 |
Личная встреча и шаги обращения
|
|
|
|
Если вспомнить цикл фандрайзинга, то можно предложить следующий алгоритм действий при непосредственном обращении к потенциальному донору:
1. Соберите максимум информации о доноре
2. Подготовьте все необходимое, для презентации своей организации
3. Телефонный звонок
4. Письмо
5. Вторичный звонок и договоренность о встрече (мы вот вам письмо отправили)
6. Встреча и демонстрация проекта
7. Получение согласия
8. Получение пожертвования
9. Благодарность
10.Проверка результата и долгосрочные взаимоотношения
ЛИСТ ГОТОВНОСТИ (да/нет)
Когда Вы идете к спонсору, всегда ли у Вас есть:
подготовленное заранее письмо
информационный листок или буклет
подробное описание программ
последний годовой отчет
примеры публикаций о вашей организации или рекомендательные письма
Вопросы, которые вам может задать донор
Выберите добровольца из числа участников и проведите небольшую ролевую игру, где вы выступаете как спонсор, а доброволец как проситель. На вопросы надо отвечать сразу.
1. Для чего и для кого вы все это делаете?
2. Кто работает в вашей организации, есть ли оплачиваемые сотрудники?
3. Какую проблему вы хотите решить?
4. Какие мероприятия проводит ваша организация?
5. Успешна ли ваша деятельность?
6. Каковы ваши результаты?
7. Сколько людей получает вашу помощь?
8. В чем уникальность вашей организации и чем она отличается от подобных государственных структур?
9. Каков ваш годовой бюджет?
10.Из каких источников вы получаете или получали средства (кто вам уже помогал)
Полезные советы: что нужно и чего нельзя делать при поиске средств
Что нужно делать при поиске средств
§ предлагать донорам что-либо реальное за их вклад;
|
|
|
§ привлекать как можно больше материальных ресурсов: продукции и услуг;
§ вести и сохранять записи всего, что вы делаете;
§ извлекать максимум из каждой возможности;
§ иметь цель;
§ знать непосредственные нужды и цели ваших партнеров;
§ собирать команду до и после каждого события для поощрения и установки оперативных целей;
§ думать позитивно;
§ использовать разные подходы к поиску средств.
Чего нельзя делать при поиске средств
§ позволять одному человеку контролировать и управлять финансами, всегда должен быть человек, который может проконтролировать операции;
§ полностью полагаться на единственного донора;
§ допускать, чтобы поиск средств разрушил основную деятельность организации и, наоборот, не пускать сбор средств на самотек;
§ полагать, что по всем полученным обязательствам автоматически будет выплачено – возможно, придется напоминать донорам о их обязательствах;
§ базироваться на импульсах, не имея четкого плана;
§ приходить на встречу неподготовленным, без конкретных предложений;
§ тянуть все до последней минуты.
Организация эффективной кампании по сбору средств
Цели и задачи кампании
Это начало начал. Цели кампании по сбору средств должны быть реалистичными, мотивирующими, понятными и измеримыми.
Сегментация рынка и исследования
Для организации эффективной кампании необходимо сегментировать рынок пожертвований. Обычно его сегментируют по потенциалу доноров. Любая организация занимает определенную нишу, имеет источники финансирования. Сегментация рынка и исследования позволяют оценить потенциал каждой группы доноров, возможность сотрудничества, открыть для себя новый источник пожертвований, наиболее эффективно потратить средства на кампанию.
Люди
К поиску средств можно привлекать как персонал, так и добровольцев. Привлечение добровольцев дает возможность выйти на большее число доноров, но в то же время сопряжено с рядом сложностей: поиск, формирование групп, обучение, контроль, поощрение и т.д.
|
|
|
Обучение
Обучение необходимо проводить в двух направлениях: информирование о проекте, организации в целом, целях и задачах кампании, правилах работы и прочем, формирование умений, обучение основам сбора средств. Второе направление НКО часто упускают из виду, допуская к работе неподготовленных людей, а после оказываются у «разбитого корыта» с неудовлетворительными результатами.
Временные рамки и бюджет
Кампания по сбору средств должна рассматриваться не как незначительные шаги, предпринимаемые параллельно каким-то проектам организации, а как важное значительное направление работы, требующее планирования и контроля. Сбор средств тоже имеет свою «цену»: на проведение мероприятий требуются определенные средства. Часто объем полученных средств прямо пропорционален вложениям.
Учет
Учет полученных средств должен вестись в соответствии с правовыми и нормативными актами. По окончании проекта донору должен быть предоставлен финансовый отчет о целевом использовании средств. Финансовый отчет должен содержаться в годовом отчете НКО.
Благодарность
По окончании кампании необходимо поблагодарить доноров и добровольцев, участвовавших в кампании.
Внутренняя информация
Необходимо вести следующие записи:
§ Телефонные звонки. Время и дата звонка, имя и телефон звонившего, название организации, которую он представлял.
§ Мероприятия. Все детали: имена, адреса и телефоны участников, списки участников и спонсоров, отчеты и т.д.
§ Доноры. Любая информация по донорам, включая вид и размер пожертвований, специальная информация.
§ Приход и расход.
§ Проекты и кампании по сбору средств. Планы, отчеты, копии статей и т.д.
3.3.2. Оценка эффективности кампаний
Все существующие методы могут быть разделены на две группы: макро- и микрооценки.
Методы макрооценки используют показатели:
3.3.2.1. Соотношение планируемой и фактической сумм пожертвований.
