 |
Роль функции контроля в управлении
|
|
|
|
Лекция: Контроль как функция менеджмента.
План:
1. Контроль как вид управленческой деятельности.
2. Роль функции контроля в управлении
3. Объекты и субъекты контроля
4. Виды контроля
5. Взаимосвязь контроля с другими функциями управления
6. Принципы контроля
7. Этапы процесса контроля
8. Основные рекомендации для осуществления контроля
9. Методы контроля. Бенчмаркинг. Тотальный контроль качества
и тотальный менеджмент качества, международные стандарты
на системы качества.
Контроль как вид управленческой деятельности.
Контроль — это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.
Контроль является одной из ведущих функций управления. И в любой организации он занимает второе место после целеполагания. Когда руководство ставит перед сотрудниками цель, то контроль становится тем процессом, с помощью которого обеспечивается достижение организацией этой цели. Проще говоря, контроль это та функция, которая обеспечивает успешную работу предприятия. Основная задача контроля – это оценка результатов работы организации. Причин необходимости контроля несколько - он предупреждает возникновение кризисных ситуаций путем обнаружения ошибочных действий до того как они нанесут вред предприятию, а также позволяет сопоставить плановые показатели и фактические результаты продвижения предприятия к цели.
А для того чтобы привести предприятие к успешной деятельности, необходимо знать основные функции контроля в системе управления:
· диагностическая – помогает изучить реальное положение дел в организации;
· стимулирующая – по итогам контроля работников будет ожидать поощрение либо наказание, поэтому они стремятся к более эффективной и качественной работе;
|
|
|
· коммуникативная – помогает устанавливать и поддерживать обратную связь;
· ориентирующая – помогает выявить, на что нужно обратить особое внимание;
· корректирующая – способствует исправить ошибки и улучшить дальнейшую работу на основе полученных данных.
Роль функции контроля в управлении
Что касается сферы управления, то ни одна организация не сможет полноценно существовать без надлежащего контроля. Сущность функции контроля в управлении заключается в выполнении ряда задач:
1. Контроль обнаруживает факторы, которые могут оказать негативное влияние на деятельность организации, позволяет подготовиться к ним и своевременно на них отреагировать.
2. Помогает выявить ошибки и промахи в деятельности организации, и оперативно принять меры для их устранения.
3. По результатам контроля оценивается деятельность организации, работы персонала и эффективности системы управления.
4. Результат контроля позволяет скорректировать текущее положение дел в организации и создать новые условия для мотивации.
Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления - это синонимы» - считал П. Друкер. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и задуманных организационных структур. Изменение законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции, могут сделать планы невыполненными. Источником неопределенности являются и люди, работающие в самой организации. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся, и если их вовремя не исправить могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации и развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой. Следовательно, контроль - функция управления, выполняющая стабилизирующую роль в процессе управления. Непрерывно контролируя результаты работы, организация имеет возможность оперативно принимать управленческие решения и стабилизировать ситуацию в случае ее негативного развития.
|
|
|
Контроль как функция управления – это деятельность не одного или нескольких людей. Он должен соблюдаться всем персоналом организации, поскольку самоконтроль – лучшее средство для стимуляции деятельности и достижения её положительных результатов.
Говоря о сотрудниках, не стоит забывать и про социальный контроль, как функцию социального управления. Он выступает в качестве составной части любой деятельности, выполняет функцию обеспечения безопасности общества, а также поддерживает социальный порядок. В управлении социальной сферой главным образом реализуется социальная политика государства и гражданские права человека. Социальный контроль, в качестве функции социального управления определяется деятельностью людей. Эта деятельность направлена на удовлетворение социальных отношений и общественных потребностей. Поэтому социальный контроль является необходимым атрибутом развития общества, а функция контроля в управлении играет важную роль в создании социальной стабильности в обществе и исполнении законов. В общественной жизни контроль проявляется в виде различных санкций, например принуждении и наказании, а также в виде мер поощрения и мотивации активной гражданской позиции. Социальный контроль содействует поддержанию единого и организованного общества, совершенствованию исторически сложившихся общественных отношений и укреплению конституционного порядка.
Факторы необходимости контроля:
1) неопределенность внешней и внутренней среды организации
2) предупреждение кризисных ситуаций. В процессе контроля мы обнаруживаем отклонения от запланированных результатов, но необходимо обратить внимание и на причины, которые привели к этим отклонениям. (Выявляя причины отклонений, мы можем скорректировать различные процессы, чтобы в будущем не возникло кризисных явлений)
|
|
|
3) поддержание успеха. Обнаруживаем не только проблемы, но и выявляем то, благодаря чему мы сумели достичь успеха. Выявляя факторы и условия, которые приводят к успеху, мы можем попытаться закрепить эти факторы и сделать их основой наших конкурентных преимуществ.
3. Объекты и субъекты контроля
В качестве объектов контроля выступают не только показатели деятельности организации или отдельного исполнителя, но и ресурсы (людские, информационные, финансовые, материальные), время, затраты, риски, состояние внешней и внутренней среды и поведение сотрудников и руководства организации.
В качестве субъекта контроля выступает лицо, принимающее решение, вне зависимости от места положения в иерархии и занимаемой должности. То есть контроль может осуществляться как руководителем, которому подчиняются работники и который, соответственно, контролирует результаты и эффективность их труда, так и самим исполнителем, например, отслеживающим финансовые ресурсы, состояние технологической линии или диагностирующим положение организации на рынке.
