 |
Работа с подотчетными лицами.
|
|
|
|
Информационная система в части работы с подотчетными лицами должна обеспечивать:
1. Ведение справочника подотчетных лиц: занесение в систему списка подотчетных лиц как часть справочника поставщиков; для упорядочивания списка одновременно используются два подхода:
§ сотрудники и поставщики имеют разные серии нумерации;
§ для сотрудников устанавливается дополнительная опция “Сотрудник”.
2. Осуществление выдачи денег подотчетному лицу через расходный кассовый ордер; подотчетное лицо выбирается из списка поставщиков;
3. Возможность определения суммы, выданной под отчет, как целиком, так и с детализацией по сотрудникам;
4. Осуществлять формирование и учет авансового отчета следующими этапами
§ Формирование документа на покупку ТМЦ (счет покупки) – покупки подотчет; в заголовке документа указывается поставщик из справочника поставщиков (для случаев, когда поставщик неизвестен – в справочнике заводится обобщающая карточка), подотчетное лицо; в строках указываются ТМЦ из справочника товаров либо финансовый счет учета затрат;
§ Формирование документа «Авансовый отчет»; в заголовке указывается подотчетное лицо; строки заполняются сформированными и учтенными счетами покупки ТМЦ (покупки подотчет) на указанное подотчетное лицо;
5. Отражение учтенного авансового отчета на состоянии расчетов с подотчетным лицом.
6. Формирование и печать авансового отчета установленной формы (см. Приложение 11, п.2);
7. Формирование и печать приходно-кассового ордера на неиспользованную подотчетным лицом сумму.
Работа с бракованной готовой продукцией.
В Приложении 3 приведена схема логических складов.
Логический склад №10 «Брак склада №2» содержит бракованные товары, выявленные на складах №№2, 3, 9. Логический склад №8 «Брак склада №1» содержит бракованные товары, выявленные на складе № 1.
|
|
|
Примечание. При необходимости в дальнейшем могут быть организованы отдельные склады брака для складов №№3 и 9.
Бракованные изделия либо списываются Актами списания со складов №№8,10 либо возвращаются в производство, где с ними могут осуществляться следующие действия:
- Списание (изделие списывается целиком Актом списания с логического склада «Производство»);
- Переупаковка (изделие переупаковывается, при этом в системе никаких действий не производится, далее изделие физически перемещается на склад №2 или №№3,9, в системе изделие перемещается накладной перемещения);
- Перекомплектация (изделие разукомплектовывается, в системе производится разборка изделия на материалы, далее после замены бракованных частей, изделие собирается снова и перемещается на склад готовой продукции).
Система в части работы с бракованной продукцией должна отвечать следующим требованиям:
1. Возможность разобрать готовое изделие на материалы и комплектующие в соответствии со спецификацией.
2. Возможность делать перемещения между логическими складами.
3. Возможность осуществлять списание путем формирования документа «Акт списания» со склада «Производство».
Бухгалтерский учет.
В рамках данного технического задания описываются требования по ведению бухгалтерского учета ЗАО «Компания Био-Маг».
Ведение бухгалтерского учета ЗАО «Компания Био-Маг» осуществляется в отдельной фирме БД центрального офиса (см. Приложение 2) – «БУ Био-Маг».
В фирме «БУ Био-Маг» учет ТМЦ осуществляется по следующим складам:
1. Склад фурнитуры;
2. Склад полиграфии;
3. Склад плит и облицовочных материалов;
4. Дополнительный склад ДСП;
5. Склад офиса (спецодежда и др. расходные ТМЦ);
|
|
|
6. Склад готовой продукции;
7. Склад магазина пл. Индиры Ганди.
Примечание. В БУ ведутся склады магазинов, в которых установлены ККМ. На этапе написания ТЗ такой магазин один – Магазин на пл. Индиры Ганди. При появлении новых магазинов с ККМ, в фирме «БУ Био-Маг» открываются дополнительные логические склады.
