 |
Организация операционного дня
|
|
|
|
3.2.1. Организация операционного дня ответственных исполнителей в Банке должна обеспечивать своевременное оформление поступающих первичных учетных документов и отражение их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам с составлением ежедневного баланса.
3.2.2. Операционный день состоит из времени по работе с клиентами и подразделениями Банка, т.е. времени, в течение которого осуществляется прием, оформление, контроль, отражение в учете принятых от клиентов, подразделений банка документов (банковский день) и времени на завершение обработки информации с формированием ежедневного баланса, который должен быть получен не позднее начала следующего операционного дня. Время начала и завершения операционного дня, банковского дня устанавливается на основании приказа (распоряжения) руководителя Банка, филиала, отделения в пределах календарного дня, кроме государственных праздников и праздничных дней, установленных и объявленных нерабочими в соответствии с законодательством Республики Беларусь. (в редакции - ##)
При объявлении Банком выходных дней рабочими, Банк работает с обеспечением требований настоящего документа с формированием всех выходных форм аналитического и синтетического учета.
В отдельных случаях на основании приказа (распоряжения) руководителя время начала и окончания операционного дня может переноситься на более поздний (на более ранний) срок с обязательным предварительным оповещением клиентов Банка.
3.2.3. Организация учетно-операционной работы в Банке должна обеспечивать выполнение следующих условий:
- все операции по первичным учетным документам, поступившим в течение банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете в тот же операционный день, документы, поступившие в Банк по истечении банковского дня, отражаются в бухгалтерском учете не позднее следующего операционного дня; операции, осуществленные в выходные дни, объявленные Банком или установленные законодательством рабочими днями, отражаются в бухгалтерском учете в порядке, определенном для рабочих дней; операции, осуществленные в обычный выходной день, отражаются в бухгалтерском учете в первый рабочий день, следующий за ним. Операции по кассовым документам касс с режимом работы "продленный день" отражаются в бухгалтерском учете не позднее рабочего дня, следующего за днем проведения операции. Иной срок исполнения документов может быть предусмотрен законодательством или соответствующим договором банковского счета.
|
|
|
- оплата всех документов с текущих (расчетных) счетов производится за счет средств на этих счетах на начало операционного дня (за исключением овердрафтного кредитования) с соблюдением действующей очередности платежей. Порядок использования денежных средств, поступивших на текущие (расчетные) счета в течение операционного дня, определяется банком и клиентом в договоре банковского счета в рамках требований законодательства Республики Беларусь;
- передача информации Расчетному центру Нацбанка производится по установленному графику.
3.2.4. Организация документооборота в Банке направлена на снижение операционных рисков, минимизацию затрат при прохождении первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета стадий оформления, регистрации, проверки, учета, контроля операций, а также их обработки и хранения. (в редакции - ####)
Документооборот в течение операционного дня осуществляется в соответствии с графиком документооборота, который составляется в филиале, отделении уполномоченными лицами и утверждается руководителем филиала, отделения соответственно. В центральном аппарате график документооборота по выполняемым операциям составляется в каждом департаменте, самостоятельном управлении, в состав которых входит служба бухгалтерского учета, и утверждается руководителем, курирующим подразделение. (в редакции - ####)
|
|
|
График документооборота составляется с учетом требований нормативных правовых актов Национального банка Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов Банка и оформляется в виде перечня работ (схемы по созданию, проверке и обработке документов), выполняемых каждой учетной группой с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения. (в редакции - ####)
График должен быть оформлен в виде перечня работ (схемы по созданию, проверке и обработке документов), выполняемых каждой учетной группой с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения. Для ЦА, филиалов, отделений, график документооборота составляется с учетом Технологических схем бизнес - операций (в редакции - ##) (в редакции - ###)
Ответственные исполнители несут ответственность за несоблюдение графика документооборота.