Субъекты контроля различаются по объемам контрольной деятельности и уровню ответственности за принимаемые решения. Любому руководителю необходимо создавать рычаги воздействия на подчиненных, чтобы работа выполнялась вовремя и с требуемым качеством.
Виды контроля
По периодичности контроля
Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в том, что временные периоды осуществления обеих управленческих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам проведения контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.
Стратегический контроль ставит задачу оценки и регулирования деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложен в силу большой зависимости стратегии организации от изменений в окружающей ее среде и некоторой абстрактности стратегических установок по развитию организации в целом.
|
|
|
Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров на длительный период, а следовательно, и проведение контроля их выполнения. Несмотря на это, многие фирмы и крупные корпорации создали в составе своих структур службы стратегического контроля. При этом они могут быть как централизованными на верхнем уровне, так и децентрализованы по разным уровням иерархии. Централизация стратегического контроля имеет место в диверсифицированных компаниях с большим числом подразделений, если окружающая среда относительно стабильна и предсказуема. В противном случае централизация контроля неэффективна.
Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации, неразрывно связанных с ее стратегией. Он осуществляется как в целом по организации, так и по ее ключевым подсистемам. Все сравнения достигнутых показателей с запланированными охватывают в первую очередь показатели, отражающие состояние внутренней среды организации — ее ресурсов, структуры, культуры. Периодичность тактического контроля совпадает с длиной периода, на который составляются планы тактического развития. Его осуществляют службы, создаваемые в составе структуры управления. Их главная задача — своевременное выявление отклонений от стандартов и целевых установок и проведение корректировочных мер.
Наряду с этим в организациях широко используется метод самоконтроля, когда контрольные функции выполняют сами работники или группы.
Оперативный контроль выполняется ежедневно по периодам, характерным для оперативного планирования. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для производства продукции и услуг и выполнения всех видов процессов в организации
Выделив такие элементы процесса как «вход», «преобразование» и «выход», мы можем осуществлять предварительный контроль как контроль входных параметров, текущий контроль какконтроль параметров самого процесса, и заключительный контроль какконтроль выходных параметров
| вход |
| выход |
| обратная связь |
| преобразования |
1) Предварительный контроль. Этот вид контроля предшествует началу любой деятельности предприятия и включает целый ряд направлений: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы - средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; предварительная оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и пр.; предварительные прогнозы условий сбыта готовой продукции и др.
|
|
|
Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам по данному продукту.
Осуществляется также предварительная проверка организационной и управленческой структур, знаний руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, состояние долгосрочных, среднесрочных и оперативных планов, планов-графиков, инструкций и пр.
В ходе предварительного контроля выясняются знание непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.
Кроме того, предварительный контроль может быть направлен на подготовку предприятия к текущему плановому контролю. Например, к аккредитации или получению сертификата на право осуществлять определенный вид деятельности.
предварительный контроль (контроль входных ресурсов)
Контроль сроков, качества, количества поступаемых ресурсов.
Ресурсы:
§ финансовые. Инструмент контроля – бюджет компании (позволяет контролировать потребность в ресурсах и эффективность распределения ресурсов).
§ материальные. Инструмент – различные методики выбора поставщиков, статистические процедуры контроля качества.
§ человеческие ресурсы. Инструмент – различные процедуры отбора персонала (тестирование, ролевые игры).
2) Текущий контроль. Применяют два основных вида текущего контроля - стратегический и оперативный. Стратегический предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. При этом главный акцент делается на вопросы соответствия избранной стратегии и перенацеливание имеющихся средств на стратегически важные участки и направления. В ходе этого вида контроля готовится база стратегических данных, на основе которых могут вноситься соответствующие коррективы в ход производственного процесса.
Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической и хозяйственной деятельности предприятия: выработанных и применяющихся норм и нормативов, норм выработки и временных нормативов, загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов, комплектующих изделий и пр. Выясняются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и другие производственные, кадровые и финансовые вопросы.
текущий контроль (контроль процесса преобразования) – контроль процесса осуществления операционной деятельности.
Осуществляем сравнение и оценку результатов деятельности сотрудников в процессе изготовления продукции на соответствие заданным стандартам и нормативам.
Необходимо создание эффективной системы обратной связи. Сотрудники должны своевременно получать информацию о результатах этой оценки.
3) Итоговый контроль. По результатам предварительного и текущего контроля проводится итоговый контроль. Суть его состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам проводится ряд мероприятий планового характера. Назначаются работники, ответственные за ход выполнения замечаний, предложений и распоряжений руководства, намечаются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.
заключительный контроль (контроль выходных ресурсов)
Сравниваем запланированные показатели по качеству и количеству продукции с реально достигнутыми.
2 функции заключительного контроля:
§ предотвращение проблемных ситуаций в будущем
§ мотивация персонала
Контроль может быть частным, общим, внутренним и внешним. Название этих видов контроля показывает, в каких объемах и кем он осуществляется.
Важным условием успешной работы менеджера является также самоконтроль. Во-первых, это обеспечивается грамотным и действенным руководством, и, во-вторых, сознательным отношением менеджера к своему делу и обязанностям. В результате на предприятии складывается хорошая морально-психологическая обстановка, возникает высокая организационная культура и улучшаются показатели работы.
|
|
|
