 |
Практическая работа №2. Технология создания электронных таблиц в MS Excel
|
|
|
|
Цель: изучить инструменты ввода, редактирования, форматирования и обработки числовых данных в электронной таблице.
Изучив данную тему, студент должен:
иметь представление о;
· технологиях обработки числовых данных в электронных таблицах;
знать:
· инструменты ввода, редактирования, форматирования и обработки числовых данных в электронной таблице;
· принципы работы Мастера диаграмм;
уметь:
· форматировать ячейки таблицы;
· выполнять простейшие вычисления и использовать элементарные функции в расчетах;
· использовать относительную и абсолютную адресацию;
· выполнять построение и форматирование диаграмм;
· установить защиту рабочей книги;
владеть навыками:
· обработки информации в электронных таблицах;
· построения различного вида диаграмм (графиков, гистограмм и др.) с помощью мастера диаграмм Excel.
Методические рекомендации по изучению темы
При освоении темы необходимо:
- Выполнить задание, пользуясь теоретическими сведениями.
- Оформить выполненное задание в тетради для практических занятий.
- Результат работы предъявить преподавателю.
- Ответить на вопросы самоконтроля.
- Защитить выполненную работу у преподавателя.
Краткие теоретические сведения:
Пользовательский интерфейс MS Excel
Окно MS Excel содержит:
· строку заголовка;
· строку меню;
· стандартную панель инструментов;
· панель форматирования;
· строку формул, на которой имеются:
- поле имени;
- поле ввода формул;
- кнопка Ввод (равносильна нажатию клавиши ENTER);
- кнопка Отмена;
- кнопка вызова мастера функций Вставка функции (чтобы увидеть все кнопки, щелкните мышью в поле ввода формул)
· рабочее окно, которое включает:
|
|
|
- столбец заголовков строк;
- строку заголовков столбцов;
- кнопку Выделить Все (в левом верхнем углу рабочего окна, на пересечении столбцов заголовков строк и столбцов);
- полосы прокрутки;
- маркеры горизонтального и вертикального разбиения рабочего листа (узкая серая полоска выше вертикальной и правее горизонтальной полос прокрутки);
- ярлычки рабочих листов;
- кнопки прокрутки рабочих листов (левее ярлычков листов).
· строку состояния внизу окна Excel.
Рабочая книга MS Excel
По умолчанию рабочая книга Excel открывается с тремя рабочими листами Лист1,..., Лист3. Имена листов выведены на ярлычках в нижней части окна рабочей книги слева. Щелкая по ярлычкам, можно переходить от одного листа к другому внутри рабочей книги.
Рабочая книга может содержать любое число листов от 1 до 255. Вы можете:
· вставлять и удалять листы;
· переименовывать листы, используя имена длиной не более 31 символ;
· копировать или перемещать листы внутри рабочей книги или в другую рабочую книгу;
· скрывать листы внутри рабочей книги.
Рабочая книга может содержать листы двух типов:
· обычный рабочий лист;
· лист с диаграммой.
Щелчок по ярлычку листа делает лист активным. Имя активного ярлычка выделяется белым цветом и полужирным шрифтом. Для прокрутки ярлычков листов используйте кнопки прокрутки ярлычков слева от ярлычков.
Щелчок правой кнопки мыши на ярлычке листа открывает контекстное меню, с помощью которого можно добавлять выделять, перемещать, удалять, переименовывать рабочие листы и др.
Используйте полосы прокрутки для перемещения по листу в вертикальном и горизонтальном направлениях. Для передвижения по листу можно также использовать комбинации клавиш.
Используйте поле имени слева от строки формул, чтобы быстро перейти к нужным ячейкам или интервалам ячеек.
Одновременно можно выделить несколько рабочих листов и вводить данные параллельно сразу на все выделенные листы. Чтобы добавить к выделению новые листы, удерживайте в нажатом состоянии клавишу CTRL во время щелчков по ярлычкам листов.
|
|
|
Для расширения выделения щелкните по ярлычку листа, нажмите клавишу SHIFT и, не отпуская ее, щелкните по другому ярлычку листа. Все листы между двумя листами будут выделены.
Для отмены выделения листов выполните команду контекстного меню Разгруппировать листы, или щелкните на ярлычке листа, не входящего в группу.
Основные понятия
Каждая электронная таблица Excel 2003 представляет собой рабочий лист, содержащий 256 столбцов и 65536 строк (16384 столбцов и 1048576 строк в Excel 2007).
Пересечение строки и столбца образуют ячейку - основной элемент электронной таблицы для вычисления и хранения данных.