Для рациональной организации прохождения документов по всем стадиям их создания и обработки график документооборота может предусматривать:
- получение выходных форм, программных документов, сформированных при закрытии предыдущего операционного дня;
- прием, регистрация, передача на исполнение информации, полученной по каналам связи;
- прием, вскрытие и обработка входящей почтовой банковской информации;
- подготовку и отправку межбанковской корреспонденции;
- проверку записей по балансовым и внебалансовым лицевым счетам с документами (платежными инструкциями);
- раскладку выписок из лицевых счетов и приложений к ним для выдачи клиентам;
- прием по электронной почте документов с использованием подсистемы дистанционного банковского обслуживания (ДБО "BS-Client");
- предоставление исполнителями, ответственными за формирование документов в отдельные папки, справок о суммах документов, находящихся в отдельных папках;
- передачу справок о суммах документов, проведенных за день; (в редакции - ##)
- формирование, подсчет, брошюрование документов за предыдущий день, их сверка с ежедневным балансом;
|
|
|
- подготовку первичных документов (счета фактуры, договора, акты приемки-передачи, акты ввода в эксплуатацию, акты на списание расходных материалов, запчастей и другие документы по хозяйственной деятельности) и передачу их в бухгалтерию для отражения в учете;
- подготовка распоряжений, авансовых заявок по подкреплению, перевозке денежной наличности и иных ценностей (в том числе подразделений Банка);
- подготовку и передачу на исполнение распоряжений и платежных инструкций по операциям с векселями, государственными ценными бумагами, по долевому участию в уставных фондах юридических лиц;
- сбор заявок на участие в торгах на Белорусской валютно-фондовой бирже (БВФБ);
- подготовку и передачу распоряжений и платежных инструкций на привлечение ресурсов в депозиты, возврат и размещение ресурсов, начисление процентов по привлеченным ресурсам;
- заключение и оформление сделок по межбанковскому кредиту с банками-контрагентами и передача на исполнение документов по заключенным сделкам;
- заключение сделок СВОП с банками-контрагентами и их оформление, подготовка и передача на исполнение документов по заключенным сделкам;
- сделки конверсии;
- проверку подлинности гарантий, документарных аккредитивов и изменений к ним;
- подготовку и передачу на исполнение распоряжений по исполнению заявлений клиентов (филиалов) по документарным аккредитивам, гарантиям, инкассо;
- отправку оплаченных чеков банку-получателю;
- обработка отчетов кассовых работников подразделений Банка;
- обработка отчетов касс с режимом работы "продленный день";
-прием и контроль кассовых документов, осуществление ввода информации по приходным и расходным кассовым операциям с белорусскими рублями и иностранной валютой, с коммерческими и дорожными чеками и другими ценностями и документами;
- порядок передачи кассовых документов кассовым работникам;
- прием от клиентов документов на инкассо, передача документов экспедиции на отправку;
|
|
|
- оплату расчетных документов (платежных инструкций), находящихся в картотеках за счет средств клиентов;
- отражение в учете операций с пластиковыми карточками;
- проведение межфилиальных расчетов: по подкреплению, вывозу денежной наличности и других ценностей; по принятым-выданным срочным денежным переводам; по возмещению филиалами и отделениями средств по покупке-продаже валюты в банках нерезидентах;
- исполнение платежных поручений на международный перевод;
- передачу исполненных международных платежей в отдел СВИФТ;
- распечатку отправленной по каналам СВИФТ информации и передачу в соответствующие структуры;
- выдачу распоряжений на открытие, закрытие лицевых счетов и других;
- направление подтверждений по факту получения ценностей
- сверка оборотов по кассовым операциям, подписание участниками сверки соответствующих форм; (в редакции - доп.6)
- формирование и передачу ежедневного баланса в ЦА;
- выдачу ежедневного баланса на бумажный носитель и представление руководству на подпись.
График может включать режим обслуживания клиентов, предусматривающий время обслуживания юридических и физических лиц.
3.2.5. Документооборот и контроль по кассовым расходным операциям осуществляется таким образом, чтобы исключить:
· оплату неправильно оформленных документов, оплату чеков, заявлений на снятие наличной иностранной валюты с подписями и оттиском печати, не соответствующими заявленным образцам, и чеков, выписанных из книжки, не принадлежащей данному клиенту;
· поступления в кассу чеков и других расходных документов, минуя соответствующих ответственных исполнителей и работников, наделенных контрольными функциями;
· внесения необоснованных исправлений и дописок в кассовые документы и журналы.
