 |
Тема 6. Контроль. Навчальні цілі. План вивчення теми. Методичні рекомендації. Контроль процесу. Контроль результатів. Контрольний лист
|
|
|
|
Тема 6. Контроль
Навчальні цілі
1. З'ясувати сутність контролю як функції самоменеджменту.
2. З'ясувати сутність контролю процесу роботи і контролю результатів роботи.
План вивчення теми
1. Сутність контролю як функції самоменеджменту.
2. Контроль процесу діяльності.
3. Контроль результатів роботи.
4. Самоконтроль.
Методичні рекомендації
Контроль як функція самоменеджменту охоплює три задачі:
1) Осмислення фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?
2) Порівняння запланованого з досягнутим. У якому ступені досягнута поставлена мета? Які відхилення мають місце?
3) Корегування по установлених відхиленнях.
Час, тривалість і регулярність контролю залежать від задач, що виконуються, і поставленої мети.
Види контролю:
· Контроль процесу і здійснюваної діяльності;
· Контроль результатів (цільовий контроль).
Контроль процесу
Необхідно щодня, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, задаючи собі наступні питання:
· Чи виконуєте Ви дійсно необхідні задачі?
· Чи завжди правильно Ви приймаєте рішення щодо пріоритетності завдань Вашої діяльності?
· Чи справляєтеся Ви з запланованими задачами у встановлений час?
· Чи передоручаєте Ви в достатньому обсязі справи, у тому числі і термінові?
· Чи збираєте Ви в єдиний блок невеликі справи, телефонні розмови і т. п.?
· Чи використовуєте Ви всі інші можливості раціоналізації і розвантаження?
· Чи ведете боротьбу з " перешкодами" і " поглиначами часу"?
Контроль процесу включає:
· Аналіз діяльності і часу
· Аналіз денних " перешкод".
Виконання аналізу видів діяльності і часу з метою здійснення процесу контролю можна зробити за допомогою тієї ж таблиці, що ми розглядали при вивченні теми 1. Для здійснення контролю слід порівняти заплановані витрати часу з фактичними.
|
|
|
Контроль результатів
Контроль за результатами праці з погляду досягнення кінцевої мети (цільовий контроль) слід проводити після виконання задачі (підсумковий контроль). При реалізації великих проектів контроль результатів слід здійснювати на проміжних стадіях на всьому протязі процесу (проміжний контроль).
Контроль результатів включає:
Відповіді на питання:
· Що могло бути виконане з задуманих задач/цілей?
· Які результати були досягнуті?
· Що залишилося незробленим і чому?
· Де був загублений час?
· Які можна зробити висновки для попереднього планування наступного періоду?
Складання контрольного листа
|
Контрольний лист | ||||||
| № | Задача (ціль) | Дата, термін | Планові показники | Фактичні показники | Причини відхилень | Виконання |
Самоконтроль - огляд минулого дня
Методи самоконтролю:
Відповіді на питання.
Допоміжні питання для огляду результатів дня (контролю):
· Хто чи що перешкодило мені сьогодні досягти більшого?
· Чи приніс я сьогодні користь оточуючим мене людям?
· Де я втратив забагато часу на дрібницях?
· Де я займався поверхневими питаннями?
· Де я займався непотрібною критикою?
· Де я пішов на даремні компроміси?
· Де я висунув надмірні вимоги до своїх партнерів?
· Як могли б судити про мене мої підлеглі, колеги, шеф?
· Чи міг я відмовитися від якихось справ?
Питання для контролю знань
1. У чому полягає сутність поняття “контроль” в самоменеджменті?
2. Які функції контролю Ви знаєте?
3. Які види контролю Вам відомі?
4. Що таке контроль процесу?
5. Як можна здійснювати контроль процесу?
|
|
|
6. У чому сутність аналізу видів діяльності та втрат часу як метода контролю?
7. У чому сутність аналізу “денних перешкод” як метода контролю?
8. У чому сутність контролю результатів?
9. Що таке самоконтроль? Як можна здійснювати самоконтроль?
Завдання до самостійної роботи
1. Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань: «Контроль як функція самоменеджменту» і «Самоконтроль».
2. Вивчення основних понять, термінів і складання термінологічного словнику. Основні терміни і поняття: контроль, контроль процесу, контроль результатів, самоконтроль.
Література: 4, 7, 18, 20, 22, 23.
Змістовий модуль 3. Організація особистої діяльності
Тема 7. Інформація і комунікації
Навчальні цілі
1. Усвідомити прийоми раціонального читання.
