 |
Интерфейс СУБД ACCESS
|
|
|
|
CОДЕРЖАНИЕ
Лабораторная работа №1 «Проектирование многотабличных баз данных в среде СУБД Access». 3
1. Цель работы.. 3
2. Основные положения. 3
3. Интерфейс СУБД ACCESS. 6
4.Создание базы данных и заполнение таблиц. 7
5.Определение связей между таблицами. 9
6. Обеспечение целостности данных. 11
7.Использование каскадных операций. 12
8. Ввод данных в таблицы.. 13
9. Импорт или связывание данных. 14
10. Экспорт данных в другую базу данных или в файл другого формата. 16
11.Варианты задания. 17
12.Порядок выполнения лабораторной работы.. 17
13. Вопросы для самоподготовки. 18
Лабораторная работа №2 «Использование форм для заполнения баз данных в СУБД MS ACCESS». 19
1. Цель работы.. 19
2. Общие сведения. 19
3. Использование форм для ввода данных. 19
4. Создание формы.. 21
5. Размещение элементов управления на форме. 23
6. Редактирование формы.. 27
7. Порядок выполнения лабораторной работы.. 31
8. Вопросы для самоподготовки. 32
Лабораторная работа №3 «ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЗАПРОСОВ В СУБД MS ACCESS» 33
1. Цель работы.. 33
2. Общие сведения о запросах. 33
3. Многотабличные запросы.. 33
4. Использование условия отбора в запросах для выбора определенных записей. 35
5. Перекрестные запросы и их использование. 36
6. Запросы с параметрами с приглашением на ввод условий отбора. 37
7. Создание итоговых запросов. 37
8. Изменение данных с помощью модифицирующих запросов. 38
9. Порядок выполнения лабораторной работы.. 39
10. Вопросы для самоподготовки. 40
Лабораторная работа №4 «Создание отчетов в СУБД MS Access». 41
1. Цель работы.. 41
2. Общие сведения об отчетах. 41
3. Создание отчета. 41
4. Создание отчета с помощью автоотчета. 41
5. Создание отчета с помощью мастера. 42
6. Создание отчета по нескольким таблицам.. 42
|
|
|
7. Разделы отчета. 42
8. Сохранение формы в виде отчета. 43
9. Создание почтовых и других наклеек. 43
10. Сортировка записей в отчете. 43
11. Группировка записей в отчете. 44
12. Скрытие повторяющихся данных в отчете. 45
13. Скрытие повторяющихся данных в отчете со сгруппированными записями. 45
14. Создание итогового поля в записи в отчете. 45
15. Вычисление в отчете итоговых значений для групп записей или для всех записей. 46
16. Создание вычисляемого элемента управления. 46
17. Нумерация записей в области данных отчета. 47
18. Подсчет количества записей во всем отчете. 47
19. Задание к лабораторной работе. 47
Лабораторная работа №1 «Проектирование многотабличных баз данных в среде СУБД Access»
Цель работы
Цель лабораторной работы – закрепить теоретический материал и приобрести практические навыки создания многотабличной базы данных в среде СУБД Ассеss.
Основные положения
MS Access является системой управления реляционными базами данных. Реляционные базы данных в настоящее время наиболее распространены и фактически являются промышленным стандартом. Основными понятиями в теории реляционных баз данных являются: таблица, отношение, строка, столбец, первичный и внешний ключи.
В реляционных базах данных информация хранится в одной или нескольких таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в компьютерных базах данных называются записями и полями соответственно. Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей. Каждая строка таблицы в реляционных базах данных уникальна. Для обеспечения уникальности строк используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы. Ключи хранятся в упорядоченном виде, что обеспечивает прямой доступ к записям таблицы во время поиска. В каждой из таблиц содержится информация о каких-либо объектах одного типа.
|
|
|
При проектировании реляционной базы данных необходимо решить вопрос о наиболее эффективной структуре данных. Основные цели, которые при этом преследуются:
¨ Обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах.
¨ Исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства компьютера.
¨ Обеспечить целостность данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ним объектов.
Процесс уменьшения избыточности информации в базе данных называется нормализацией. Остановимся на некоторых практических аспектах нормализации таблиц, не вдаваясь в их теоретическое обоснование.
Воспользуемся результатами теории при проектировании многотабличной базы данных с эффективной структурой. В качестве примера обратимся к базе данных, предназначенной для учета контингента студентов на факультете. Рассмотрим таблицу Студенты, которая содержит следующую информацию:
¨ Шифр зачетной книжки
¨ Шифр группы
¨ Шифр и наименование специальности
¨ Фамилию и инициалы студента
¨ Дату рождения
¨ Домашний адрес
Структура таблицы Студенты приведена в табл.1.1.
Таблица 1.1.
Структура таблицы Студенты
| N | Наименование | Тип |
| КодСт | Счетчик | |
| ШифрЗК | Текстовый | |
| ШифрГр | Текстовый | |
| ШифрСп | Текстовый | |
| НаимСп | Текстовый | |
| ФИО | Текстовый | |
| ДатаРожд | Дата | |
| Область | Текстовый | |
| Город | Текстовый | |
| Адрес | Текстовый |
Таблицу Студенты можно рассматривать как однотабличную базу данных. Основная проблема заключается в том, что в ней содержится значительное количество повторяющейся информации. Например, сведения о специальности повторяются в записях всех студентов, обучающихся на данной специальности. Такая структура данных является причиной следующих проблем, возникающих при работе с базой данных:
¨ Вам придется тратить значительное время на ввод повторяющихся данных.
