Переговорный процесс. Деловые совещания

Переговорный процесс

Для эффективных переговоров нужен благоприятный психологический климат. Для этого необходимо соблюдать следующие пра­вила:

• не говорите громко или тихо, торопливо или медленно: громкая речь может вызвать у партнера впечатление, что ему навязывают мнение; тихая речь вынуждает человека постоянно прислуши­ваться и задавать уточняющие вопросы, собеседник может быс­тро устать; торопливая речь создает впечатление, что собеседника хотят побыстрее уговорить, а медленная - что человек специально тянет время;

• постарайтесь до переговоров найти в организации " ключевые фигуры", от которых зависит решение вопроса;

• постарайтесь до переговоров решить проблемы внутри своей команды; ни при каких обстоятельствах не вступайте в присут­ствии партнера в перепалку с своими коллегами, не обрывайте их на полуслове, не указывайте на их ошибки. Вы серьезные люди, и в вашей фирме царят взаимопонимание и уважение.

В самом начале переговоров следует ненавязчиво внушить парт­нерам ощущение их собственной значимости или авторитета орга­низации, которую они представляют.

Во время переговоров важно проявлять внимание к собеседни­кам, уметь слушать партнера. Говорить нужно больше о том, что интересует партнера и что он хорошо знает. Если партнер не прав, можно дать ему понять это с помощью невербальных средств об­щения. Лучше не использовать фразы типа: " Я вам докажу, что это не так... ". Правильнее сказать: " Я считаю иначе. Возможно, я оши­баюсь. Давайте вместе просмотрим данные" или " Я, конечно, могу ошибаться. Со мной это бывает. Надеюсь, вы меня исправите, если я буду не прав". Допуская возможность неточностей со своей сто­роны, удается избежать затруднительного положения.

Рекомендуется не использовать слова и выражения, передаю­щие окончательное мнение: " всегда", " никогда", " только так". Вместо них эффективнее употреблять " Я полагаю", " мне кажется", " воз­можно" и т. д.

Деловые совещания

Деловые совещания помогают руководителям решать триединую задачу управления: сбор информации, ее переработку, принятие уп­равленческих решений. Можно выделить диктаторские, автокра­тические, дискуссионные, проблемные, инструктивные, оперативные виды деловых совещаний.

Диктаторские совещания проводит руководитель, и правом го­лоса пользуется только он. На подобных совещаниях нет места дискуссиям, обмену мнениями, поэтому они малоэффективны.

Во время автократических заседаний руководитель задает по­очередно каждому участнику заседания вопросы и выслушивает их ответы. Подобное совещание также не позволяет принять опти­мальное решение, поскольку на нем отсутствует обсуждение про­блемы.

Дискуссионные совещания - это свободный обмен мнениями между участниками совещания после краткого доклада руководи­ теля, в котором сформулирована проблема, требующая разреше­ния.

Наиболее трудно подготовить и провести так называемые про­блемные совещания, на которых идет поиск стратегических и тактических путей разрешения наиболее сложных перспективных про­блем подразделения или организации в целом. Подготовку про­блемных совещаний следует поручать рабочей группе в составе наи­ более квалифицированных специалистов.

Инструктивные совещания руководитель подразделения прово­дит тогда, когда необходимо максимально точно и быстро выпол­нить приказ вышестоящего руководителя или органа управления, довести до работников новые методические указания, распоряже­ния и т. д. или срочно представить очень важную для руководства информацию.

Участников инструктивного совещания целесообразно обеспе­чить письменной информацией о нововведении.

Оперативное деловое совещание позволяет получить информа­цию о текущем положении дел в подразделениях и решить вопросы их деятельности.

Таким образом, первым и очень важным шагом в деятельности администратора по подготовке деловых совещаний является опре­деление задач, которые необходимо решить на совещании, и повестки дня. В повестку дня следует включать не менее 2-3 вопросов, поскольку время, затрачиваемое на обсуждение 1 или 2- 3 вопросов, почти одно и то же.

Целесообразно выработать на перспективу (полугодие, год) пере­чень важнейших вопросов для обсуждения на деловых совещаниях. Состав участников делового совещания определяют в соответствии со степенью деловой заинтересованности и компетентностью в вопросах, включенных в повестку дня. Определяя дату, время и место проведения деловых совещаний, необходимо учитывать другие общеучрежденческие мероприятия.

Большое значение имеет подготовка доклада, поскольку от его качества, содержательности, конкретности во многом зависит ус­пех совещания. Доклад должен аргументировать актуальность об­суждаемого вопроса, квалифицированно и коротко изложить его суть и предложения по разрешению проблемы.

Доклад целесообразно написать полностью. Особое внимание следует уделить формулированию предложений. Общая продолжи­тельность доклада не должна превышать 15-20 мин.

На деловом совещании обязательно ведут подробный протокол (это целесообразно поручать одному и тому же человеку) и формируют решение. В ряде случаев окончательную доработку решения поручают рабочей группе, установив срок завершения этой работы и порядок утверждения решения.