2. Усвідомити правила і прийоми ефективного здійснення комунікацій
План вивчення теми
1. Значення інформації і комунікацій в діяльності менеджера
2. Прийоми і методи раціонального читання
3. Підготовка і проведення нарад
4. Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів
5. Ведення телефонних переговорів
6. Раціональне ведення кореспонденції
7. Використання аркушів-пам’яток
Методичні рекомендації
Прийоми раціонального читання
Приблизно 30 % свого часу фахівці витрачають на читання. Раціональне читання допомагає краще справитися з потоком інформації, оскільки безсистемне читання означає втрату часу і порожню витрату засобів. Шляхом спеціального тренування можна удосконалити методику читання і підвищити швидкість читання за рахунок:
· позбавлення від шкідливих звичок і відволікаючих факторів;
· застосування раціональної техніки читання.
Правила удосконалювання методики читання:
1. При перегляді і читанні тексту думайте про те, яку інформацію Ви хочете з нього одержати.
2. Перегляньте назви розділів, пробіжіть очима тексти на суперобкладинці чи короткий зміст, а також передмову, вступні зауваження і вступ.
3. З'ясуєте, що б Ви хотіли прочитати більш інтенсивно. При перегляді окремих розділів звертайте увагу на вступні і заключні фрази, а також на ключові слова.
|
|
|
4. Не затримуйтеся на примітках, частинах тексту, надрукованих дрібним шрифтом, на аргументації, статистичних даних, докладних описах і різних відступах автора.
5. Більше, ніж словам, приділяйте значення змісту й ідеї тексту. Намагайтеся зрозуміти насамперед зміст висловлювань приватного і загального порядку.
6. Відшукуйте спочатку такі значеннєві покажчики, як підзаголовки, виділені слова і пропозиції, а також таблиці.
7. Покажчики у виді слів звертають Вашу увагу на посилення акценту в тексті:
· такі вступні сигнали, як «особливо», «отже», «тому», «тим самим», «пропоную», «оскільки», «тому що» і т. п., указують на основну думку; слід прочитати попередню чи наступну частину (абзац);
· «також», «крім того», «додатково» і т. д. – такі посилюючі сигнали підкреслюють думку, що раніше була вже коротко викладена;
· сигнали, що змінюють («але», «з іншого боку», «однак», «чи», «навпроти», «хоча», «незважаючи на», «скоріше» і ін. ), указують на те, що напрямок (чи тенденція) ходу думки міняються на протилежне.
8. Опускайте малоінформативні пасажі і сповільнюйте темп читання на важливих ділянках тексту.
9. Враховуйте також специфіку структури різних текстів:
· довідкові тексти в газетах і журналах найважливішу інформацію містять на початку, а другорядну - наприкінці;
· у коментарях і висловленнях з якого-небудь питання суттєва інформація (а саме, висновки автора) наводиться, як правило, лише в заключній пропозиції;
· спеціальні статті містять у вступній частині опис проблеми, в основній частині - розробку шляхів її рішення й у заключній частині - висновки чи погляд у майбутнє.
10. Обробляйте текст за допомогою різного роду позначок, виписок і т. п.
Фактори, що заважають швидкому читанню:
1. Читання по буквах чи складах.
2. Проговорення про себе тексту, що читається.
3. Повернення до прочитаних місць у тексті.
4. Поверхневе читання.
5. Спостереження пальцем чи олівцем.
6. Читання «слово за слово».
7. Рух головою (замість спостереження очима).
8. Пози, незручні для читання.
9. Зовнішні фактори (погане освітлення, шум, відволікання і т. д. ).
|
|
|
Методи раціонального читання:
· читання по діагоналі;
· „слалом”
Недоліки методу читання «по діагоналі»:
· сприймається незначна частина тексту;
· важлива інформація залишається поза межами зору.
Методи «після читання»:
· маркірування тексту (позначки)
· підготовка виписок.
Переваги маркірування тексту (позначок):
· Позначки встановлюють пріоритети, оскільки виділяються важливі місця.
· Позначки дозволяють додатково структурувати текст (умовні знаки).
· Позначки полегшують обробку і повторне читання важливих місць тексту.
· Позначки сприяють ретельному обмірковуванню і кращому сприйняттю і запам'ятовуванню інформації.
Методи і способи маркірування:
· підкреслення, оцінки, записи на полях і т. п.;
· використання кольорових фломастерів;
· маркографія (умовні знаки).
|
|
|
