 |
Проведення нарад. Підготовка наради. Проведення наради. Після наради. Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів
|
|
|
|
Проведення нарад
Підготовка наради
Безпосередній збір людей має сенс, коли є необхідність у:
· обміні інформацією;
· виявленні думок;
· аналізі важких ситуацій і проблем;
· прийнятті рішень по комплексних питаннях.
1. Звужуйте, наскільки можливо, коло учасників. Запрошувати треба лише тих, без кого не можна обійтися, тобто працівників, які:
· пов’язані безпосередньо з питаннями, що розглядаються на засіданні;
· мають відповідні спеціальні знання;
· будуть виконувати рішення;
· мають досвід рішення аналогічних проблем;
· є відповідальними за належне виконання рішень наради;
· а також досвідчених радників і людей, що уміють вирішувати проблеми (чи уміють вести конференцію).
2. Правильно вибирайте дату і час проведення наради.
3. Вибирайте придатне для цілей конференції приміщення, у якому Вам по можливості, не будуть заважати, і подбайте про необхідні засоби наочної інформації.
4. Визначайте попередньо цілі наради і відповідно пункти порядку денного:
· виступи;
· проекти рішень;
· питання, що потребують негативного вирішення;
· інформацію і т. п.
5. Порядок денний складайте з указівкою часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту треба намічати час відповідно до його значимості (пріоритети! ).
6. Запрошення розсилайте принаймні за тиждень до наради. Проінформуйте якомога конкретніше учасників про теми і цілі засідання.
Проведення наради
7. Розпочинайте точно у визначений час. Той, хто чекає учасників, що спізнюються, може прождати вічно!
8. Повідомте про вартість хвилини даної наради (заробіток учасників за хвилину плюс накладні витрати) і про свій намір провести її раціонально. Виражайте впевненість в успішному ході засідання.
|
|
|
9. Погодьте з учасниками правила спільної роботи, наприклад про обмеження часу виступів 30 чи 60 секундами, про порядок прийняття рішень.
10. Доручіть одному з учасників ведення протоколу.
11. Тримайте під контролем перерви і блокуйте такі «убивчі» фрази, як «Цього ми ще ніколи не робили! ».
12. Розпізнавайте такі критичні пункти в дискусії, як розмови на „вільні” теми, поспішні висновки і невірні рішення.
13. Під час засідання перевіряйте ще раз, як досягаються поставлені цілі: аналіз проблеми, альтернативні рішення, пошуки підсумкових рішень, інформація, координація.
14. Повторюйте прийняті рішення і погоджені міри, щоб заручитися згодою учасників і виключити розбіжності.
15. Наприкінці засідання підведіть підсумки і поясніть, що, ким і до якого часу повинно бути зроблено.
16. Завершуйте нараду точно в призначений час. У такий спосіб Ви забезпечите собі репутацію вмілого організатора. При проведенні наступних засідань учасники будуть уже самі себе дисциплінувати і прагнути до своєчасного виконання порядку денного; ніхто не буде затягувати свій виступ і забирати час наступного учасника.
Якщо при плануванні наради Ви правильно установите пріоритети, то Ви переконаєтеся в тому, що найважливіші пункти були обговорені на початку і до кінця залишилися не обговореними лише малозначні питання.
Завершуйте нараду на позитивній ноті, висловивши кілька привітних слів.
Після наради
17. Повертайтеся - хоча б час від часу - до ходу і результатів конференції, що відбулася, наприклад шляхом опитування учасників:
· Чи були досить ясними тема і ціль наради?
· Чи одержав кожний з учасників вчасно порядок денний і інші матеріали?
· Чи почалося засідання вчасно?
· Чи дотримувалися порядок денний і регламент?
· Чи була досягнута мета наради?
|
|
|
· Чи були розподілені задачі і установлені відповідні терміни?
· Скільки часу було використано неефективно?
18. Складіть чіткий підсумковий протокол - по можливості через 24 - максимально через 48 годин після завершення засідання.
Найбільша помилка після наради - відсутність протоколу, або поганий протокол.
19. Так називаний укорочений протокол з найважливішими даними і результатами слід вже наприкінці засідання роздати всім учасникам у виді фотокопії; у більшості випадків великий протокол стає тоді зайвим.
20. Контролюйте, чи виконуються прийняті рішення усіма, кого вони стосуються.