Перемещение по ячейкам электронной таблицы (ЭТ) осуществляется щелчком кнопки мыши на нужной ячейке или с помощью клавиш перемещения курсора. Комбинация CTRL+<клавиша перемещения курсора> обеспечивает быстрый переход в начало/конец листа.
Ссылки на ячейки состоят из заголовков соответствующих столбцов и строк ЭТ. Когда вы впервые запускаете Excel, все столбцы помечены буквами A, B, C,..., Z, AA, AB, AC,..., а строки - цифрами.
Создание таблицы
Чтобы создать новую электронную таблицу, щелкните на кнопке Создать стандартной панели управления или выполните команду меню Файл à Создать.
Выделение ячеек таблицы
Перед выполнением большинства команд и функций Excel необходимо выделить ячейку или несколько ячеек, с которыми вы хотите работать. В ЭТ можно выделить ячейку, диапазон ячеек, объект или символы в строке формул. Выбранные элементы выделяются, при этом активная ячейка заключается в толстую рамку.
В ЭТ можно задать выделение 3-х типов: выделить одну ячейку, выделить диапазон ячеек или выделить несколько неприлегающих друг к другу диапазонов ячеек (неприлегающее выделение). Если выделена одна ячейка, то она называется активной.
Чтобы выделить одну ячейку, щелкните по ячейке, которую вы хотите выделить.
Чтобы выделить диапазон ячеек, щелкните по первой ячейке диапазона и протащите мышь по всем ячейкам диапазона.
Чтобы задать неприлегающее выделение:
|
|
|
· щелкните по первой ячейке и протащите мышь по первому диапазону;
· нажмите CTRL и, не отпуская ее, протащите мышь по другому диапазону и т.д.
Чтобы выделить:
| Строку или столбец целиком | Щелкните по заголовку строки или столбца |
| Несколько строк или столбцов | Протащите мышь по заголовкам строк или столбцов |
| Всю таблицу за исключением объектов | Щелкните по кнопке Выделить все в левом верхнем углу рабочего окна |
Ввод данных в таблицу
В ЭТ можно вводить постоянные значения и формулы. Постоянные значения, или константы, - это данные, которые вы набираете непосредственно в ячейке. Они могут представлять собой число, включая значения дат и времени, или некоторый текст.
Формула - это выражение из постоянных значений, ссылок на ячейки, имен, функций и операторов. По формуле на основе имеющихся значений вычисляется новое значение. Формулы всегда начинаются со знака равенства ‘=’.
Постоянные значения изменяются только в том случае, когда вы выбираете ячейку и редактируете ее значение. Значение, вычисляемое по формуле, может изменяться при изменении других значений в ЭТ.
|
|
В качестве констант можно также ввести логические и ошибочные значения.
Для ввода данных в ячейку ее необходимо выделить, после чего набрать данные. Можно ввести также данные в диапазон ячеек.
Для быстрого ввода данных в несколько прилегающих друг к другу ячеек сначала выделите их. Затем можно вводить данные в ячейки последовательно. Ввод данных в ячейку завершается нажатием ENTER. Точно также можно вводить данные в неприлегающие выделения.
Работа со строкой формул
Строка формул служит для ввода и редактирования данных в ячейке ЭТ. В строке формул появляется константа или формула, содержащаяся в активной ячейке. В строке формул имеются: кнопка Ввод, кнопка Отмена, поле для ввода формулы и поле Имя. Если вы хотите отказаться от ввода или редактирования в строке формул, щелкните по кнопке Отмена или нажмите клавишу ESC.
|
|
|
В поле Имя строки формул в разных случаях появляются:
· ссылка на активную ячейку, если ЭТ активна;
· имя, присвоенное данному выделению;
· размер выделяемого диапазона ячеек.
Если кнопки Ввод и Отмена не выведены на экран, то это означает, что строка формул не активна.
Когда активна строка формул, вы не можете пользоваться большинством команд меню. Если вы хотите перейти от работы со строкой формул к работе с ЭТ, нажмите ENTER для подтверждения ввода в ячейку информации из строки формул или клавишу ESC для отмены ввода.
Ввод чисел
Числа могут состоять из цифр и специальных символов:
+ - (): / $ %. E e
Excel игнорирует знак плюс, введенный перед числом. Для ввода отрицательного числа наберите перед числом дефис ‘-’ или заключите число в круглые скобки. Можно разделять цифры числа пробелами, например 1 000 000. Последние цифры числа, отделенные запятой, воспринимаются как его дробная часть.
Если вводимые данные содержат символы, отличные от цифр и перечисленных спецсимволов, то эти данные интерпретируются как текст.
Когда создается новая электронная таблица, для всех ячеек задан общий формат. Excel выводит числа в общем формате с максимальной точностью, используя формат целое (12345), десятичный формат (75,892) и экспоненциальный формат (7,89Е+08).