¨ При изменении номера или наименования специальности необходимо корректировать все записи студентов, обучающихся по данной специальности.
|
|
|
¨ Наличие повторяющейся информации приведет к неоправданному увеличению размера базы данных. В результате снизится скорость выполнения запросов. Кроме того, повторяющиеся данные нерационально используют дисковое пространство компьютера.
¨ При многократном вводе повторяющихся данных возрастает вероятность ошибки. При больших размерах таблиц поиск ошибок будет занимать значительное время.
Для исключения дублирования информации и обеспечения быстрого доступа к данным в таблицах целесообразно использовать многотабличные базы данных. В рассматриваемом случае используем схему базы данных Контингент, состоящую из трех таблиц: Группы, Специальности, Студенты (см. рис.2.1).
Группы
| N | Наименование | Тип |
  1
| КодГр | Счетчик |
| ШифрГр | Текстовый | |
  3
| КодСп | Числовой |
| ФормаОб | Текстовый |
Специальности
| N | Наименование | Тип |
| КодСп | Счетчик | |
| ШифрСп | Текстовый | |
| НаимСп | Текстовый |
 |
Студенты
| N | Наименование | Тип |
| КодСт | Счетчик | |
| ШифрЗК | Текстовый | |
| КодГр | Числовой | |
| ФИО | Текстовый | |
| ДатаРожд | Дата | |
| Область | Текстовый | |
| Город | Текстовый | |
| Адрес | Текстовый |
 |
Рис.1.1.Схема базы данных Контингент
Таблица Группы содержит шифр группы, код специальности и форму обучения для данной группы. Таблица Специальности содержит шифры и наименования специальностей. Таблица Студенты содержит код группы, фамилии и инициалы студентов, даты рождения и их домашние адреса. Мы можем получить в базе данных информацию о каждом студенте, списки групп студентов, списки студентов по специальностям и т.п.
Для связывания таблиц Группы и Студенты используются совпадающие поля Код группы (КодГр). Причем в таблице Группы - это поле типа Счетчик, значение которого устанавливается автоматически на 1 больше при добавлении каждой новой записи в таблицу. В таблице Студенты поле КодГр является числовым полем. Его значение задается равным значению поля КодГр в таблице Группы. Таким образом таблица Группы является главной таблицей, поскольку она содержит первичный ключ, который необходимо сформировать до заполнения таблицы Студенты. Таблица Студенты при этом является подчиненной таблицей, а поле КодГр в ней называется внешним ключом.
|
|
|
Аналогично связаны посредством поля КодСп (Код специальности) таблицы Специальности и Группы. Главной таблицей в данном случае является таблица Специальности, а подчиненной - Группы.
Замечание. Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, однако, они должны иметь одинаковые типы данных. Исключением из этого правила являются поля счетчика с последовательной нумерацией, которые могут связываться с числовыми полями размера Длинное число.
Такая структура базы данных имеет следующие преимущества:
¨ Отсутствует повторяющаяся информация (например, шифр специальности вводится в базу данных один раз, а не для каждого студента).
¨ При изменении номера или наименования специальности необходимо корректировать только одну запись в таблице специальности. То же и для номера группы.
¨ Ввиду отсутствия повторяющейся информации сокращается вероятность появления ошибок, объем дискового пространства и время поиска информации.
Интерфейс СУБД ACCESS
Прежде чем приступать к созданию базы данных рассмотрим три основных компонента пользовательского интерфейса Access 2010:
Лента - полоса в верхней части окна приложения, содержащая группы команд.
Файл - набор команд на вкладке Файл на ленте.
Область навигации - область в левой части окна Access, предназначенная для работы с объектами базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и процедуры).
Три этих элемента формируют среду, в которой создаются и используются базы данных.
Лента состоит из вкладок с группами кнопок. Лента содержит основные вкладки с группами наиболее часто используемых команд, контекстные вкладки, которые появляются только тогда, когда их использование допустимо, и панель быстрого доступа — небольшую панель инструментов, на которую можно добавить самые нужные команды.
Некоторые кнопки на вкладках ленты предоставляют выбор действий, а другие позволяют выполнить определенную команду.
Меню Файл содержит команды и сведения, применимые ко всей базе данных, например Сжать и восстановить.
Область навигации позволяет организовать объекты базы данных и является основным средством открытия или изменения объектов базы данных. Область навигации заменила окно базы данных, которое использовалось в версиях Access до Access 2007.
|
|
|
Область навигации организована по категориям и группам. Пользователи могут выбрать различные параметры организации, а также создать собственную схему организации. По умолчанию в новой базе данных используется категорию типа объекта, которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных (таблицы, запросы, формы и т.д.). Область навигации можно уменьшить или скрыть, но она не загораживается при открытии объектов базы данных поверх нее.
|
|
|
