 |
1.1.3 Учет расчетов с подотчетными лицами
|
|
|
|
Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий, отдельных подразделений хозяйственных организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.
Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, называются подотчетными лицами.
Дебиторская задолженность за подотчетными лицами начисляется по факту получения данными лицами авансовых подотчетных сумм и погашается при полном расчете по данным суммам. Выданные под отчет суммы должны расходоваться строго по назначению, передача их одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:
- цель командировки;
- кто направляется в командировку;
- место командировки;
- срок командировки;
- перечень расходов работника в служебной командировке;
- условия командировки за пределы России;
- порядок оформления командировки;
- порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.
Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения понесенных расходов. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку сопровождается выдачей командировочного удостоверения. За время нахождения в командировке работнику сохраняется место работы, должность и средний заработок по месту постоянной работы.
|
|
|
Расходы по командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников и относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т. п.
В служебные командировки направляются только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными, и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производиться организацией за счет чистой прибыли.
Срок командировки:
- в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути;
- за рубежом – не более 60 дней.
Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также их размеры определяются руководителем организации. Для целей налогообложения налогом на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.
Подотчетные суммы на командировочные расходы выдаются на основании приказа руководителя или заявления подотчетного лица с разрешительной надписью руководителя. В этом документе указывается срок, на который выдаются подотчетные суммы. На основании приказа и с учетом действующих норм расхода в бухгалтерии составляется смета.
|
|
|
Данная смета утверждается, и на ее итог оформляется расходный кассовый ордер. Кассир выдает подотчетному лицу подотчетную сумму в качестве аванса. Если характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных расходов (телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем организации до направления работника в командировку оформляется соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов.
Расчеты с подотчетными лицами отражаются в учете в рублях, путем пересчета иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы.
При перерасходе иностранной валюты против суммы аванса данная сумма может быть выдана командированному работнику в соответствующей иностранной валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета).
При наличии у командированного работника задолженности по авансу она может быть по согласованию с организацией погашена в соответствующей валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета).
Наряду с командировочными расходами работники организации могут получить в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.
Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать следующее:
- платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделке – 60000 рублей;
- платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;
- при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;
- при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица – продавца товара;
|
|
|
- при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты.
В таблице 1. 2 представлены бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам.
Таблица 1. 2 –Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами по хозяйственным расходам
| Хозяйственные операции | Дебет | Кредит |
| 1 | ||
| Выданы денежные средства под отчет на хозяйственные расходы | ||
| Оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам За приобретенные материалы Начислен НДС по приобретенным материалам За принятые работы | 20, 26 | |
| Оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях | 10, 41 | |
| Возвращен неиспользованный аванс | ||
| Выдано в счет перерасхода по авансовому отчету |
Денежные средства могут быть выданы работнику на представительские нужды, состав которых для целей налогообложения установлен ст. 264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. [4]
В таблице 1. 3 представлены бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам.
Таблица 1. 3 – Бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами по представительским расходам
| Хозяйственные операции | Дебет | Кредит |
| Выданы денежные средства под отчет на представительские расходы | ||
| Отнесены представительские расходы, в том числе НДС по услугам | ||
| Возвращен в кассу неиспользованный аванс | ||
| Выдано в счет перерасхода по авансовому отчету |
Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
По дебету счета 71 отражаются суммы денежных средств, выданных работникам под отчет (данной проводкой начисляется дебиторская задолженность за работником) или в счет компенсации произведенных расходов – в корреспонденции со счетом 50 «Касса».
|
|
|
С кредита 71 счета списываются:
- израсходованные суммы, согласно отчета работника, – в корреспонденции с дебетом счетов учета ценностей и затрат, в зависимости от направления расходования средств. Данной проводкой погашается (частично) дебиторская задолженность за подотчетным лицом;
- возвращенные в кассу остатки подотчетных сумм, не израсходованные работником в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». Данной проводкой погашается дебиторская задолженность за подотчетным лицом;
- суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки и подлежащие взысканию, - в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Счет 71 имеет развернутое сальдо. Дебетовая часть отражает сумму дебиторской задолженности за одними подотчетными лицами, кредитовая часть сальдо отражает суммы не возмещенного другим лицам перерасхода (кредиторская задолженность). Данные задолженности не могут быть взаимно погашены, так как относятся к разным лицам.
|
|
|