Данные и отчеты по бухгалтерскому учету ЗАО «Компания Био-Маг» формируются по результатам работы периода (месяца) путем выполнения следующих этапов:
1. Выгрузка данных из фирмы «УУ ГК Био-Маг» в фирму «БУ Био-Маг».
2. Формирование данных в фирме «БУ Био-Маг».
3. Формирование отчетности по БУ ЗАО «Компания Био-Маг».
В составе выгружаемых данных:
§ Справочники
§ Документы операции
К выгружаемым справочникам относятся:
| Наименование | Состав | Примечание |
| Товары | Вся номенклатура | материалы, сопутствующая продукция, готовая продукция |
| Основные средства | состоящие на балансе ЗАО «Компания Био-Маг» | Выгрузка в соответствии с признаком «принадлежность к юридическому лицу» |
| Поставщики | Все | Включая справочник подотчетных лиц, налоговые органы |
| Клиенты | Все |
К выгружаемым данным относятся документы и операции с признаком «Официальный» (см. п. 4.2.1.1 «Общие требования по УУ»):
§ счета покупки (материалы, сопутствующие товары, ОС, малоценные ОС), в т.ч. подотчет;
§ счета продажи (готовая продукция, сопутствующие товары);
§ операции оплаты (поставщикам, клиентов);
§ операции по кассе и р/с, не связанные с расчетами с поставщиками и клиентами (расчеты с подотчетными лицами, выплата з/п сотрудникам, перечисление ДС по налогам);
§ операции перемещения основных средств.
В процессе выгрузки осуществляется реконструкция документов из учтенных в неучтенные. Это обусловлено отличием в настройках по объектам учета в управленческом и бухгалтерском учете. В фирме «БУ Био-Маг» осуществляется контроль операций и документов, устанавливается применение. Далее производится учет операций и документов.
К данным, формируемым в фирме «БУ Био-Маг» относятся:
§ Счета покупки и операции оплаты организациям, входящим в ГК – «Икар», «Серпухов Мебель» (закупка дополнительного ДСП, взаиморасчеты по аренде объектов ОС);
|
|
|
§ операции по отпуску материалов в производство;
§ поступление готовой продукции;
§ операции по начислению з/п сотрудникам;
Процесс формирования поступления дополнительного ДСП состоит из следующих этапов:
§ Осуществляется выгрузки данных из управленческого учета;
§ Формируется отчет, содержащий всю совокупность материалов, входящий в состав проданной готовой продукции (в соответствии с определенной спецификацией на каждую единицу готовой продукции) следующей формы:
| Наименование материала | Продано за период в составе готовой продукции | Остаток на начало периода | Поступило по счетам за период | Остаток на конец периода (3) + (4) – (5) |
| Фурнитура | Х | Х | Х | Х |
| ДСП | Х | Х | Х | Х |
| Итого по ДСП (в м2) | Х |
§ На отрицательный остаток (с учетом остатка на незавершенное производство) на конец периода по фурнитуре бухгалтером вручную оформляется поступление от компании «Икар» по средним ценам закупки.
§ На отрицательный остаток (с учетом остатка на незавершенное производство) на конец периода по ДСП бухгалтером вручную оформляется поступление от компании «Икар» по ценам, рассчитанным бухгалтером исходя из оплат, произведенных в течение периода на компанию «Икар».
Информационная система в части бухгалтерского учета ЗАО «Компания Био-Маг» должна отвечать следующим требованиям:
1. Формирование финансовых проводок при учете операций и документов в системе в соответствии с планом счетов и произведенными настройками.
2. Формирование сообщения в процессе учета операций, документов о корреспонденциях финансовых счетов, которые будут сформированы после учета; возможность отката операции в случае неправильности формируемой проводки;
Корреспонденция счетов.
1. Формирование финансовых операций способом однострочной записи (сводные проводки) путем запуска пакетного задания;
2. Формирование отчета с корреспонденцией счетов.
Учет заработной платы.
Учет заработной платы планируется осуществлять через типовые журналы. В типовом журнале формируются шаблоны проводок. Ввод сумм и учет операций осуществляется пользователем вручную.
|
|
|
Учет отложенного НДС.
