 |
Организация проведения поставок
|
|
|
|
В процессе организации проведения поставок происходит получение предложений от продавцов, выбор продавца и заключение контрактов (табл. 10.3).
Таблица 10.3. Организация проведения поставок
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| План управления проектом Документация по поставкам Критерии выбора поставщиков Список аттестованных поставщиков Предложения поставщиков Документация проекта Решения «производить или покупать» Соглашения о партнерстве Активы организационного процесса | Конференции контрагентов Методы оценки предложений Независимые оценки Переговоры о поставках Экспертная оценка Рекламные объявления Поиск через Интернет | Выбранные продавцы Решение о заключении контракта Календари ресурсов Запросы на изменения Обновления плана управления проектом Обновления документации проекта |
Предложения — это подготовленные поставщиком документы, описывающие намерения и возможности поставщика поставить продукты или услуги, указанные в документации по поставкам:
· готовятся в соответствии с требованиями, изложенными в документации по поставкам;
· представляют собой официальную, имеющую юридическую силу оферту. (Таким образом, предоставляя предложение заказчику, поставщик не имеет юридического и морального права отказаться от заключения договора.
При выборе поставщика используются:
· система весов;
· экспертные оценки;
· система рейтинговых оценок поставщиков;
· система отсева.
Контракт — это взаимно согласованный документ, обязывающий заказчика и подрядчика выполнить оговоренные условия. Споры по контракту решаются в судебном порядке.
Основные разделы контракта:
|
|
|
· содержание работ или результаты;
· расписание выполнения работ;
· вид и периодичность отчетности по исполнению;
· обязанности и ответственность сторон;
· цены и порядок оплаты;
· критерии приемки;
· гарантийные обязательства и поддержка продукта;
· штрафные санкции;
· механизм прекращения действия контракта и разрешения споров.
Администрирование поставок
Администрирование поставок — процесс проверки, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным требованиям. Управление контрактами также имеет компоненты управления финансами (табл. 10.4).
Таблица 10.4. Администрирование поставок
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| Документация по поставкам План управления проектом Контракт Отчеты об исполнении Одобренные запросы на изменения Информация об исполнении работ | Система управления изменениями контракта Анализ исполнения поставок Инспекции и аудиты Отчетность по исполнению Схемы оплаты Администрирование претензий Система оперативного учета | Документация по контракту Обновления активов организационного процесса Запрошенные изменения Обновления плана управления проектом |
Система управления изменениями контракта — определяет процесс внесения изменений в содержание контракта. Система включает документы, системы отслеживания, процедуры разрешения конфликтов и уровни иерархии, на которых производится авторизация изменений. Система управления изменениями контрактов должна быть интегрирована в систему общего управления изменениями.
Инспектирование и аудит — проводятся по требованию покупателя и поддерживаются продавцом на основании положений контракта. Они могут проводиться во время исполнения проекта, и предназначены для определения недостатков в процессах выполнения работ продавцом или в результатах работ. Некоторые команды инспекций и аудита могут иметь в своем составе сотрудников покупателя, занимающихся поставками, если это предусмотрено условиями контракта.
|
|
|
Отчетность по исполнению — предоставляет руководству информацию о том, насколько эффективно поставщик продвигается к целям контракта. Отчетность по исполнению контракта является частью общей отчетности по исполнению.
Схемы оплаты. Платежи продавцу обычно отслеживаются и осуществляются при помощи системы оплаты счетов, имеющейся на предприятии покупателя. Для больших проектов со сложным расписанием поставок или многоступенчатыми поставками может быть разработана особая схема оплаты. В любом случае, схема оплаты пересматривается и одобряется командой управления проектом, а осуществление платежей производится согласно условиям контракта.
Администрирование претензий. Оспариваемые изменения и подразумеваемые изменения представляют собой запрошенные изменения, по которым покупатель и продавец не могут прийти к соглашению о размерах компенсаций изменений, или не могут прийти к соглашению о внесении данных изменений. Оспариваемые изменения называются иногда «претензии», «разногласия» или «апелляции». Претензии подлежат оформлению в документальном виде, обработке, мониторингу и управлению на всем протяжении жизненного цикла проекта, обычно, на основе условий, предусмотренных контрактом. Если стороны не могут сами договорится о решении претензии, то вступают в силу предусмотренные контрактом способы и механизмы разрешения разногласий. Эти статьи контракта могут предусматривать решение спорных вопросов посредством арбитражных или судебных разбирательств, и могут быть инициированы как в период действия, так и по окончании периода действия контракта.
Система оперативного учета — это особый комплекс процессов, соответствующих контрольных функций и инструментов автоматизации, объединенных в единое целое, и являющихся частью информационной системы управления проектами. Система оперативного учета используется менеджером проекта для управления контрактной документацией и учетно-отчетными материалами. Данная система используется для поддержания каталога контрактной документации и корреспонденции, а также для поиска и архивирования подобных документов.
|
|
|
Закрытие поставок
Закрытие поставок — процесс завершения всех поставок проекта путем подтверждения, что все работы и результаты по контракту приняты (табл. 10.5).
Таблица 10.5. Закрытие поставок
| Входы в процесс | Методы и инструменты | Выходы из процесса |
| План управления проектом Документация по поставкам | Аудит поставок Урегулирование путем переговоров Система оперативного учета | Закрытые поставки Обновления активов организационного процесса |
Досрочное завершение контракта является частным случаем этой процедуры.
Обязанности менеджера проекта по закрытию поставок:
· формальная приемка всех предоставленных результатов, работ по контракту;
· содействие завершению всех действий компании по закрытию поставок и перечислению окончательного платежа;
· размещение в архиве документов по поставкам.
Документация, размещаемая в архиве:
· первоначальный запрос на предложение от заказчика и все его модификации;
· копии предложения и всех поправок к нему;
· протоколы переговоров;
· корреспонденция по контракту;
· подписанные оригиналы или ксерокопии контракта и всех дополнительных соглашений к нему;
· акты сдачи-приемки;
· счета и платежные поручения.
|
|
|
