 |
Формирование и хранение документов
|
|
|
|
7.1.1. Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сформированы в отдельные папки и сверены с данными ежедневного баланса. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому лицевому счету. Сформированные, сброшюрованные, подписанные и сверенные с ежедневным балансом первичные учетные документы передаются для хранения в архив в соответствии с установленным в Банке порядком.
Первичные учетные документы в зависимости от сроков хранения и принадлежности к определенному виду операции формируются в папки "отдельного и длительного" хранения.
7.1.2. В папки с длительными сроками хранения помещаются следующие первичные учетные документы:
· по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;
· по кредитам (займам), выданным физическим лицам;
· по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;
· по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями, уставным и резервным фондами.
В папки отдельного хранения помещаются следующие первичные учетные документы:
· документы по операциям с капитальными вложениями и незавершенному строительству;
· документы по внутрибанковским операциям;
· документы по операциям в национальной и иностранных валютах.
Электронные документы отдельного и длительного хранения помещаются в отдельные файлы. При этом в общие файлы электронных мемориальных документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, находящихся в отдельных файлах электронных мемориальных документов, а также наименования данных файлов.
|
|
|
Хранение электронных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов.
(в редакции - ####)
7.1.3. Первичные учетные документы брошюруются в следующие виды папок:
· первичные учетные документы по операциям в национальной и иностранных валютах;
· первичные учетные документы по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;
· первичные учетные документы по кредитам (займам), выданным физическим лицам;
· первичные учетные документы по операциям с драгоценными металлами, драгоценными камнями;
· первичные учетные документы по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями, уставным и резервным фондами;
· первичные учетные документы по операциям с капитальными вложениями и незавершенному строительству;
· первичные учетные документы по внутрибанковским операциям.
(в редакции - ####)
7.1.4. Приказом (распоряжением) руководителя Банка, филиала, отделения должны быть определены места для хранения документов, назначены лица, ответственные за обеспечение сохранности документов. (в редакции - ###)
Функции формирования и брошюрования, хранения, сверки с данными бухгалтерского учета первичных учетных документов, а также осуществление контроля за выполнением этих функций закрепляются в должностных инструкциях работников.
Папки первичных учетных документов формируются в каждом структурном подразделении филиала, отделения, ЦА, где осуществляется отражение операций по счетам бухгалтерского учета.
Подшивка производится в твердую обложку не менее чем в четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке документов к подшивке металлические предметы (скрепки, скобы и т.п.) удаляются. Подшиваются документы за каждый рабочий день. При незначительном объеме документов, документы могут подшиваться с другой периодичностью, но не реже чем за месяц с обязательным наличием надлежаще оформленных титульных листов за каждый день.
|
|
|
В папки с первичными учетными документами помещаются их первые экземпляры, а также приложения (в установленных случаях), на которые в них сделана ссылка. По документам, представляемым клиентами по электронной почте в программе "ДБО "BS-Client" в папки помещаются бумажные копии этих документов. Основанием для передачи клиентом первичных учетных документов по электронной почте является договор, заключенный между Банком и клиентом.
Порядок формирования и хранения кассовых документов определяется отдельным локальным нормативным правовым актом Банка.
7.1.5. В ЦА, филиалах, отделениях для автоматизации сверки документов дня главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное разрабатывает перечень папок первичных учетных документов подразделения Банка согласно пункту 7.1.3 с присвоением каждой папке определенного номера ("код папки"). Перечень номеров "код папки" помещается в справочник "БПС-Банк. Срок хранения документов" (далее - Справочник).
В каждом открытом лицевом счете проставляется дополнительный параметр- "код папки", согласно Справочнику. По дополнительному параметру "код папки" программно формируются справки о суммах документов, помещенных в отдельные папки и папки с длительными сроками хранения.
Контроль проставления параметра "код папки" в лицевом счете возлагается на лицо, контролирующее правильность формирования первичных учетных документов и их сверку с данными бухгалтерского учета в структурном подразделении филиала, отделения, ЦА.