Ответственный исполнитель, принявший денежный чек, заявление на снятие наличной иностранной валюты или другой расходный денежный документ:
убеждается в законности операции и возможности ее совершения по состоянию счета;
проверяет оформление документа в соответствии с правилами совершения данной операции, наличие необходимых приложений-оснований для выдачи денежных средств;
проверяет соответствие подписей и оттиска печати клиента на чеке, заявлении на снятие наличной иностранной валюты образцам в карточке с образцами подписей и оттиска печати по счету чекодателя (далее - карточка клиента), сверяет номер чека с номерами, зарегистрированными в ЦАБС; (в редакции - доп.5)
сверяет удостоверение личности получателя с данными, указанными в чеке, заявлении на снятие наличной иностранной валюты, другом расходном денежном документе, проверяет наличие подписи получателя денежных средств;
|
|
|
подписывает документ;
выдает получателю денег контрольную марку от денежного чека или отрывной талон от расходного кассового ордера для предъявления в кассу, если иное не предусмотрено локальными нормативными правовыми актами Банка;
направляет документ ответственному исполнителю, на которого возложен контроль кассовых операций (далее - контролер).
Контролер проверяет:
· правильность заполнения денежного чека, заявления на снятие наличной иностранной валюты или расходного кассового ордера;
· соответствие подписей и печати клиента на чеке, заявлении на снятие наличной иностранной валюты образцам, представленным банку, соответствие номера представленного денежного чека номерам, вписанным в карточку клиента либо зарегистрированным в ЦАБС;
· наличие на расходном кассовом документе разрешительной подписи ответственного исполнителя на оплату и соответствие данной подписи образцам подписей работников Банка;
· подписывает документ;
· регистрирует документ в кассовом журнале по расходу;
· передает документ в кассу.
Документооборот по приходным кассовым операциям должен быть организован таким образом, чтобы выдача квитанций (иных документов) клиентам и зачисление сумм на их счета производились только после фактического поступления денег в кассу. Исключения из данных правил по конкретным операциям, совершаемым в Банке, оговариваются локальными нормативными правовыми актами Банка.
Порядок направления контролером кассовых расходных и приходных документов, внебалансовых документов по кассовым операциям в кассу производится под роспись кассира в кассовом журнале. (в редакции - доп.6)
В конце операционного дня производится сверка кассовых оборотов, приведенных в справке кассира, с записями в кассовом журнале контролера. Сверка оформляется подписями кассира в кассовом журнале и контролера на справке кассира.
(в редакции - ##)
Внутренний контроль
4.1. При организации работы в течение операционного дня Банк осуществляет внутренний (текущий и последующий) контроль, предусмотренный локальными нормативными правовыми актами, разработанными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.
Внутренний контроль осуществляется при открытии и закрытии счетов, приеме первичных учетных документов к исполнению, а также на всех этапах обработки учетной информации, совершения операций и отражения их в бухгалтерском учете.
Внутренний контроль должен быть направлен на:
- обеспечение сохранности денежных средств и ценностей;
- соблюдение клиентами требований по оформлению первичных учетных документов;
- своевременное исполнение платежных инструкций клиентов на перечисление денежных средств;
- перечисление и зачисление денежных средств в точном соответствии с реквизитами, указанными в платежных инструкциях, принимаемых к исполнению.
4.2. Первичные документы поступают в Банк от клиентов, от других банков, составляются самим Банком и содержат необходимую информацию о характере операции, позволяющую проверить их законность и осуществить внутренний контроль.
Особому контролю подлежат финансовые операции, определенные статьей 6 Закона Республики Беларусь от 19.07.2000г. №426-з "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных незаконным путем, и финансирования террористической деятельности".