21. Завдання, що не виконуються, повинні стати першим пунктом порядку денного наступної наради.
Раціональні співбесіди. Керування потоком відвідувачів
Відгородження від відвідувачів:
1. Доручіть своєму секретареві узгодження і дотримання термінів і дат; нехай він погоджує їх завчасно.
2. Використовуйте письмовий стіл Вашого секретаря як свого роду бар'єр, що ніхто не може обминути без відповіді на запитання: «Що я можу для Вас зробити? », « чи не може він Вам подзвонити? » і т. д.
3. Уведіть «спокійну годину», наприклад на початку робочого дня, коли ніхто не може Вас турбувати.
4. Установіть загальну годину для відвідувань і доручіть секретареві запитувати про причини і бажано й час для відвідування, щоб Ви могли підготуватися.
5. Уведіть визначену годину прийому для своїх співробітників.
6. Відвідуйте самі приміщення, де сидять Ваші підлеглі. Набагато простіше самому попрощатися і вийти з приміщення, чим за допомогою компліментів та інших засобів виряджати співрозмовника зі свого кабінету.
7. Приймайте відвідувачів стоячи (наприклад, у приймальні) і визначайте під час вітання пріоритетність і необхідність відвідування. Коли Ваш співрозмовник уже сидить у Вас у кабінеті, Ви виявляєтеся в програші в психологічному відношенні.
8. Намагайтеся по можливості приходити на роботу раніше, замість того, щоб затримуватися ввечері.
9. Закрийтеся в якому-небудь приміщенні, наприклад у кімнаті відсутнього колеги; при цьому лише Ваш секретар може бути проінформований про Ваше місцезнаходження.
10. Своїми особистими контактами займайтеся не на робочому місці. Домовляйтеся, наприклад, пообідати з важливими для Вас людьми, або випити чашечку кави.
|
|
|
11. Свій письмовий стіл поставте так, щоб його не було видно у відкриті двері; тим самим ви зможете уникнути потенційних відвідувачів.
12. І найголовніше: покінчить з міфом «відкритих дверей»!
Планування і підготовка відвідувань:
1. Запитуйте себе, маючи на увазі конкретного відвідувача, якого Ви хочете прийняти чи запросити, яка мета Вашої розмови.
2. З'ясуйте на початку візиту по можливості разом зі співрозмовником питання: «Яка мета цієї бесіди? »
3. Попередньо встановлюйте тривалість візиту.
4. Переносіть бесіду на інший час, якщо ви не можете досягти поставленої мети в наявний у Вашому розпорядженні час.
5. Приватну інформацію викладайте наприкінці, коли покінчите з основною темою.
6. Доручіть своєму секретарю стежити за часом візиту; домовтеся з ним про те, щоб він Вам нагадував про нього чи втручався в розмову за допомогою фрази типу: «Через півгодини Ви повинні їхати в місто N» і т. д.
7. Підготуйтеся до бесіди (підґрунтя проблеми, колишні дискусії на цю тему, прийняті рішення і кроки) і тримайте напоготові необхідні документи.
8. Продумайте можливі аргументи і заперечення свого співрозмовника.
9. Нарешті, перевірте, чи необхідна ця бесіда і чи є альтернатива (наприклад, телефонна розмова чи ділова зустріч за обіднім столом).
Співбесіда зі співробітниками:
1. Встановіть для співробітників визначену годину прийому, під час якої Ви зможете обговорити з ними усе, що накопичилося за минулий період.
З цією метою заведіть на кожного співробітника окремий листок для записів у своєму щоденнику часу.
2. Проводіть регулярні короткі оперативні наради, щоб прояснити виникаючі робочі й управлінські проблеми.
3. Обідайте разом зі своїми співробітниками час від часу, щоб задовольняти потреби в особистих контактах.
4. Спонукайте Ваших співробітників використовувати телефон або писати короткі записки, коли не потрібно безпосереднє спілкування.
З незаявленими відвідувачами:
1. Насамперед, запитайте відвідувача про причини візиту (з'ясуйте питання: що, для чого, хто, чому, як, чим, коли? ).
У залежності від отриманих відповідей:
2. Делегуйте розмову своєму співробітнику, в інший підрозділ чи відділ.
3. Якщо можна вирішити питання з невеликими витратами часу, - продовжуйте розмову.
4. В іншому випадку погодьте час зустрічі і «відпустіть» відвідувача.
|
|
|