4. Формирование операций по зачету НДС покупки в типовом журнале при применении оплаты к счету поставщика;
5. Формирование проводок по зачету НДС при выполнении функции учета в типовом журнале;
6. Формирование проводок по зачету НДС на часть суммы НДС по счету путем разбиения одной строки журнала на несколько строк.
7. Включение счета-фактуры поставщика (полностью, либо частично, в зависимости от степени фактических оплат по нему) в Книгу Покупок.
Суммовые разницы. НДС с суммовых разниц.
1. Наличие признака в таблице Валюты признака «НДС с суммовых разниц» для выделения валют, подлежащих пересчету;
2. Формирование проводок по начислению НДС с суммовых разниц при применении операций в условных единицах; формирование операций в НДС Книге операций и соответственно включение записей в Книгу продаж;
3. Печать счета - фактуры на сумму оплаты (с учетом суммовой разницы).
Авансовые отчеты.
Требования по работе с подотчетными лицами аналогичны сформулированным требованиям в п. 4.2.2.9.
Налог с продаж.
1. При розничных продажах осуществлять настройку налоговых групп; формирование при учете документа сложной проводки с выделением сумм НДС и НП на соответствующие настройке финансовые счета.
Учет авансов клиентов.
После выгрузки данных из УУ в БУ не закрытые счетами на конец периода оплаты клиентов переводятся на счет учета авансов.
Система должна обеспечивать:
a. Создание проводок по перемещению авансовых сумм с финансового счета расчетов с клиентом на финансовый счет авансов и наоборот;
b. Возможность при создании проводок использовать фильтры по клиентам, датам, клиентским операциям;
c. При перечислении сумм на счет авансов вычисление НДС с авансовых сумм, создание операции НДС и записи в Книге продаж;
d. При перечислении сумм обратно на счет расчета с клиентами создание сторнирующей проводки на сумму НДС; внесение операции на сумму зачтенного аванса в Книгу покупок;
e. Печать счета-фактуры на аванс.
При применении в дальнейшем счета к авансу:
f. Создание проводки перемещения суммы аванса со счета аванса на счет расчетов с клиентом (зачет аванса);
g. Создание сторнирующей операции на сумму НДС с аванса при применении счета к авансу;
h. Внесение операции на сумму зачтенного аванса в Книгу покупок;
Налоговый учет.
Система должна содержать возможность расчета показателей в соответствии с налоговыми регистрами.
Примечание. Стандартная гранула «Налоговые регистры» версии Navision Attain 3.60 содержит менее половины реализованных налоговых регистров. Срок реализации остальной части налоговых регистров MBS неизвестен. В случае если работы по реализации налоговых регистров берет на себя ЗАО «Крутой Софт», сроки и стоимость выполнения определяются дополнительным соглашением.
|
|
|
Учет основных средств.
Учет основных средств по бухгалтерскому учету отличается от УУ составом объектов ОС (находящихся на балансе ЗАО «Компания Био-Маг»), параметрами расчета амортизации и наличием арендованных объектов ОС.
Таким образом, из УУ в БУ выгружаются данные по официальному приобретению и выбытию объектов ОС, операции по перемещению объектов ОС (между МОЛ, складами, отделами). Операции по переоценке объектов ОС осуществляются непосредственно в Фирме БУ.
Операции по начислению амортизации на объекты ОС, находящиеся на балансе ЗАО «Компания Био-Маг», поступление и выбытие ОС в аренде, формирование счетов и оплата за аренду формируются непосредственно в фирме «БУ Био-Маг».
Требования по учету основных средств в бухгалтерском учете аналогичны требованиям, сформулированным в п. 4.2.1.8 «Учет основных средств». Дополнительно к перечисленным требованиям система в части учета ОС в БУ должна содержать следующие возможности:
1. Возможность учитывать взятые в аренду ОС на забалансовых счетах;
2. Возможность определять параметры (нормы амортизации) и производить расчет амортизации для целей бухгалтерского учета (с отражением на финансовых счетах) и для целей налогового учета (без создания финансовых проводок);
|
|
|