4.3. Текущий контроль за совершаемыми банковскими операциями, соблюдением процедур санкционирования банковских операций осуществляется в течение операционного дня Банка до оплаты документов и обеспечивается ответственными исполнителями и контролирующими работниками. По операциям Банка, требующим дополнительного контроля, не допускается их единоличное совершение одним ответственным исполнителем. Дополнительному контролю подвергаются первичные учетные документы по следующим операциям, выполняемым в белорусских рублях и иностранной валюте при проверке документов до их оплаты ответственным исполнителем в ЦАБС:"@ (в редакции - доп.6)
- по операциям с ценными бумагами;
- по размещению денежных средств банка в долгосрочные финансовые вложения;
- по размещению денежных средств банка и по возврату средств, привлеченных банком, во вклады (депозиты), межбанковские кредиты;
- по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными), ссудными и другими счетами физических лиц, за исключением операции взноса наличных белорусских рублей на временный счет для формирования уставного фонда юридического лица;
- по списанию сумм неустоек (штрафов, пени), не взысканной одновременно с основным платежом;
- по операциям с основными средствами, нематериальными активами, материалами, с предметами в составе оборотных средств;
- по операциям финансовой аренды (лизинга);
- по суммам до выяснения (сч.6301, 6302);
- по средствам в расчетах (по дебету счетов 18хх, 38хх); (в редакции - ##)
- по доходам;
- по операциям с бланками строгой отчетности;
- по операциям с пластиковыми карточками;
- по операциям с дорожными чеками;
- по операциям осуществления срочных денежных переводов;
- по операциям списания средств со специальных счетов клиентов по покупке иностранной валюты;
- по операциям подкрепления корреспондентских счетов банка в иностранной валюте;
(в редакции - доп.6)
- по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями (кроме покупки у Национального банка и банков); (в редакции - ###)
(в редакции - доп.6)
- по выданным гарантиям и поручительствам;
- по операциям, выполненным на основании распоряжений других департаментов, самостоятельных управлений;
- по операциям доверительного управления денежными средствами (трастовым);
- по межфилиальным операциям (по группе счетов 612, 613, 616, 617);
- по расходам, в том числе будущих периодов;
- по операциям с дебиторами и кредиторами банка; (в редакции - доп.7)
- по операциям, затрагивающим счета прибыли (убытка);
- по операциям с коммерческими и банковскими чеками; (в редакции - ##)
- по валютно-обменным операциям; (в редакции - доп.6)
- прием наличной иностранной валюты в кассы подразделений (обособленных подразделений) Банка для последующего зачисления (перечисления) на счета субъектов валютных операций; (в редакции - доп.6)
- снятие наличной иностранной валюты со счетов субъектов валютных операций; (в редакции - доп.6)
- по операциям выдачи из касс Банка денежной наличности и ценностей, подлежащих хранению в хранилищах Банка. (в редакции - доп.6)
@- с учетом особенностей по операциям указанных в пункте 4.3* (в редакции - доп.6)
Особенности дополнительного контроля по операциям с физическими лицами определяются локальными документами Банка по операциям с физическими лицами.
Дополнительный контроль первичных учетных документов, поступающих из других банков, филиалов, отделений, по операциям, затрагивающим счета доходов и кредиторов Банка, и подлежащих помещению в папки первичных учетных документов по кредиту балансовых счетов, осуществляется не позднее следующего рабочего дня и оформляется подписью контролирующего работника. (в редакции - доп.6)
Дополнительный контроль по валютно-обменным операциям, операциям купли-продажи драгоценных металлов в виде мерных слитков, продажи памятных монет и драгоценных камней, совершенным за счет личных средств физических лиц с применением специальных компьютерных систем; доходов, взимаемых с физических лиц наличными денежными средствами, при оплате комиссий в пользу Банка при использовании альтернативных каналов (инфокиоски и Интернет-банкинг) на основании Сборника вознаграждений (платы) за операции, осуществляемые ОАО "БПС-Банк", осуществляется после формирования документов из локальных программных комплексов по завершению работы кассы, обработки отчетов кассиров и отчетов по операций с пластиковыми карточками. (в редакции - доп.6)
4.3*. Дополнительной контрольной подписью не обеспечиваются первичные учетные документы по следующим операциям:
· Выдачи, погашения кредитов и процентов по ним, начисления процентов, формирования/уменьшения (аннулирование) резерва по активу, по обязательствам банка перед клиентами по предоставлению денежных средств, выноса задолженности по кредитам и/или процентов на счета по учету просроченной задолженности, отнесения на доходы сумм, причитающихся к получению (при переклассификации вероятности получения дохода от проблемной (низкой) к безусловной (высокой)), другим, когда создание документов происходит программно на основании параметров кредитных договоров, установленных инспектором/экономистом, и не доступных для корректировки ответственным исполнителем;
· Начисления (выплаты) процентов, взимания комиссионного вознаграждения по пассивным операциям юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц, когда создание документов происходит программно на основании параметров договоров РКО, депозитных договоров.