Показывает в целом эффективность организации кампании.
Число доноров.
Сам по себе показатель интереса не представляет: важна его динамика. Позволяет оценить качество работы сборщиков.
|
|
|
Средний размер пожертвований.
Рассчитывается как отношение общей суммы пожертвований к числу доноров. Интересен для правильной сегментации рынка пожертвований, позволяет сэкономить на кампании.
3.3.2.4. Сравнение с конкурентами.
Этот метод позволяет обнаружить слабые и сильные места у себя и конкурентов.
Соотношение затрат на кампанию и суммы пожертвований
Нормальным уровнем считается 10-20%. 30% и выше – недопустимый уровень. В российских НКО считается вообще ненормальным тратиться на сбор средств, бытует мнение, что на поиск средств вообще никаких денег не требуется.
Методы микроанализа учитывают вклад каждого сотрудника в сбор средств. Но, поскольку, не все сотрудники участвуют в кампаниях, то в качестве показателей могут выступать число написанных и одобренных заявок, средний бюджет проектов и т.д.
4. Горячая десятка инструментов американского фандрайзера
Почтовые рассылки
Почтовые рассылки предложений о пожертвовании встречают Вас на каждом шагу. Постепенно Вы к ним привыкаете, и уже с первого раза можете отличить почти стандартный конверт от остальной почты. И тем не менее это один из самых распространенных и эффективных инструментов фандрайзера США.
Почтовые рассылки направляются по почтовым адресам клиентов и друзей, через газеты и журналы, в презентационной продукции НКО и так далее. Интересно, что часто содержанием письма является не прямая просьба дать денег, а приглашение стать другом организации и сделать ей подарок. При этом подарок можно сделать в память о ком/чем-либо или в честь кого-то/чего-то.
Одним из правил является заранее написанный текст о желании пожертвовать и варианты конкретных сумм пожертвования для простоты и удобства заполнения формы. Также указываются необходимая или предполагаемая суммы собираемых средств и прилагаются брошюры с рассказами о конкретных людях, нуждающихся в помощи.
Часто рассылки проходят по определенной последовательности или циклу действий. Например, в одном из колледжей каждый год проводит четырехмесячную кампанию. В январе всем адресатам, имеющим электронную почту, рассылается информационное письмо о начале кампании, о предложении внести частное пожертвование и о возможном звонке представителей колледжа через две недели. Далее сотрудники колледжа проводят массовый обзвон адресатов с разъяснениями и повтором предложения. После этого проводится почтовая рассылка по адресам как тех, с кем удалось переговорить, так и не охваченным телефонными переговорами.
|
|
|
В феврале и в апреле эта четырехнедельная последовательность действий повторяется с постепенным вычетом откликнувшихся. Им высылаются благодарственные письма. Если человек не откликается в течение этих месяцев, он попадает, как и остальные, в адресаты кампании следующего года. Человек вычеркивается из базы потенциальный частных доноров только после трех лет молчания.
Удачной формой этого инструмента является письмо с предложением о пожертвовании за подписью уважаемого, авторитетного человека, как правило, одного из членов Попечительского совета НКО.
Другим правилом является вложенный обратный конверт или удобное место и время для передачи конверта. Так совершенно потрясающий по своей простоте пример сбора частных пожертвований мы встретили на Рождественском шоу в городском мюзик-холле. Все зрители получили на входе буклеты с программой шоу, благодарностями корпоративным спонсорам и частным донорам и предложением сделать частное пожертвование, если шоу понравиться. Для этого в буклет был вложен стандартный конвертик, куда можно было положить чек, деньги, или указать свой счет. Рождественское шоу растрогало своей лирикой музыки, света и танца. Пожилые супружеские пары держались за руки, у некоторых на глазах были слезы. А после спектакля они, выходя из зала, отдавали сотрудникам мюзик-холла буклетики с наполненными конвертами и говорили «Спасибо за этот прекрасный вечер!».
Благодарности
Это тонкое искусство приоткрыло нам несколько своих граней. Вот некоторые из них.
§ Благодарственная открытка с небольшой площадью для внесения имени донора от руки. С успехом используется Unaited Way, имеющей очень большое число небольших частных пожертвований.
§ Благодарственное письмо с новым предложением о пожертвовании. Этот удививший нас своей настойчивостью шаг позволяет вызвать вторую волну пожертвований со значительно меньшими затратами на почтовую рассылку, так как уже четко определена целевая группа реальных доноров.
§ Благодарности во всей печатной продукции, буклетах, отчетах и так далее с различными способами указание на объем пожертвования – либо списками по сумме вклада, например доноры от 1000 долларов до 500 долларов.
|
|
|
§ Благодарственные таблички на стенах, у входа в здания, на скульптурных композициях, на кирпичах стен и плитке тротуаров, даже на цветочных горшках уличных клумб – везде!
И через благодарности формируется традиция, правило, мода дарить подарки, делать пожертвования, благодарить за добрые дела и помощь.
Ежегодный отчет
Близок к благодарностям по содержанию и ежегодный популярный финансовый отчет с указанием всех, кто жертвовал и сумм их пожертвований, вкладов, добровольческого труда. Однако уникальным для нас в отчете стало указание экономической эффективности проделанной работы для развития данного региона. При расчете эффективности учитывается объем привлеченных средств, включая добровольческий труд, затраты гостей из других регионов на проезд, проживание, питание, отдых и т.д.
|
|
|
