Оптимизация системы организационных коммуникаций

Движение информации в организациях подобно движению поездов на земном шаре: одни поезда отходят от станций, к другим подходят к пунктам назначения, третьи находятся в пути. Но и в движении поездов бывают нарушения графиков, вызванные погодными условиями, состоянием техники и просчетами персонала.

При обмене информацией в организациях возникают помехи, которые не всегда зависят от воли отправителя сообщения. Мы определили их виды и типы. Но не вскрыли причин. Между тем, их основными причинами являются:

- преднамеренное искажение сообщения адресатом, основанное на неприязненных отношениях к отправителю (при этом сообщение интерпретируется в пользу получателя);

- искажения, связанные с фильтрацией информации; принцип рассуждений, характерный для топ-менеджеров, которые решают, какую часть сообщения доводить до сведения подчиненных и какую «умолчать»;

- деформация информации, обусловленная различием организационныхстатусов; информация, полученная снизу не всегда адекватна (особенно тогда, когда сотрудник надеется на похвалу начальства);

- искажения, связанные с перегрузкой информационных каналов (особенно перегруженным оказывается руководитель, который в определенный момент не может уже отличить «зерна от плевел»);

- искажения, связанные с неадекватной (целям и задачам) структурой организации, когда в ней имеется много мелких, дублирующих и соперничающих подразделений.

Как правило, искоренение причин искажения информационных потоков и каналов приводит к уменьшению помех и совершенствованию коммуникативного процесса. К традиционным методам «санации» коммуникаций можно отнести:

1. Регулирование информационных потоков, которые нельзя оценить сразу в качестве «избыточных» или «недостаточных». Количество информационных потоков определяется количеством целей и задач, качеством принимаемых решений, числом уровней управления и умением руководителей выделить «лидеров информации» (подобно «лидерам мнений»).

2. Наряду с организацией формальных коммуникативных связей и каналов информации, существуют непосредственные контакты. Почти повсеместно в организациях применяются общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки». Намного реже проводятся рабочие кружки, мозговые

3. Построение системы эффективной обратной связи, являющиеся не только элементом коммуникативной цепи, но и элементом контроля. На практике встречаются следующие способы установления и поддержания обратной связи:

- направление представителя одного подразделения организации в другое, если у организации есть региональные филиалы;

- посещение руководителем производственного участка (отдела), чтобы проверить адекватное выполнение своих указаний; другим вариантом может быть опрос работников, который проводится в процессе интервьюирования или по опросным листкам (анкетам).

4. Организация системы сбора предложений, облегчающие поступление информации на верхние уровни управления. Рекомендуется в духе партисипативнонго управления подавать и принимать рационализаторские предложения от каждого работника. Методы сбора могут варьироваться:

- на многих предприятиях устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке; недостатком такого способа является то, что предложения не всегда рассматриваются или не стимулируются;

- адресные предложения с гарантией стимулирования (вознаграждения); иногда предприятия устанавливают телефонную связь для подачи предложений или вопросов, а ответы печатаются в специальных бюллетенях;

- вопросы, имеющие взаимный интерес, могут обсуждаться на встречах менеджеров и группы работников (кружков качества, групп контроля, производственных инноваций и т.п.);

- выпуск ежемесячных бюллетеней с информацией по совершенствованию управленческих решений и перспектив развития организаций;

- важным современным средством информационного обеспечения является видеозапись; видеоленты демонстрируют раз в квартал; они содержат как производственную, управленческую, так и финансовую информацию (учреждения);

- в современном деловом мире активизируется применение электронной почты, факса, электронного офиса в целом.

К другим прогрессивным техническим средствам оптимизации и ускорения процессов коммуникации относятся широкие возможности мобильной (сотовой) связи. Широкие возможности предоставляет INTERNET. Уже сейчас глобальная сеть лидирует среди массовых медиа –средств. Многие организации используют видеоконференции, которые позволяют обсуждать проблемы людям, находящимся в разных местах, на разных континентах и производить информационные включения с людьми, работающими на околоземных орбитальных станциях.

Общую эффективность и результативность коммуникационного процесса можно показать наглядно (Рис. 4. 1.). Она зависит от джвух параметров: сложности (важности) информации и выбранного канала связи, представлена. Исследования показали, что коммуникации типа «лицом к лицу» оказываются наиболее эффективными, хотя и наименее массовыми. Возможно, именно поэтому «институт бани» относится к числу наиболее эффективных инструментов проведения важных решений в жизнь.

Рис. 4.1. Зависимость эффективности коммуникации от сложности сообщения и канала связи