 |
Раціональна обробка вихідної пошти
|
|
|
|
Раціональна обробка вихідної пошти
1. Метод негайної відповіді: напишіть від руки на отриманому Вами листі свою відповідь, поставте дату, підпис і відішліть оригінал відправнику (копію залишіть у справі).
2. Підготовка листів-копій.
3. Підготовка «листів-маятників»
4. Узгодження з партнером - відправлення двох екземплярів з позначкою «Будь ласка, використовуйте прикладену копію для написання від руки короткої відповіді».
5. Використання стандартних бланків.
6. Використання персональних комп'ютерів.
Система підготовки до бесід включає з’ясування таких питань:
| Моя цілеустановка Необхідна документація Початок бесіди Що може бути «вузьким» місцем у клієнта? Мій варіант рішення Можливі заперечення Мої контраргументи, сильні сторони Замітки, аналіз, оцінка Негайно доручити |
Питання для контролю знань
1. Як можна підвищити швидкість читання?
2. Які методи “до читання Ви знаєте?
3. Які методи “під час читання” Вам відомі?
4. У чому сутність техніки читання “за діагоналлю”?
5. У чому сутність техніки читання “слалом”?
6. Які методи “після читання” Ви знаєте?
7. У чому переваги маркування тексту?
8. У чому сутність та зміст методу SQЗR?
9. Які правила підготовки нарад Вам відомі?
10. Які Ви знаєте типи учасників нарад та як з ними поводитися?
11. Які правила слід застосовувати після проведення нарад?
12. Як можна управляти потоком відвідувачів?
13. Які телефонні “гріхи” Вам відомі?
14. У чому сутність поняття “телефонні блоки”?
15. Які Ви знаєте правила ведення телефонних переговорів?
16. Які правила раціональної обробки кореспонденції Вам відомі?
17. У чому переваги аркушів – пам’яток?
|
|
|
18. Як складати аркуш -– пам’ятку?
Завдання до самостійної роботи
1. Вивчення та конспектування теоретичного матеріалу з питань теми.
2. Вивчення основних понять, термінів і складання термінологічного словнику. Основні терміни і поняття: метод читання SQ3R, читання по діагоналі, техніка читання «слалом», відвідувальний менеджмент, відгороджування, телефонні «гріхи».
Література: 4, 5, 9-11, 18, 20, 22, 23
Тема 8. Організація роботі менеджера
Навчальні цілі
1. З'ясувати основи раціонального планування службових приміщень.
2. З'ясувати правила раціональної організації робочого місця і умов праці.
План вивчення теми
1. Раціоналізація розміщення і планування службових приміщень.
2. Організація робочого місця.
3. Організація умов праці.
Методичні рекомендації
Розміщення і планування службових приміщень
Мета раціонального планування:
· Зменшення часу, необхідного для виконання роботи
· Забезпечення умов праці, що сприяють підвищенню ефективності і зменшенню напруженості.
· Ощадливе використання робочої площі без збитку для діяльності.
Правила розміщення і планування службових приміщень:
1. Рух робочого потоку повинен йти по прямих лініях, без зайвих поворотів і переміщень.
2. Структурні підрозділи і співробітників, які часто контактують між собою, розміщують поблизу одне від одного.
3. Обладнання і меблі розміщують так, щоб працівникам було зручно підходити до них і користуватися ними.
4. У приміщенні не повинні знаходитися предмети, що не потрібні працівникам безпосередньо в процесі роботи.
5. Площа для кожного співробітника повинна відповідати виконуваній роботі.
Фактори, які необхідно враховувати при розміщенні приміщення:
1. Функціональна значимість підрозділів.
2. Зміст і технологія виконуваних робіт.
|
|
|
3. Взаємозв'язки.
При розміщенні приміщень необхідно:
1. У першу чергу розташовувати й оснащувати важливі структурні підрозділи.
2. Враховувати можливість розширення важливих відділів і появи нових структурних підрозділів.
3. Суміжні відділи розташовувати поруч.
4. Відділам, що здійснюють прийом відвідувачів, виділяти окрему кімнату поблизу входу або ліфту.
5. Відділи, у яких працює оргтехніка, ізолювати від інших структурних підрозділів.
6. Складські приміщення розташовувати так, щоб вони були ізольовані від службових приміщень.
7. Дотримувати нормативи відстані між робочим устаткуванням.
Організація робочого місця
Наукова організація робочого місця передбачає, що воно займає мінімальну площину службового приміщення, обладнано меблями і сучасною оргтехнікою, що забезпечують виконання робіт відповідно до вимог науково-обґрунтованої технології управлінського процесу і мінімальних фізичних зусиль з боку службовця.
Правила організації робочого місця:
1. Не слід тримати на робочому місці нічого зайвого.
2. Усе, що беруть правою рукою, розташовується праворуч, лівою - ліворуч.
3. Усе, чим користуються частіше, розташовується ближче, рідше - далі.
4. Предмети праці, якими працівник користується постійно, повинні розташовуватися на зручному місці, щоб уникнути зайвих рухів і поворотів.
5. Документи, з якими працює службовець, необхідно розміщувати так, щоб їх можна було швидко побачити, взяти і зручно ними користатися.
Правила розміщення предметів праці:
1. Матеріали і предмети праці необхідно розміщувати так, щоб забезпечити найкращу послідовність рухів.
2. Службовець повинен забезпечити оптимальні рухи при користуванні предметами праці.
3. Матеріали і предмети праці необхідно готувати заздалегідь. Кожен предмет повинний знаходитися у визначеному місці з метою економії часу на їх пошук.
4. Різні предмети праці краще об'єднати разом (наприклад, олівець-ластик).
5. Можна пристосувати меблі для виконання конкретної роботи чи для конкретного співробітника, але не можна пристосувати працівника до службових меблів.
6. Письмовий стіл повинний використовуватися тільки для поточної роботи, а не для накопичення і збереження документів.
|
|
|
 |
|
|
|
