 |
Тема. Специальный и профессионально-ориентированный материал и его использование в заданных профессиональных ситуациях
|
|
|
|
План
1. Классификация деловых документов по назначению, по характеру.
2. Жанры деловой документации и правила их составления.
3. Речевой этикет делового письма.
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Как уже отмечалось, документ – деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Документация разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов. Позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документации этого типа называют служебной.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.
|
|
|
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.
По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального доступа.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерии первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.
В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:
- организационно-правовая документация;
- плановая документация;
- распорядительная документация;
- информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- отчетная документация;
- документация по обеспечению кадрами (по личному составу)
- финансовая документация;
- документация по материально-техническому обеспечению;
- договорная документация и др.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
|
|
|
Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа
В подтверждение нашей договоренности
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…
В соответствии с письмом заказчика…
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В ответ на Ваш запрос сообщаем…
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Согласно постановлению правительства…
На основании нашего телефонного разговора…
Языковые формулы, выражающие причины создания документа
Ввиду задержки получения груза…
По причине задержки оплаты…
В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…
В связи с нарушением срока поставки…
Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на …
Учитывая увеличение спроса на продукцию…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с проведением совместных работ…
Языковые формулы, выражающие цель создания документа
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес …
В целях увеличения товарооборота …
В целях упорядочения работы структурных подразделений института …
В целях расширения спектра образовательной деятельности университета …
Во исполнение постановления Ученого совета университета …
Во избежание конфликтных ситуаций …
Для согласования спорных вопросов …
Языковые формулы, выражающие просьбы, требования, распоряжения
Прошу рассмотреть возможность …
Прошу изыскать для нужд организации …
Обращаемся к Вам с просьбой …
Прошу Вас направить в мой адрес …
Убедительно прошу решить вопрос о …
Настаиваем на соблюдении всех условий настоящего договора …
Приказываю создать комиссию в составе …
Языковые формулы, выражающие напоминание, предупреждение
Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает …
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
Организация уведомляет Вас о том, что …
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что …
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о …
Взятые организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с
Языковые формулы, выражающие предложение
|
|
|
По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы …
В ответ на Ваш запрос на … мы предлагаем Вам …
Наша компания рассматривает возможность сотрудничества с Вами и продвижения продукции Вашей фирмы на рынок …. Региона …
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес …
Просим Вас принять заказ на 20-футовый контейнер из … на условиях …
Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам …
Языковые формулы, выражающие отказ от предложения
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку …
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как …
Организация не имеет возможности выполнить данную задачу из-за отсутствия …
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с …
|
|
|
