Требования к функциям (задачам), выполняемым системой.

Требования к функциям, перечисляемые в данном разделе, структурированы по подразделениям ГК в рамках управленческого и бухгалтерского учета. Поскольку одно и то же требование может быть справедливо для различных подразделений нужно воспринимать все требования по отделам и по процессам как единую совокупность требований к системе.

 

 

Управленческий учет.

Общие требования по УУ.

Управленческий учет ведется совокупно по всем фирмам, входящим в состав Группы Компаний в одной фирме БД центрального офиса. Удаленная площадка «Фабрика г. Серпухов» работает в локально установленной БД, в фирму «УУ Фабрики». В фирме «УУ Фабрики» содержаться данные по управленческому учету деятельности фабрики, отдела закупок и складов готовой продукции, расположенных в г. Серпухов.

В Приложении 2 приведена схема информационной системы.

Информацию о процедурах передачи данных между БД центрального офиса и фабрики см. п. 4.2.4 «Обмен данными».

План счетов по управленческому учету является аналогичным бухгалтерскому плану счетов. План счетов приведен в Приложении 9.

Информационная система в части ведения управленческого учета должна отвечать следующим требованиям:

1. Формирование финансовых операций исходя из произведенных настроек и в соответствии с планом счетов.

2. Возможность маркировать счета продажи, счета покупки, операции оплаты поставщикам, оплаты клиентов признаком «Официальный»;

3. Производить списание себестоимости материалов (при «сборке» готового комплекта), готовых изделий и сопутствующих товаров (при продаже) в соответствии с определенным методам учета себестоимости.

Примечание. Метод учета себестоимости определяется для каждой номенклатуры материала или готового товара. Определены следующие методы учета себестоимости: FIFO, LIFO, по средней, по партиям, по стандартной. В случае изменения учетной политики предприятия относительно метода учета себестоимости необходимо изменить метод во всех номенклатурных карточках.

1. Возможность вести учет готовой продукции и материалов на неограниченном количестве складов; осуществлять приход на любой склад, перемещение между складами, расход с любого склада; добавлять склады в любое время.

Управленческая отчетность.

Состав управленческой отчетности и структуру отчетов предоставляет Заказчик в течение двух недель с момента подписания данного Технического задания. Перечень и описание отчетов оформляются в виде приложения к Техническому заданию.

 

 

Отдел закупок.

Отдел закупок осуществляет работу по закупке материалов для производства (ДСП, фурнитура, упаковка и т.д.), а также сопутствующие готовые товары для розничной торговли.

Материалы для производства поступают на склады учета материалов, сторонняя готовая продукция на склады №№1, 2.

В Приложениях 4 и 5 приведена схема и описание технологического процесса «Закупка ТМЦ».

Приведенная схема технологического процесса относится к поступлениям ТМЦ (материалов, фурнитуры, сопутствующего товара) на склады материалов, Склад №2. В случае поступления сопутствующего товара на Склад №1 (г. Москва), кладовщик склада делает отметки на бумажной накладной и передает документ в отдел закупок (г. Серпухов). Менеджер отдела закупок осуществляет этап 5, 6 технологического процесса и учитывает заказ покупки одновременно и как накладную и как счет.

Отдел закупок территориально расположен в г. Серпухов, одно рабочее место (менеджер по закупкам) находится в центральном офисе. Менеджер по закупкам в ЦО формирует заказы на покупку, осуществляет мониторинг всех сделанных заказов (ЦО + Серпухов). Учитываются заказы покупки только в Серпухову (см. Приложение 4).

Учет счетов и регистрация оплат может осуществляться в различных валютах. По внешним поставщикам и счета и оплаты осуществляются в одной и той же валюте. Таким образом, курсовые разницы при расчетах с внешними поставщиками не возникают. С внутренними поставщиками счета и оплаты могут осуществляться в различных валютах. Возникающие при этом курсовые разницы относятся на определенный финансовый счет учета курсовых разниц.

Менеджеры отдела закупок осуществляют ведение взаиморасчетов с поставщиками в валюте операций.

Информационная система в части работы отдела закупок должна отвечать следующим требованиям:

1. Ведение справочника поставщиков и номенклатуры материалов и сопутствующих товаров. Перечень необходимых полей приведен в Приложении 6.

2. Возможность определять для одной номенклатуры материала или стороннего товара альтернативных поставщиков.

3. Фиксировать цены различных поставщиков; производить изменения цен; хранить историю изменения цен.

4. Наличие формы для сравнения цен различных поставщиков на одну номенклатурную позицию (на основе информации об альтернативных поставщиках).

Примечание. Функционал по ведению альтернативных поставщиков содержится в стандартной грануле «Альтернативные поставщики».

5. Формирование заказов на покупку ТМЦ в различных валютах.

6. Возможность учета заказа на покупку отдельно как накладную (формирование склада) и как счет (формирование финансовых операций, операций по поставщику).

7. Производить распределение дополнительных издержек (например, доставка, таможенные расходы) на прямую себестоимость ТМЦ по строкам документа покупки по одному из двух алгоритмов:

§ Равномерно по количеству строк;

§ Пропорционально суммам по строкам;

Возможность учитывать дополнительные издержки и осуществлять распределение, как в текущем счете покупки, так и отдельным документом.

8. Осуществлять ведение взаиморасчетов с поставщиками; см. Форму 5 «Акт сверки взаимной задолженности», Приложение 11.

9. Наличие в неучтенном заказе покупки статуса: «В работе», «Закончен». Статус «В работе» присваивается автоматически при создании заказа, статус «Закончен» присваивается сотрудником вручную.