В связи с отсутствием контрольной подписи на первичных учетных документах в планы проведения последующих проверок необходимо включать вопросы проверки полноты и правильности отражения в учете вышеуказанных операций.
(в редакции - доп.6)
4.4. Результат совершения дополнительного контроля оформляется учинением контрольной подписи уполномоченного лица. Контрольной подписью оформляются экземпляры документов, которые предназначены для хранения в Банке в качестве подтверждающих по совершенным операциям. (в редакции - ###)
4.5. Контрольная подпись главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера) или лиц, уполномоченных главным бухгалтером в обязательном порядке проставляется на первичных учетных документах по операциям, выполняемым в белорусских рублях и иностранной валюте:
· с фондами Банка;
· покупки у Национального банка Республики Беларусь и банков денежных средств, драгоценных металлов, камней и памятных монет;
· использования прибыли (расходы с признаком налогообложения "2");
· списания долгов в убыток;
· исправления допущенных ошибок в бухгалтерском учете.
(в редакции - ###)
4.6. Переводы, осуществляемые Банком от своего имени (т.е. плательщиком по которым является банк) по операциям с дебиторами и кредиторами Банка, размещения денежных средств в долгосрочные финансовые вложения Банка, оказания благотворительной помощи, налоговые платежи, оформленные мемориальными ордерами должны быть подписаны лицами, наделенными правом первой и второй подписи. Данный перечень, по решению руководителя, может быть дополнен другими видами операций.
4.7. Последующий контроль осуществляется после составления баланса, целью которого является систематическая проверка постановки учета и документооборота, выполнения ответственными исполнителями возложенных на них обязанностей, законности, правильности и своевременности выполнения ими операций, недопущения фактов превышения ответственными исполнителями своих полномочий, соблюдения в работе действующих нормативно-правовых актов.
В ЦА, филиалах, отделениях осуществляются последующие проверки правильности оформления совершаемых операций, своевременности и достоверности их отражения в бухгалтерском учете. Проведение последующих проверок включается в ежеквартальные планы работ структурного подразделения или закрепляется в графике последующих проверок с указанием состава работников, привлекаемых к проверке, участка работы, подвергаемого проверке, периода, за который производится проверка. Ежеквартальные планы работ или графики последующих проверок в филиале, отделении согласовываются с главным бухгалтером или его заместителем, в Центральном аппарате руководителем департамента, Центра по обслуживанию клиентов, самостоятельного управления. (в редакции - ##)(в редакции - доп.6)
Последующие проверки должны проводиться с таким расчетом, чтобы работа каждого ответственного исполнителя проверялась, как правило, не реже одного раза в год, а при необходимости и чаще.
Результаты последующих проверок должны оформляться краткими справками. Руководитель Банка, филиалов, отделений (или лицо им уполномоченное) обязан в 5-дневный срок после получения справки рассмотреть ее и принять необходимые меры для устранения причин, вызвавших отмеченные недостатки.
Копия справки направляется главному бухгалтеру или его заместителю для контроля за устранением недостатков, выявленных проверками (для организации повторной проверки, проведения учебы сотрудников, принятия необходимых мер по обеспечению надлежащей организации работы и т.д.). (в редакции - ##)
Копия справки с выявленными нарушениями направляется главному бухгалтеру или его заместителю для контроля за устранением недостатков, выявленных проверками (для организации повторной проверки, проведения учебы сотрудников, принятия необходимых мер по обеспечению надлежащей организации работы и т.д.). (в редакции - ##) (в редакции - доп.6)
|
|
|