7.1.6. Принятые за день к исполнению первичные учетные документы ответственными исполнителями подбираются в строгом соответствии и порядке с "Перечнем документов в пачке". Ответственный исполнитель, убедившись, что все суммы включены в "Перечень документов в пачке" по пачкам документов, принятым к обработке и все итоги "Перечней документов в пачках" включены в "Перечень пачек", подтверждает своей подписью итоги сумм на "Перечне документов в пачке" и "Перечне пачек" и передает их ответственному исполнителю, на которого возложены функции формирования, подсчета и брошюрования папок первичных учетных документов.
|
|
|
Ответственный исполнитель, на которого возложено формирование, подсчет и брошюрование документов в папку в обязательном порядке проверяет наличие документов и приложений к ним, приложенных к "Перечню документов в пачке" ответственных исполнителей.
7.1.7. Первичные учетные документы, формируемые в папки "отдельного и длительного хранения", помещаются по дебету балансовых счетов и по кредиту балансовых счетов, по приходу и расходу внебалансовых счетов в порядке возрастания счетов. Исключение составляют папки первичных учетных документов по операциям в национальной и иностранных валютах. Сводные мемориальные ордера подбираются к "Перечню документов в пачке" ответственного исполнителя для сверки документов по дебету счета. Сводные мемориальные ордера по кредиту счета помещаются после всех документов, подобранных по кредиту. (в редакции - ####)
Документы по кредиту балансовых счетов не подшиваются, если корреспондирующим счетом по дебету является счет, открытый в своем подразделении Банка и срок хранения первичных учетных документов по дебету не ниже срока хранения документов формируемой папки. На ленты подсчета набираются суммы документов по дебету и по кредиту балансовых счетов, по приходу и расходу внебалансовых счетов. Допускается брошюрование документов по исполнителям и пачкам, переданным для обработки информации с подсчетом итогов "Перечня пачек".
При совпадении сроков хранения первичных учетных документов и принадлежности к одному виду операции допускается формировать первичные учетные документы в национальной валюте и в иностранной валюте в одну папку (например: первичные учетные документы по кредитам (займам), выданным физическим лицам, первичные учетные документы по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц, другие). (в редакции - ####)
|
|
|
(в редакции - ####)
Брошюрование документов в папку по операциям в национальной и иностранных валютах осуществляется по дебету балансовых счетов в порядке возрастания номеров балансовых счетов либо по исполнителям и пачкам, сформированным для передачи и обработки информации. Внебалансовые документы (кроме кассовых) подбираются и брошюруются вместе с первичными учетными документами и могут помещаться в папку как в порядке возрастания номеров внебалансовых счетов сначала по приходу, а затем по расходу, так и по пачкам ответственных исполнителей сначала по приходу, а затем по расходу. На ленты подсчета набираются итоги "Перечней пачек" ответственных исполнителей. В папку по операциям в национальной и иностранных валютах помещается "Справка о суммах документов по переоценке (или дооценке) по балансовым/внебалансовым счетам, хранящихся в электроном виде" (Приложение 23), оформленная подписью и штампом ответственного исполнителя, формирующего папку. Справки формируются в разрезе балансовых счетов четвертого порядка и внебалансовых счетов пятого порядка по папкам "отдельного" хранения. Мемориальные ордера по операциям переоценки/дооценки хранятся в электронном виде. (в редакции - ####)
Итоги лент подсчета должны равняться итоговым суммам из "Справки о суммах документов" по дебету и кредиту балансовых счетов, приходу и расходу внебалансовых счетов (Приложение 3).
В ЦАБС для ежедневной сверки первичных учетных документов программно формируются ленты подсчета, которые пунктируются лицом ответственным за формирование документов с суммами документов или с итогами сумм итогов "Перечня пачек".
После сверки сумм первичных учетных документов с данными бухгалтерского учета формируется "Справка о суммах первичных учетных документов по дебету балансовых счетов, помещенных в отдельную папку по операциям…" (Приложение 4), которая подписывается ответственным исполнителем и руководителем структурного подразделения и передается в отдел, сектор внутрибанковских операций для помещения в папку "Общая сумма первичных учетных документов по безналичным операциям за день" (далее - общая папка) для сверки общей суммы первичных учетных документов с данными баланса. В общую папку помещается "Справка о суммах платежей РЦ в электронном виде".