10. Функциональность рабочих мест отдела закупок в Серпухову и в ЦО должна удовлетворять следующим требованиям:

Москва	Серпухов
1. Создание нового заказа 2. Изменение статуса заказа 3. Отправка в БД Фабрики неучтенного заказа 4. Запрет на редактирование заказа, имеющего статус «Завершен» 5. Просмотр всех учтенных и неучтенных заказов (ЦО +Серпухов)	1. Создание нового заказа 2. Редактирование всех заказов (некритично к статусу) 3. Просмотр всех заказов (ЦО + Серпухов)

 

Дилерский отдел.

Дилерский отдел осуществляет оптовую продажу товара юридическим и физическим лицам. Основной метод оплаты за товар – 100% предоплата. Допускается отгрузка с отсрочкой платежа.

Клиенты дилерского отдела структурируются на два уровня: первый уровень – общее наименование клиента, по которому ведется совокупный баланс, второй уровень – юридическое или частное лица, выступающее при отдельных сделках от имени клиента первого уровня.

В работе с дилерами применяются следующие типы скидок:

1. накопительные, устанавливаются на текущий квартал по итогам работы за предыдущий квартал. Процент по накопительной скидке зависит от объема поступивший денежных средств;
2. объемные, устанавливаются для текущей покупки (счета) при превышении суммы счета определенной величины;
3. произвольные, устанавливаются разово, для текущей покупки.

Для счета клиенту применяется max из накопительной и объемной скидки. Произвольная определяется при отсутствии других скидок либо устанавливается в большем размере, чем существующая скидка.

Для всех строк одного счета действует один размер скидки.

Оплаченный товар до момента отгрузки со склада компании резервируется без привязки к конкретному складу. Иногда товар резервируется до поступления оплаты (отгрузка с отсрочкой платежа, производственная необходимость).

 

Информационная система в части работы дилерского отдела дополнительно к реализованным функциям вертикального решения «Мебельное производство» должна отвечать следующим требованиям:

1. Наличие классификатора товаров с N-уровневой иерархией.

Примечание. Для реализации этого требования необходима гранула Классификатор товара - базовый.

1. Формирование оптовых прайс-листов в условных единицах, печать прайс-листов в долларах и в рублях (курс ЦБ, определенный в таблице валют + процент, определяемый в параметрах отчета печати прайс-листа); возможность печати прайс-листа как целиком по всей номенклатуре, так и по группам классификации; пример формы прайс-листа приведен в Приложении 13.
2. Определить в качестве срока оплаты по счету клиента 5 банковских дней.

Примечание. Под банковскими днями подразумеваются рабочие дни без учета выходных и праздничных дней.

1. Определить срок ожидания оплаты по счету клиента после истечения срока оплаты счета в 5 банковских дней, после чего автоматически переводить счет в статус «аннулировано».
2. Возможность определять различные ставки НДС, в т.ч. НДС = 0%, для различных клиентов.
3. Возможность формировать, печатать и учитывать заказ продажи клиенту в различных валютах.
4. Возможность учитывать оплату клиента в различных валютах.
5. Возможность применения заказов продажи и оплат клиентов, учтенных в различных валютах. В случае возникновения курсовые разницы при применении счета к оплате относятся на финансовый счет учета курсовых разниц.
6. Формирование и печать счета на оплату клиенту; пример формы счета содержится в Приложении 13; существенными моментами при формировании и печати счета являются:

- Выделение отдельной строкой в счете клиенту на оплату товара величину скидки в относительной и абсолютной (рубли) величине.

Примечание. Для некоторых групп товаров, не подпадающих под общие скидки, оформляется отдельные счета, скидка указывается в заголовке документа вручную.

- Наличие комментарий: а) жестко прописанных на бланке счета; б) заполняемых для каждого счета вручную;

- Информация в итоговой строке о количестве мест, объеме и весе выписанного в счете товара;

Работа со скидками.

1. Накопительную скидку определять в карточке клиента 1-го уровня вручную. Данные для определения скидки берутся из отчета по продажам (отчет №1, Приложение 11).
2. Наличие в заголовке документа (заказа продажи) поля «Скидка». Поле заполняется автоматически из карточки клиента при создании заказа продажи. Поле редактируемое.
3. Возможность определять объемную скидку как общую, так и для каждого клиента.

Примечание. Функционал по скидкам счета содержится в грануле Скидки счета продажи. Скидка счета рассчитывается путем выполнения функции в счете продажи относительно цен, проставленных в графе Цена за единицу.

1. Наличие функции замены объемной скидки скидкой, указанной в заголовке документа. При выполнении функции величина скидки, указанной в заголовке проставляется в строки документа.
2. Выделять отдельной строкой в счете клиенту на оплату товара величину скидки в относительной и абсолютной (рубли) величине.

Примечание. Для некоторых групп товаров, не подпадающих под общие скидки, оформляется отдельные счета, скидка указывается в заголовке документа вручную.

 

Резервирование товара.

1. Осуществлять резервирование по строкам заказа продажи из доступного количества товара, находящегося на складах №№ 1,2,3 без привязки к конкретному складу. См. Схему складов в Приложении 3.

Примечание. Доступным является количество не зарезервированного товара, находящегося на указанных складах.

1. Просмотр общего количества складского остатка и зарезервированного ранее количества при осуществлении операции резервирования для текущего счета.
2. Отсутствие возможности учесть заказ продажи, если товар по нему не зарезервирован.

 

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: