 |
Идентификация участников проекта
|
|
|
|
Идентификация участников проекта это определение всех людей или организаций, воздействующих на проект и документирование важной информации, касающейся их интересов, вовлечения или влияния на успех проекта (табл. 8.1).
Таблица 8.1. Идентификация участников проекта
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| Устав проекта Документация по поставщикам Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса | Анализ участников проекта Экспертная оценка | Реестр участников проекта Стратегия управления участниками проекта |
Шаги идентификации участников проекта:
· идентификация всех потенциальных участников проекта и всей значимой информации;
· определение потенциального влияния на проект каждого участника;
· определение, как ключевые участники проекта могут реагировать на различные ситуации.
После того, как участники проекта определены, необходимо определить стратегию работы с ними:
· поддерживать удовлетворение (для участников с большими полномочиями и слабым интересом к проекту, например, руководителей высшего звена);
· тесно сотрудничать (для участников с большими полномочиями и большим интересом к итогам проекта, например, для заказчика);
· информировать (для участников с небольшими полномочиями, но значительным интересом к проекту);
· наблюдать (для участников с маленькими полномочиями и слабым интересом к проекту).
Стратегия управления участниками проекта определяет подход для повышения поддержки и уменьшения негативного влияния участников на протяжении всего жизненного цикла.
Стратегия включает такие элементы как:
· выявление ключевых участников, которые могут значительно повлиять на проект;
|
|
|
· желаемый уровень участия каждого идентифицированного участника в проекте;
· группировка участников проекта и управление ими (как группами).
Пример общего представления стратегии управления участниками проекта — матрицы анализа участников проекта — показан в табл. 8.2.
Таблица 8.2. Пример матрицы анализа участников проекта
| Участник проекта | Роль | Влияние | Стратегия работы |
Планирование коммуникаций
Планирование коммуникаций определяет информационные и коммуникационные нужды заинтересованных лиц (кто они, уровень их заинтересованности и степень влияния в проекте; кому, когда, какая необходима информация и как она будет передана).
Таблица 8.3. Планирование коммуникаций
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| Реестр участников проекта Стратегия управления участниками проекта Факторы внешней среды предприятия Активы организационного процесса | Анализ требований к коммуникациям Средства коммуникации Модели коммуникации Методы коммуникации | План управления коммуникациями Обновления документации проекта |
Команда проекта должна описать правила хранения информации по проекту (табл. 8.4).
Таблица 8.4. Пример описания правил хранения информации по проекту
| № | Документ | Формат документа | Место хранения |
| Регламентирующие документы | |||
| Проектные документы | |||
Должны быть описаны требования к документированию проекта (табл. 8.5).
Таблица 8.5. Пример требований к документированию проекта
| № | Документ | Использование документа в первой фазе проекта | Использование документа во второй фазе проекта |
| Регламенты, документы, шаблоны | Обязательно/По согласованию с Заказчиком/По необходимости/Не используется | Обязательно/По согласованию с Заказчиком/По необходимости/Не используется | |
| … |
Необходимо описать каналы коммуникаций участников проекта.
|
|
|
Исполнители и менеджер проекта образуют сеть каналов взаимодействия типа «каждый с каждым» (рис. 8.1). Сеть позволят быстро делиться информацией и принимать оперативные решения.
Руководитель портфеля проектов и менеджеры проектов образуют сеть каналов взаимодействия типа «колесо» (рис. 8.2). В этой сети вся информация о проекте поступает для руководителя только через менеджера проекта.
Взаимодействие менеджера проекта с заказчиком (рис. 8.3) происходят напрямую, с привлечением руководителя портфеля проектов при необходимости решения конфликтных ситуаций и принятии решений, в которых требуется согласование или утверждение руководителя портфеля проектов.
Взаимодействие по проектам с руководством компании происходит только через руководителя портфеля проектов (рис. 8.4
План коммуникаций должен содержать:
· требования к коммуникациям со стороны участников проекта;
· сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;
· имя сотрудника, ответственного за передачу информации;
· имя сотрудника или группы — получателей данной информации;
· методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и/или пресс-релизы);
· частоту коммуникации (например, еженедельно);
· схему передачи по инстанциям, определяющую сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;
· метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;
· глоссарий общепринятой терминологии.
Общее представление о плане коммуникаций показано в табл. 8.6.
Таблица 8.6. Пример формы плана коммуникаций
| № | Задача | Входящая информация | От кого | Кому | Частота, срок получения | Способ коммуникаций | Результат | Условие |
| Инициация проекта | ||||||||
| Планирование проекта | ||||||||
| Исполнение и контроль проекта | ||||||||
| Завершение проекта | ||||||||
|
|
|
|
|
|