К папке "Общая сумма первичных учетных документов по безналичным операциям за день" оформляется титульный лист. Примерная форма титульного листа для общей папки приведена в Приложении 1. При необходимости допускается указание дополнительной информации. Также в папку помещается лента подсчета, на которой указываются суммы из справок (Приложение 4), представленных структурными подразделениями.
|
|
|
Сверка с балансом общей суммы первичных учетных документов по безналичным операциям за день производится главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным следующим образом:
из итога оборотов по ежедневному балансу вычитаются обороты по приходу и расходу кассы (б/счета 101х, 102х, 103х, 104х, 106х, 1090, 130х)
к полученной сумме прибавляется сумма оборотов между счетами кассы группы 10хх, 130х;
полученный итог должен быть равен сумме первичных учетных документов проставленной на титульном листе к папке "Общая сумма первичных учетных документов за день".
Аналогично осуществляется сверка суммы внебалансовых документов с данными баланса.
Факт сверки подтверждается подписью на титульном листе.
В случае, если общая сумма документов не совпадает с данными ежедневного баланса, на основании указаний главного бухгалтера или лица, уполномоченного производится выверка сумм документов и оборотов по каждому лицевому счету в каждом структурном подразделении, представившему справки о суммах документов по форме Приложения 4.
7.1.8. В папку с первичными учетными документами помещаются:
ленты подсчета документов.
справка о суммах первичных учетных документах;
пачки с первичными учетными документами, проведенными за день ответственными исполнителями или документы в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету, а затем по кредиту;
внебалансовые ордера;
другие документы, являющиеся оправдательными по совершенным операциям.
Ленты подсчета, на которых указываются суммы документов, дата и подпись ответственного исполнителя, сформировавшего и подсчитавшего документы, помещаются в папку либо в конверте в начале папки либо иным образом, обеспечивающим свободный доступ к их прочтению.
К каждой папке сброшюрованных документов прилагается титульный лист (Приложение 22), подписанный ответственным исполнителем, сброшюровавшим документы, и руководителем структурного подразделения или лицом, им уполномоченным. (в редакции - ###)
7.1.9. До утра следующего дня все несформированные в папки документы за истекший день подлежат хранению в несгораемом сейфе или в металлическом шкафу. Формирование и сверка документов с балансом должны быть завершены не позднее следующего банковского дня за днем отражения операций по балансу.
7.1.10. В папку по операциям по капитальным вложениям и незавершенному строительству помещаются документы по операциям приобретения, строительства, модернизации и реконструкции основных средств и нематериальных активов, включая операции по расчетам с дебиторами и кредиторами по капвложениям, а также документы по операциям движения оборудования, требующего монтажа и по операциям капитальных затрат по арендованным основным средствам (операции, отражаемые по балансовым счетам 550, 551, 552 (в корреспонденции со счетами 556), 556, 557, 558, 654, 664, 540 (в корреспонденции со счетом 5403).
7.1.11. В папку по внутрибанковским операциям помещаются документы по:
безвозмездному получению основных средств;
оприходованию излишних и неучтенных основных средств, выявленных в процессе инвентаризации;
переоценке (дооценке, уценке) основных средств, незавершенного строительства, неустановленного оборудования, жилого фонда;
выбытию основных средств;
аренде основных средств, лизинга основных средств и др.;
приобретению товарно-материальных ценностей (ТМЦ), безвозмездному получению ТМЦ, оприходованию излишних ТМЦ, списанию ТМЦ на хозяйственные и другие нужды, выбытию ТМЦ;
безвозмездному получению, выбытию нематериальных активов;
расчетам с дебиторами и кредиторами (кроме дебиторов и кредиторов по капвложениям, государственной пошлине по искам кредитного характера); (в редакции - доп.6)
доходам, расходам будущих периодов;
расходам Банка к выплате, доходам к получению;
доходам и расходам Банка, учету прибыли и убытков Банка;
резервам на риски и платежи, резервам по неполученным доходам;
отражению начисленных, просроченных доходов (расходов);
возмещению подразделениями Банка расходов ЦА по доставке ценностей РУП Филиала "Спецсвязь", расходов ЦА по покупке-продаже иностранной валюты в банках-нерезидентах и другим;
другим хозяйственным операциям.
