Распространение информации

Распространение информации это своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта (табл. 8.7).

Таблица 8.7. Распространение информации

Средства распространения информации:

· переговоры;

· расширенные совещания;

· телефонные звонки;

· электронная почта (E-mail);

· информационная система управления проектом;

· другие средства.

Для эффективного распространения информации может быть составлена матрица документации проекта (табл. 8.8).

Таблица 8.8. Матрица документации проекта

№	Документ/информация	Президент	Генеральный директор, Спонсор, Инициатор	Руководитель портфеля проектов	Заказчик	Менеджер проекта	Исполнитель, Менеджер ресурсов, Ведущий специалист	Администратор проекта
Проектные документы
	Заявки
	Описание содержания проекта	*	*
	Устав проекта
	План проекта
	Бюджет проекта	*	*
	Отчет по состоянию проекта
	Итоговый отчет по проекту
	Запрос на изменение параметров проекта
	Регистрационный журнал изменений
	Протокол совещания по проекту	*	*
	Акт приемки работ
	Отчетность Исполнителей по проекту
	Отчетность Менеджера проекта перед Руководителем портфеля проекта
	Информация от Заказчика			*		*
	Приказы	*	*					*
	Инструкции

Обозначения:

— разрабатывает;

— согласует;

— обязательное знание: активный участник;

— желательное знание: пассивный участник;

* — звездочка означает, что функция выполняется по необходимости.

Регулярные отчеты и регулярные совещания

Как часто нужно делать регулярные отчеты? Стандартных требований не существует, но чаще всего используется еженедельная отчетность: именно этот срок чаще всего отводится руководителем проекта на выполнение очередного этапа. Кроме того, регулярный статус-отчет позволит вовремя справляться с затруднениями, связанными, например, с изменением бизнес-процессов в компании заказчика.

В отчет включается информация о ранее запланированных и ныне выполненных работах, задействованных ресурсах, мониторинг рисков.

Если в статус-отчете присутствует информация, несущая в себе элементы коммерческой тайны, то полная версия отсылается руководству собственной компании, а сокращенная заказчику.

Что касается отчетности по ресурсам, то здесь есть тесная взаимосвязь между управлением персоналом и коммуникациями. Руководитель проекта в организации, имеющей матричную структуру, должен заранее, а не спонтанно набирать команду. Он же должен оценивать и повышать качество работы персонала, что в крупной компании довольно сложно, так как отсутствуют инструменты стимулирования, имеющиеся у руководителя функционального подразделения. Таким образом, важной составной частью управления коммуникациями является взаимодействие с владельцами ресурсов.

Совещания нужно проводить регулярно. Участники проектной команды обмениваются подробностями текущей работы, выявляют проблемы, требующие коллективного решения, распределяют дальнейшие обязанности. На таких митингах часто рождаются ценные коллективные идеи, актуальные для уникальных проектов.

Встречи «один на один» с ключевыми заинтересованными лицами могут дать тот результат, который невозможно получить в аудитории. В частности, можно в чем-то убедить собеседника, найти единомышленника для защиты своей идеи на предстоящем совещании, заручиться его поддержкой.

Правила проведения эффективного совещания

В ходе совещания необходимо следовать основным принципам: во-первых, совещание должно быть проведено в строго назначенное время, не рекомендуется несколько раз подряд переносить его на более поздний срок. Во-вторых, первым пунктом обсуждения должна быть повестка, которая рассылается заранее и утверждается всеми участниками совещания. Если во время совещания возникают вопросы, на которые невозможно найти ответ за пять минут, то их следует зафиксировать и внести в повестку следующего совещания.

Лучше всего проводить часовые совещания. Даже если на обсуждение объективно требуется два часа, то лучше назначить два часовых совещания, чтобы не утомлять участников. И главное — доброжелательность. Никогда не следует переходить на личности. Критикуя идеи, не критикуйте людей.

Извлеченные уроки

Чтобы каждый раз не «изобретать велосипед», опыт необходимо архивировать, складывать в корпоративную базу знаний, в простейшем виде — в файловое хранилище, в более совершенном — в специализированную информационную систему управления документами, Во втором случае инструмент архивирования может быть включен в информационную систему управления проектами (ИСУП). Как правило, современные ИСУП состоят из двух частей: инструмента календарно-сетевого планирования проекта и веб-сайта с библиотеками документов, форумами, реестрами рисков и проблем и т.п. Все это наполняется в оперативном порядке. Когда проект закончится, останется лишь сохранить те части, которые можно использовать повторно в новых проектах.