Excel выводит на экран данные в соответствии с форматом, заданным для данной ячейки, однако для вычислений используется число, хранящееся в памяти, независимо от того, в каком виде представлено выводится на экран.
Excel сохраняет данные в памяти с точностью до 15 цифр.
Чтобы поместить число в формулу, необходимо его просто набрать. В формуле запрещается использовать скобки для обозначений отрицательных чисел, пробел - для разделения тысяч, а также знак доллара перед числом. Если вы набрали знак процента после числа, Excel интерпретирует его как операцию определения процента и сохраняет как часть формулы. При вычислении операция процента применяется к числу, стоящему перед знаком процента.
| Введенное в ячейку число | Присвоенный формат |
| 1,0 | Общий |
| 1,1230 | Общий |
| 1,12% | 0,00% |
| 1,125% | 0,00% |
| 1,1E+2 | 0,00E+00 |
| 1 1/2 | #?/? |
| 1 1/12 | #??/?? |
Автоматический формат
Когда вы редактируете число в ячейке, вы можете задать формат, в котором это число должно выводиться на экран. Автоматическое форматирование избавляет вас от необходимости форматировать вручную ячейки, формат которых очевиден.
Автоматическое форматирование выполняется при помещении в ячейку чисел, имеющих один из следующих форматов:
· денежный;
· процент;
|
|
|
· дата;
· время;
· дробный;
· научный (экспоненциальный).
Если вы вводите число, последний символ которого есть ‘%’, Excel автоматически меняет основной формат ячейки на процентный формат.
Можно изменять формат представления числа, даты и времени с помощью команды меню Формат à Число.
Вы можете вывести на экран дату и время в одном из имеющихся встроенных форматов или в формате, отличном от встроенного формата. Последний должен удовлетворять следующим требованиям:
· в качестве разделителей можно использовать точку, дефис или правый слэш ‘\’;
· дату и время можно ввести в одну ячейку через пробел;
· заглавные и строчные буквы в формате даты и времени не различаются.
Несмотря на то, что даты и время выводятся на экран в заданных форматах, в памяти компьютера они хранятся в виде чисел:
· десятичные дроби от 0,0 до 0,999 представляют время от 00:00:00 до 23:59:59, например, значение 0,75 равно 6 часов вечера или 3/4 суток;
· целая часть числа определяет число суток от начальной даты. Excel поддерживает 2 системы времени: с 1900 и с 1904 гг. По умолчанию используется система времени, стартующая с 1900 г.
Следовательно, число 37297,75 в памяти Excel соответствует 18 часам 10 марта 2009 г.
Так как в формулы нельзя вводить числа в формате даты и времени, вы должны набрать их как текст, заключенный в кавычки, например, результатом вычисления формулы ="31.12.2009"-"30.11.2009" будет число 31.
Аналогично, используя обычный формат времени, вы можете ввести в одну ячейку время начала эксперимента, в другую - время его окончания, а в третьей можно задать формулу для вычисления его продолжительности. При вычислении формулы Excel будет использовать представление даты и времени в форме десятичных дробей, как описано выше.
Ввод текста
В ЭТ текстом называется любая последовательность символов, введенная в ячейку, которую Excel не распознает как число, формулу, дату, время, логическое или ошибочное значение. Чтобы ввести число в качестве текста, перед ним нужно поставить знак апострофа (').
Текст можно помещать в формулы и диаграммы. В формулах к тексту относятся символы, помещенные в кавычки (" "). В диаграммах в качестве текста выступают различные метки, выводимые на экран.
Создание рядов данных
Excel позволяет создавать различные ряды данных, например, последовательности чисел, дат и текста. Можно создать сложный ряд типа Период1, Доход, Потери, Период2, Доход, Потери и т.д.
Ряды создаются путем протаскивания маркера заполнения по выделенным ячейкам или диапазонам ячеек. Маркер заполнения - это небольшой черный квадрат в правом нижнем углу выделения. С помощью маркера заполнения или команды меню Правка à Заполнить можно скопировать содержимое активной ячейки или диапазона в прилегающие друг к другу ячейки.
Можно создавать ряды, заполненные одинаковыми значениями, или расширять ряды, добавляя к ним увеличивающиеся значения. Ряд можно расширять или заполнять в любом направлении.
Рядами удобно пользоваться при создании заголовков строк или столбцов, при создании арифметической прогрессии, в ситуации, когда нужно создать возрастающую последовательность чисел, периодов времени и других изменяющихся объектов.
Ниже приведены начальные значения и ряды, порожденные ими:
|
|
|