В эту папку помещаются документы по операциям отраженным по счетам 551х, 552х (в корреспонденции со счетами 8399, 551х, 552х), 54хх, 553х, 555х, 559х, 56хх, 570х, 62хх (кроме 6251, 6252), 64хх, 650х-653х, 657х-659х, 660х-663х, 665х-667х (кроме 6661, 6669), 672х, 675х, 678х, 682х, 7327, 7329, 735х-738х, 7390, 7391, 7399 (по экономической сущности, относящиеся к внутрибанковским операциям), а также операции, отраженные по внебалансовым счетам, по экономической сути относящиеся к внутрибанковским операциям.(в редакции - доп.6)
Операции, отраженные по счетам 8 и 9 классов в структурных подразделениях ЦА помещаются в папки первичных учетных документов по операциям, отраженным по счетам доходов и расходов структурных подразделений ЦА. Операции, по счетам 8 и 9 классов Управления внутрибанковских операций помещаются в папку по внутрибанковским операциям.
(в редакции - ####)
7.1.12. В папку по операциям с долгосрочными финансовыми вложениями, уставным и резервным фондами помещаются документы по операциям по подписке, увеличению номинальной стоимости, выкупу акций, изменению состава учредителей и другие операции, связанные с уставным фондом (операции по счетам 6661, 6669), 730х, 731х, 7331, 38хх и другим счетам, по экономической сущности являющиеся операциями с уставным фондом), документы, связанные с формированием резервного фонда (операции по счету 7321 и другим счетам, по экономической сущности являющимися операциями с резервным фондом), а также документы по операциям с долгосрочными вложениями и инвестициями Банка (операции по счетам 51хх, 52хх).
(в редакции - ####)
п. 7.1.13 исключен (в редакции - ####)
7.1.14. В папку по операциям с драгоценными металлами и драгоценными камнями помещаются документы по операциям, учитываемым на балансовых счетах 1301, 1303, 1306, 131х-133х, 134х - 139х (кроме 1346, 1366, 1386, 1393 и соответствующих лицевых счетов 1348, 1368, 1388 и 1398 в части начисленных процентов по счетам физических лиц), 1806, 1816, 3806, 3816, 9935х, 9936х. (в редакции - доп.5)
7.1.15. В папку по кредитам физическим лицам помещаются документы по операциям, учитываемым на счетах 240х, 241х, 242х, 246х, 247х, 248х, 249х, 294х, а также операции, проведенные по соответствующим счетам 38хх и других групп, по экономической сущности являющиеся операциями по кредитам физическим лицам.
7.1.16. В папку по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц, помещаются документы по операциям, учитываемым на балансовых счетах 1346, 1366, 1386, 1393, 3014, 3114, 3124, 3134, 3154, 3164, 3174, отдельных лицевых счетах 318х группы в части займов, полученных от физических лиц, 3404, 3414, 3424, отдельных лицевых счетах балансового счета 3605 в части средств бюджета на текущих (расчетных) счетах физических лиц, 4930, 4940 и на соответствующих лицевых счетах начисленных процентов (1348, 1368, 1388, 1398, 307х, 319х, 347х, 497х), отдельных лицевых счетах 6670, открытых для учета средств по неподвижным остаткам на текущих, благотворительных счетах физических лиц, а также по операциям, проведенным по счетам 38хх и других групп, по экономической сущности являющимися операциями с текущими (расчетными) вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц. (в редакции - доп.5)
7.1.17. При формировании за день папки документов по операциям с иностранной валютой в папку помещаются исполненные документы по всем операциям с иностранной валютой, кроме тех, которые помещены в другие папки отдельного и длительного хранения. Документы по дебету балансовых счетов формируются по пачкам ответственных исполнителей, сформированным для передачи и обработки информации либо в разрезе валют в порядке возрастания номеров балансовых счетов. Отдельно формируется "РЕЕСТР программных документов, входящих в РЦ межбанковских, межфилиальных платежей за …", где отражены операции по счетам 1501, 1502, 1701, 1702, 6101, 6111 в разрезе валют. (в редакции - ####)
|
|
|
