероприятия по снижению уровня рисков еще на стадии принятия решения по автоматизации своей деятельности. Для этого могут быть использованы методы экспертной оценки, теории вероятности, математической статистики и др.
Четвертый этап – планирование – начинается с определения потребностей компании в ресурсах, требующихся для внедрения системы. Для этого необходимо совершить ряд следующих действий:
а) поиск и определение источников финансирования программы. Ими могут быть собственные денежные ресурсы компании (прибыль, фондовые отчисления), резервы инвесторов, заемные средства, бюджетные ассигнования, лизинг и т.д.;
б) анализ обеспеченности техническим оборудованием;
в) определение потребности в трудовых ресурсах, включая разработку должностных инструкций, выделение имеющихся или найм дополнительных сотрудников, распределение полномочий и ответственности;
г) выделение места для работы (кабинета, рабочего стола и т.д.).
Заканчивается этап планирования оценкой затрат, предстоящих в ходе проекта, их распределением по статьям (составлением бюджета) и во времени. Основными затратами туристкой организации при внедрении автоматизированной системы бронирования являются следующие:
· затраты на техническое обеспечение проекта (выделение или приобретение специального оборудования, компьютеров, оргтехники);
· затраты на обучение персонала, поиск и найм дополнительных работников;
· затраты на подключение к системе, обслуживание, модернизацию;
· затраты, связанные с заключением договоров с поставщиками туруслуг, агентами, финансовыми организациями;
· затраты, связанные с получением информации (особенно это относится к данным, предоставляемым различными фирмами на коммерческой основе);
· прочие затраты, связанные с внедрением и эксплуатацией АСБ.
Только после определения необходимых ресурсов и утверждения бюджета реализуемого проекта можно переходить к следующему, пятому этапу. Данный этап представляет наибольшую трудность для туристской компании и включает в себя несколько моментов:
1. Поиск организации, предоставляющей услуги по подключению к системе и ее сервисному обслуживанию (установка необходимого оборудования и ПО, обучение персонала, последующая модернизация и т.д.). количество таких организаций (операторов) невелико, поскольку на практике обслуживание системы производится или самим разработчиком, или его представителем.
2. Установление контакта и проведение переговоров. На данном этапе решаются как основные (перечень и стоимость услуг, порядок бронирования и реализации услуг, сроки и порядок расчетов, обязанности и ответственность сторон), так и дополнительные вопросы, требующие принятия каких-то отдельных решений (например, по возможности реализации для корпоративных клиентов турфирмы специального набора услуг).
3. Подписание договора с оператором на подключение и обслуживание АСБ (после внесения всех поправок), и, если требуется, дополнительных соглашений.
4. Заключение договора с провайдером на подключение и абонентское обслуживание в глобальной сети Интернет. При выборе провайдера необходимо руководствоваться следующими основными критериями:
- репутация провайдера на рынке услуг Интернет;
- скорость связи с сервером (ping) – определяет, насколько быстро приходит от сервера ответ на любой запрос с компьютера. Чем меньше задержка, тем лучше: связь считается хорошей, если задержка составляет менее 200 миллисекунд;
- длина пути – количество промежуточных компьютеров (роутеров), через которые проходят любые данные, прежде чем попасть с компьютера на сервер (и обратно). Желательно, чтобы и этот параметр был минимальным, так как, чем длиннее путь, тем больше вероятность того, что один из роутеров по пути будет перегружен и скорость связи снизится;
- скорость обмена данными – количество килобит, передающихся за секунду с сервера на компьютер. Минимальным считается параметр 4,4, максимальное же значение зависит от типа модема и от уровня загрузки сети;
- коэффициент потери пакетов – показывает, сколько процентов данных, посылаемых компьютером на сервер, теряется на просторах Интернет. Поскольку данные не доходят, они автоматически пересылаются повторно – хотя потерь и не происходит, на это тратится время. Поэтому, чем меньше коэффициент, тем лучше;
- стоимость услуг – средства, затраченные на подключение и пользование услугами провайдера. Рассчитываются, исходя из потребности пользователя в Интернете (количества часов в месяц): минимальная потребность – 5-7 часов, умеренная – 25-30 часов, из которых 5часов – в ночное или иное льготное время, а также потребность в неограниченном доступе. Исходя из этого, определяются и тарифные планы – фиксированная или почасовая оплата, неограниченный доступ;
- качество модемной связи – в большей мере зависит от конкретной АТС, с которой звонит пользователь.
5. Заключение договора с банком оператора на открытие и обслуживание транзитного счета - для быстрого получения и автоматического отслеживания платежей, а также, при желании, для оплаты услуг, не покидая офиса.
Процедура переговоров длительна по времени – в зависимости от объемов и качества согласуемых вопросов, а также от степени занятости ответственных за переговоры лиц, она подчас занимает целый месяц.
После подписания всех необходимых соглашений процесс внедрения системы бронирования, а вместе с ней – и новых информационных технологий, начинает двигаться к своему завершению: в течение двух-трех дней провайдер произведет подключение к сети Интернет, а оператор услуг установит в офисе компании, наладит и произведет тестирование необходимого для работы в системе оборудования и программного обеспечения, параллельно проведя обучение сотрудников и, при желании, оказав помощь во внесении в систему первых данных (характерно для туроператоров).
После этого, как и полагается в любой компании, использующей в своей повседневной работе приемы маркетинга, необходим анализ полученного в ходе осуществления проекта опыта, а также контроль и управление происходящими в результате автоматизации изменениями.
При правильном осуществлении всех перечисленных этапов внедрения информационных технологий, а также при удачном стечении обстоятельств, экономический эффект от автоматизации не замедлит сказаться уже в течение двух-трех последующих после завершения проекта месяцев.
|
|
|
